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想定外の仕事が発生しても問題なし!システム開発に学ぶタイムマネジメント術

ヤエ

日々の暮らしや仕事にゆとりを持っていますか?

リモートワークスタイルがすっかり定着してきて、ビデオ通話によるオンライン会議も一般的になってきました。大きな客先会議から同僚との相談まであらゆるコミュニケーションをビデオ会議で行うため、リモートワーク導入以前より過密なカレンダーになっている人も多いのではないでしょうか。

しかし、過密に詰めすぎると緊急事態が発生したときにすべてが後手に回ってしまいます。本記事では、そういったリスクを軽減するライフハックとして、Slack(ゆとり)を活用したタイムマネジメントをご紹介します。

Slackというコミュニケーションツールが多くのIT現場でとても人気ですが、実は、システム開発手法として有名なアジャイル(後述しますが、作りながら考えていこうというシステム開発のやり方です)にも同じく「Slack」と呼ばれる活動があります。

開発手法といっても、準備や特別な訓練が不要で、すぐに実践でき早い効果が期待できるものなので、いつも忙しい人やタスクが多い人、重要な業務を多く保有している人などにおすすめです。

アジャイル開発とは?

アジャイル開発(Agile Software Development)とは、イテレーションやスプリントと呼ばれる反復/繰り返し活動によってプロジェクトの進行や制作作業を進めていく開発スタイルです。柔軟な計画性や、顧客との対話重視、ユニークなチームワーク、スピードと軽量さを重視した開発の進め方が特徴です。

GoogleやFacebookなどの有名企業でも取り入れられたソフトウェア開発手法として知られ、日本国内のシステム制作プロジェクトの現場でも採用されることが多い人気の開発スタイルです。さらに興味のある方は、ぜひ一度、コンセプトが集約されているアジャイルソフトウェア開発宣言の全文を読んでみてください。

「Slack」を活用したタイムマネジメント

このアジャイル開発手法の一つに「Slack(ゆとり)を持つ」というものがあります。ポイントはこのゆとりは余暇の意味とは異なる、ということです。大小かかわらずあらゆる計画に「ゆとり時間」を必ず入れる習慣で柔軟性のあるものになります。
SLACKのある計画と現実
※図の緑の箇所がSlackの部分です。
Slackのあるスケジューリングをすることで、もし想定以上に作業時間が伸びても、予定外のイベントが発生しても、残業をすることなく予定タスクとイベントをすべて完了できるのです。

例えば、移動時間が30分の場所へ行くには、40分〜50分前から準備を整えて出発することが多いと思います。分刻みの過密なスケジュールを組むと後から優先度の高い重要なイベントの調整ができなくなったり、千載一遇のチャンスを逃す可能性すらあります。

そのため何らかの行動や作業に必要な時間を見積もるときには、ピッタリで考えないことが大事です。例えば、上司に依頼された仕事があるとします。それは3時間で終わりそうだと想定してもそのまま3時間で終わると回答せず、余裕を持って4時間として見積もり回答をすると良いです。

余裕として追加した+1時間があれば、少しくらい見込み違いの内容があったり、もしくは急な電話対応などが発生しても約束の期限を守り続けることができますね。

日常は緊急事態や想定外のことで溢れている

実は、日常は想定外のことに溢れています。緊急度合いは様々ありますが、すべてが計画通りに進行できた1日なんてあるものでしょうか?

どんなに万全な準備をしていたとしても、我々は人間ですから見落としやミスもありえます。それだけでなく、急な悪天候や電車の遅延など自分ではコントロールできないことも多いですよね。Slackでは「何が起こるかはわからないけれど、想定外の何かは起こるだろうから備えておこう」という考え方をします。

余った時間で何をする?

ではその想定外に備えるために作ったSlack(ゆとり)の時間で、具体的に何をすると良いのでしょうか。もし想定外のことが何も起きずに、予定通りスムーズにいくと、備えた時間が余ってしまいますよね?

その空いた時間をぼーっとして過ごすのはもったいないです。そこでSlackでは、あらかじめその時間で何をするかさえも事前に計画をしておきます。私が行っていることと、オススメのことを紹介します。

私はこんなことしています

私は、空いた時間に下記の事項を行っています。

  • メール/メッセージチェック
  • カレンダー整理
  • ToDo整理
  • PC内のファイル整理
  • 手帳/メモ整理
  • 日報作成
  • 領収書整理

このように自分の「時間ができたらやるリスト」を作ると便利です。

オススメは緊急じゃないけど重要なこと

スティーブン・R・コヴィー著作「7つの習慣」では、緊急度合いと重要度合いを4つの領域でマトリクスを構成されるとして、「急がないけど重要(下記の図のB)」が最も大事という考え方があります。

緊急で、重要なもの

図のAの箇所。納期のあるタスクなど、日常的な業務の多くはこれであり、経済活動をするうえで必須な行動です。多忙なときほどこの活動であふれているのではないでしょうか?

緊急でないけど、重要なもの

図のBの箇所。専門分野に関する勉強など、長期で考えると一番効果があるものとして定義されます。

締め切りがないものや、中長期の期限だったりするのでどうしても後回しにしがちですが、毎日少しずつでも実行することを推奨されており、まさに Slack(ゆとり時間)の活用に最適なものでもあります(私自身あまりできていないので励みたいと思います……)。

緊急で、重要でないもの

図のCの箇所。不必要に多い会議、知らない電話番号からの着信に応答する、など重要な行動を中断する要因とされます。

緊急でなく、重要でもないもの

図のDの箇所。SNSの新着をチェックする、長すぎる/多すぎる休憩、など無駄な行動として分類されます。やめるべき行動として見直す対象に検討しても良いかもしれません。

最後に

アジャイルソフトウェア開発は、変化を受け入れることを一番メインのコンセプトとしてますが、Slack(ゆとり時間)の活用こそが、そのコンセプトに最も有効なアクティビティだと思います。

日々変化の激しい世の中で勝ち抜くためのカギは、時間の有効活用であり、すべての人に等しく与えられた時間をどう工夫して役立てるかです。ぜひ、日々の生活や業務にゆとり時間を取り入れてみませんか。