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代表取締役への決算報告を失敗してわかったこと 

じょう

こんにちは 財務経理部のじょうです。

株式会社LIGの決算期は9月です。10月下旬に決算報告の説明を代表取締役へ行いましたが、直感的に理解をいただくことができませんでした。後日あらためてパワーポイントで整理してご説明をしましたが、やはりわかりづらいような気がします。財務経理部長として年に1回の決算報告の仕方について、失敗をしました。

そこからあらためてわかったことを来年のために残しておこうと思い、ブログに整理しました。同じ失敗が繰り返されないようにしたいと思います。

問題点と課題

問題点

  • 毎月の財務報告(会計用語/会計数値/計算根拠)が、わかりづらい
  • 10月に、決算整理の主要論点(税効果会計、一時差異に伴う計算)の説明を初めてしても、「わかりにくい」の反応

解決策

  • 「直感的に理解ができる資料」の準備
  • 「全体の決算スケジュール」の事前共有

定時株主総会への大まかなスケジュール

課題のうち、まずは「全体の決算スケジュール」について整理をします。LIGの年度末は9月30日です。そこから12月の定時株主総会までの日程を整理します。

定款で、「当会社の定時株主総会は、事業年度末日の翌日から3ヶ月以内に招集し、臨時株主総会は必要に応じて招集する。」と決めたので、今年の定時株主総会は12月15日に開催するとします。

定時株主総会に向けて、逆算したスケジュールを立てましたので、それぞれ説明します。

定時株主総会の2週間前:招集通知を発送

定時株主総会の2週間前に「計算書類等」を本社に備置し、定時株主総会の招集通知を発送する必要があります。その「計算書類等」には「監査報告」が含まれ、定時株主総会の2週間前までに、取締役会にて監査報告が承認される必要があります。

招集通知の発送が12月1日なので、取締役会の承認は11月29日とします。いわゆる決算取締役会です。

監査報告の4週間前:監査役へ「計算書類等」を提出

LIGの定時株主総会を12月15日とした場合、取締役会における承認は11月29日、監査役から監査報告をもらうのは11月28日とします。

監査役が監査報告を完成させるのに4週間は必要です。担当取締役が作成した「計算書類等」を監査役に提出する期限は11月1日となります。

計算書類等の作成期限:10月25日

定時株主総会の議案は「計算書類の承認」で、計算書類とは「貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表」の4つの書類です。「計算書類等」とは、先の4つの計算書類以外に、「事業報告」 「附属明細書」「監査報告」のことです。

この「計算書類等」を10月25日に作成し、11日1日に取締役から監査役に提出する必要があります。

今回失敗したのは、計算書類等を作成する場面

「計算書類等」を作成するのは担当取締役という建て付けになっていますが、実際に作成する手となるのが「財務経理部」です。今回は「わかりやすい説明資料(計算書類等)」が準備できなかったことに問題点がありました

また、「決算整理論点の事前共有」を財務経理部より管理本部(CFO機能)に十分に時間をとれなかったこと、管理本部が取締役会用にわかりやすい資料を準備できなかったことが、失敗の主要因だと考えています。

第4四半期の7月・8月・9月で、決算整理を含めた損益計算書と貸借対照表の主要科目について毎月取締役に対して説明をしていましたが、「代表取締役が知りたいこと」と「財務経理部が説明すべきこと」は異なっていることに、あらためて気がつきました。

「財務経理部が説明すべきこと」は管理本部内に留める

決算整理の主要論点は、「税効果会計」における「一時差異」の「法人税等調整額」計算でした。この論点は、専門家と確認し進めていますが、説明は「管理本部」内にとどめておくべきだったと思います。

代表取締役が自ら株主へ説明する粒度を理解したうえで、決算報告の資料を作成するよう改善をしていきたいと思います。

まとめ

ではどのように、わかりやすい資料を作るのか。他社の上場会社の決算報告資料を参考にするのが一番近道だと考えています。

財務データは財務経理部にて揃っているので、それをどのようにビジュアル化するのか? 新年度からは、毎月、管理本部(CFO機能)と事前に相談をし、よりわかりやすい資料を作成していきたいと考えています。