Webサイト発注虎の巻ダウンロード
Webサイト発注虎の巻ダウンロード

永遠の悩み「タスク漏れ」の解決策をお伝えします【Gmail/Slack/Asana】

りく

どうも! 相変わらずポケモンカードにハマっています! りくです!

先日、福岡CL(チャンピオンズリーグ2022 福岡)に参加してきました! 結果は2勝3敗で予選落ちでしたが、とても良い経験になりました!(マタデタイ!)

さて、ちょっと真面目な話をしますと、現在保守案件を担当しています。保守案件はタスクが細切れなので、抜け漏れが怖い……。ぜひタスク漏れをなくしたい!

ということで今回は、私が日々実践しているタスク漏れ回避の方法をまとめてみました。これで目指せ! ポケモンマスター!

否!タスク対応漏れ0件!!!

お客様からのご連絡を見落とさない!

Gmailの受信設定

働き始めてからずっとGmailはスレッド派だったのですが、保守案件を担当するようになりスレッド形式での表示を解除しました!

理由としてはお客様から連投でご連絡をいただいく場合や、一つのやりとり(スレッド)内にて複数社からのご連絡がある場合に、メールを読み飛ばしてしまう可能性があるからです……。個人的に過去のメールを見返す場合はスレッドのほうが確認しやすいと感じますが、見落としを防ぐため……やむなし!!!

それでは、Gmailのスレッド形式での表示を解除方法をご紹介!

Gmailのスレッド形式での表示を解除方法

  • Gmailの右上にある歯車マークを押下
  • 「すべての設定を表示」を押下

 

  • 「全般」タブを表示 ※デフォルトで一番はじめに表示されます。
  • 「スレッド表示」項目で「スレッド表示 OFF」を選択

毎朝/業務終了時の確認

毎朝/業務終了時にGmail/Slackの自分宛の連絡を確認して、お客様からのご連絡を見逃さないように心がけてます。原始的ではありますが、なんだかんだで一番大事!

依頼内容確認後の抜け漏れをなくす!

タスク管理はAsanaで行っているので、「すぐAsanaでタスク化」を仕事のモットーにしてます。そしてAsanaって便利でして、GmailからでもSlackからでもすぐにタスク化できちゃいます……!

それでは、それぞれのツールからタスク化する方法をご紹介!

GmailからAsanaへのタスク化

メールでご依頼いただく場合はGmailアドオン機能を利用して、Asanaへのタスク化をしております。

  • Google Workspace Marketplace」から「Asana for Gmail」をインストール
  • Gmailのサイドメニューにアドオンメニューが表示されるので、Asanaのロゴを押下

 

  • タスク化したいメールを選択した状態で「Create New Task」を押下
  • 上記の画面にてTask Name(タスク名) / Due Date(期日) / Description(説明)を記載可能です。
  • 「Create Task」を押せばタスク化完了!

 

  • Asana上のタスクは上記のような感じです。
  • 私の場合、期日/説明はAsana上で設定しているため、Asana登録時はまっさらな状態です。

タスク作成後は、該当プロジェクトに紐づけて期日設定をすればasanaのタスクを管理するだけでタスクの抜け漏れをなくすことができます!

SlackからAsanaへのタスク化

Slackの拡張機能を利用して、asanaへのタスク化をしています。

 

  • 上記のようなポップアップが表示されるので、Gmailでタスク化したときと同様に必要情報を記入して「作成」ボタンを押せばタスク化完了です!

Gmailからの登録時と同様に、タスク作成後はすぐに該当プロジェクトへの紐付け・期日設定を行っています。

Asanaへ登録済みタスクの抜け漏れをなくす!

毎朝のタスクチェック

Asanaのマイタスク機能を利用して、自身が担当しているタスクを確認しています。直近で作業予定のタスクまたは、遅延タスクが上部に表示されるため、自身がやらないといけないタスクが一目瞭然です!

また当日対応する作業をざっくりGoogleカレンダーに登録して、作業時間を確保するようにしています。割り込みの作業も発生するため、朝の予定通りに進まないことも多々ありますが、都度カレンダーの予定を調整してタスクを消化しています。

業務中のタスク確認

Asanaの受信トレイ機能を利用して、自身が進行しているタスクを確認しています。自身が参加しているプロジェクトやコラボレーターとして参加しているタスク、自身にタスクが割り振られた際に受信トレイから内容を確認することができます。

業務中は基本的にこの受信トレイを確認し、関わりがあるタスクの状況確認を行っております。

終業時間間際のタスク確認

朝のAsanaチェックと同じようにAsanaのマイタスク機能を利用して、当日作業タスクの確認を行っております。タスクの作業漏れの有無を確認して、問題がなければ晴れて自由の身です(バンザイ!)

さいごに

自分自身忘れっぽいので、上長や同僚からアドバイスをもらいながら、作業漏れ防止のルーチンを自分なりに作っています。

各企業・個人によって、タスクの管理方法は異なると思いますが、自身のタスクを管理するツールを設定して、そこにタスクを紐づける癖をつけるのが一番重要かなと思っております(←自身への戒めとして書いてます!)

どうしても対応が漏れてしまうことってあると思います。だって人間だもの

でもできることはやって、タスク漏れO件! を目指しながら細切れのタスクと闘っていきたいと思います。

頑張れWebディレクター! 頑張れ自分!!