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プロジェクトで行き詰まったときに役立つ「ワークショップ」を解説

たっつん

こんにちは!デザインコンサルタントのたっつんです。

いきなりですが、皆さんデザインやプロジェクトを進めるうえで下記のような悩みを抱えたことはありませんか?

  • クライアントやチームメンバーとの意思の疎通がうまくいかない
  • メンバーのモチベーションが低い
  • 取り組んでいる課題が正しいものなのかわからない
  • ありきたりなアイデアしか生まれない

そんなときはワークショップを取り入れることで状況がよくなるかもしれません。

ワークショップは付箋を使ったりアイデアを出すためのもの、と理解している方もいるかもしれませんが、設計の方法によってさまざまなフェーズや状況に活かすことができる手法です。

今回は、ワークショップの基本的な考え方やプロジェクトにどう活かすことができるかなど、デザイナーなら知っておきたいワークショップのお話をしたいと思います!

そもそもワークショップとは?

おそらく皆さん何かしらのワークショップの経験や、なんとなくの理解はあると思いますが、実際にはどういった取り組みを行うのでしょうか。

言語的には「工房」や「作業場」を意味するとおり、参加者が自ら主体的に、そして他者と共同的に対話・体験・創出していくことで新しい学びやアイデア、既存の物事の捉えなおしを促す方法です。

従来のトップダウン的な一方的な知識の共有ではなく、自ら参加し生み出していくボトムアップ的なアプローチと、適切なワークショップの設計により、下記のような効果を得られます。

  • 前提や固定概念の再解釈
  • 今までにないアイデアの発想
  • 共通認識の形成
  • モチベーションの向上

プロジェクトにおけるワークショップの活用

普段のプロジェクトにおいて、下記のようなフェーズや状況でワークショップが活用できます。

プロジェクト開始

チーム発足時やプロジェクトの開始時に、そもそも会社・組織・チームとしてどうあるべきか? 何を大事にするのか? ということを共通の認識として定義するためのワークショップを行うことで、その後のフェーズの意思決定のスピードや精度の向上やメンバー間の関係性の構築など土台づくりとして効果を発揮します。

リサーチ

ユーザーを巻き込んだワークショップの実施により、インタビューだけでは見えてこなかったストーリーやインサイトの発見などより深いユーザーへの理解を狙えます。

課題定義

新たな気づきや解釈を促すワークショップにより、リサーチ内容の多角的な分析や、今認識している課題の再定義ができます。

コンセプト定義

アイディエーションの手段として取り入れることで、取り組む課題に対して有効なアイデアの創出に効果的です。

このように前提や固定概念を捉えなおし、人の衝動やストーリーに焦点を当てて新しいアイデアを創造するワークショップのプロセスは、デザインの考え方やプロジェクトを進めるうえでの相性もよく、有効ではないでしょうか。

ワークショップの基本構造

効果的なワークショップの設計は下記の構造に沿って行うと良いでしょう。

1.導入

ファシリテーターからワークショップの趣旨と概要について説明し、活動の文脈を設定する。アイスブレイクと呼ばれる参加者同士の自己紹介の活動を通して、緊張を緩和したり、関係を構築する。また、テーマに基づいて過去の経験や意見など多様な事例を共有し合う。

2.知る活動

講義や資料の調査などを通して新しい情報を収集し、話し合いを通して知識化する。その知識を使って過去の経験を振り返ったり、後の「創る活動」のための準備をする。

3.創る活動

4〜5名のグループによる対話を通して新しい意味をつくりだす。手や体を動かして、何かを制作する場合も多い。ワークショップにおけるメイン活動にあたる。

4.まとめ

作り出した成果物について発表し共有する。また、ワークショップの活動を振り返り、経験に意味づけを行い、次に向けたアクションについて検討する。
参考書籍:問いのデザイン: 創造的対話のファシリテーション

ファシリテーションのコツ

ワークショップを効果的に進めるためにはファシリテーターのスキルも不可欠です。ファシリテーションすることに苦手意識がある方もいらっしゃると思いますので、進行するうえでのポイントをご紹介します。

中立の立場を取る

スムーズな進行や合意形成のため、あくまで進行役として、フラットな立場でのぞむことが重要です。また、場にそぐわない発言だと感じても否定せず、どんな意図での発言なのかを理解するために掘り下げていくことも大切です。

反応する

反応を返すことで、しっかり傾聴し理解していることを示し、参加者のさらなる発言を引き出すことができます。また、発言に対して復唱や言い換え、要約をすることでより深く理解している印象を与えられるとともに、他の参加者への共有や理解を促します。

拡げる・深堀る

発言者に対しては、「なぜそうお考えですか?」「どういう理由ですか」といった、発言を掘り下げるような質問をします。参加者に対しては「他の方はどう思いますか?」「違う考えの方はいますか?」といった、議論に発展させる質問をします。

質問を投げかけることで、自分自身を含め参加者それぞれがその発言に対する理解が深まり、本質への気づきが起こり、より有意義な議論が期待できます。

巻き込む

できるだけ参加者全員が満遍なく発言できるような進行も重要です。発言の少ない人に対しては答えやすそうな内容などで問いかけ、とにかく発言できる雰囲気にするなどの促しが必要です。

全員が納得したうえでの合意形成やスムーズな進行を促すためにも、全員から発言を引き出すことを心がけると良いです。

ワークショップについて詳しく知りたい方にお勧めの本

今回はかなり簡単なご紹介になりましたが、詳しいワークショップ設計の方法やファシリテーションの技法などに興味を持った方は下記の書籍がお勧めです。

まとめ

いかがだったでしょうか? 少しでも取り組むメリットなどを理解していただけたら幸いです。

いきなり案件に取り入れるのは難しいという方も、まずは社内の課題を対象に取り入れてみてはいかがでしょうか。

では!