1000本突破
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ケアレスミスが多い私が試してよかった2つのタスク管理方法

こんにちは! Webクリエイタースクール デジタルハリウッドSTUDIO by LIGの運営担当の天(@10TEN10TAN10)です。

私はちょうどデジタルハリウッドSTUDIO池袋 by LIGの開校が動きだしたタイミングで、LIGのデジタルエデュケーション部にジョインしました。その頃LIGが運営するデジタルハリウッドSTUDIOはSTUDIO上野とSTUDIO池袋の2校だったので、忙しい日々ではありつつもなんとかタスクをこなせていたのですが……。

2021年の2月にはSTUDIO大宮の開校、そして10月にはSTUDIO北千住が開校という状況……。日々様々なタスクが増え、大事なところでケアレスミスしちゃう私は、これではいけないとタスク管理に工夫をしてみることにしました!

私は主に運営を担当しているのですが、スクールの運営は毎月行うタスクや、変則的に入ってくるタスクなど、とにかく並行して動くことがたくさんあります! どうやってミスを減らして、円滑にタスクをこなしていくかは、まだまだ研究中なのです。

複雑なツールは苦手だけど、いろんなタスクを並行して行う必要があるのに、忘れっぽくてケアレスミスが多い……。そんな私が試しているタスク管理術を紹介します。

これまでのタスク管理

これまでは、Google カレンダーにて1日の予定を入れて、なにか予定が入ったら都度更新するという形で管理を行ないつつ(今思えば管理になっていないですね)、今日1日のタスクをメモに書き出して終わったら消すという程度で、特に管理というようなことは行っていませんでした


▲2018年11月のとある日のカレンダー

また、すぐに対応が必要なことや、大切な内容は付箋に書いてパソコンに張り付けるなど、アナログな方法で管理をしていました。

タスク管理迷走期

色んなタスク管理ツールがありますが、皆さんはどんなツールを使っていますか?

使ってみたけど続かなかったツール

iPhoneのリマインダー

使っているパソコンがMac、スマートフォンがiPhoneなので連携が楽そう! と思って使ってみたのですが、マイリストを増やして、色分けして満足してしまって、完了したタスクにチェックを入れたりと、更新するのがめんどくさくなっていまいました

Trello

メンバー間で共有ができ、Slackにも通知設定ができるところと、タスクがカードみたいに表示されるのでわかりやすい! と思ったのですが、タスクが多くなりすぎてカードを動かすのがめんどくさくなってしまいました。環境を整えるのは楽しいのですが、そのあと使い続けるのが苦手です……。

Google カレンダーを活用

現在もGoogle カレンダーを使ってメンバー間でスケジュール共有をしているのですが、当時は全体的に1時間単位でざっくり予定を入れていました。管理というより、とりあえず入れる……という感じでした。

現在のタスク管理

Notionを活用

いろいろツールを調べたり、試してみて現在私はNotionでのタスク管理に落ち着きました!
最近多くのデザイナーさんが使っているNotionですが、私のレベル的には初級です……。

まだまだできることがあるんだろうなと思いつつ、必要最低限の機能を活用して、タスクの進捗管理をしています。

友人が使っていたのをきっかけにこのアプリケーションを知り、おしゃれ! かわいい! と思っていたものの、英語のサイトばかりで使うのが難しいなぁと思っていました。そこで、Notionさんが開催するMeetupに参加したり、すでに使っている方の記事を見たりと少しずつ更新しながら今の環境を整えました。

初めてNotionを知ったとき参考にしてみたのはnoteのディレクター 平野さんの記事

今見ると2018年の記事で、使ってみたけどちょっと難しいなぁと諦めている時期でした(笑)。

選んだ理由

ちょっと工夫するだけでおしゃれに使えて、モチベーションが上がります!(単純)

はじめの頃に挫折してしまったように、すこし複雑な部分もあるのですが、一度作ってしまえば、おしゃれにスマートにタスクの管理ができます。

まずは形から入るタイプなので、環境を整えること、テンションが上がるようにシンプルでわかりやすくまとめたいと思い、写真などは使わずアイコンをメインに配置。アイコンはこちらから項目に合わせてアイコンを使っています。

Notionを使うメリット・デメリット

自由度が高いのが一番のメリットです! まっさらな状態から、必要なものだけを構成できます。

今大学生さんが授業をまとめるノートとしてもNotionが流行っているようで、個人のブログなどで、テンプレートを公開する方も増えてきました。

また、公式のテンプレートが分野に分かれて用意されているので便利です。私が使っているのも、公式のテンプレートを自分が必要な項目だけを残して編集しながら使っています。

さらに、hタグで見出しや小見出しを作ることができるので、全体の見た目を整えられるのも気に入っています。

デメリットとしては、サイト自体が英語表記なので、日本語で説明をしてくれているサイトを探すのに時間がかかってしまいました……。

また自由度が高すぎるので、「さぁ、どうする?」となることもしばしば。そんなときはデザイナーの白水 桃花さんの記事をかなり参考にさせていただいていました。

Notionを使ったタスク管理

私は1つのページで記録・お仕事・学び・アイデアをまとめられるように内容が一覧として見られるようにしています。

また、トップページに友人でデザイナーのケンさんの投稿を参考に、週間天気とライフプログレスバーをトップに表示させています。


1日のお天気知りたい……!

 


タスク管理もシンプルに、やるべきことが出てきたら期限、優先度、対象、進捗、内容などを記録するようにしています。進捗の部分が「完了」になったら下の行にいくように設定し、今の自分のタスクを整理するのに活用しています。

期限 決められた日程を入れるところですが、早目に追えられるように意識するようにしています。
優先度 大体「高」になりがちなのです。
対象 私一人ですること、運営メンバーが行うこと、トレーナー・受講生さんが対応をすることなどで分けています。
進捗 検討中、進行中、確認中、完了、保留にて管理しています。月初は検討中、進行中が多くなりがちです。

月内に終わらず引き継ぐタスクなどもあるので、終わったものは「old」へ移して削除はしないようにしています。月のタスクをコピーして複製し、終わらなかったものは残して翌月のタスクを入れています

Slackを活用

LIGでは社内のチャットツールとしてSlackを使っています。細かくチャンネルが分かれており、日々多くのやりとりが交わされます。

デジタルエデュケーション部はシフト制のため、自分のお休みの日でもSlackは動いています。見逃してしまわないように、スマホからスクショを撮って、次回出勤日に対応したら消す、という方法などもやっていましたが、メンバーからもアドバイスをもらって最近やっとバランスが取れてきました。

「あとでリマインドする」を活用

お休みのときに届いた連絡は、次回勤務時間に改めて通知が来るように「あとでリマインドする」を設定しています。同じ時間に通知すると忙しくなるので、少しずつずらしています。

また、勤務時間内でも、ちょっとあとで確認したい! ちょっと考えたい! という内容は3時間後などにリマインド設定しています。そのリマインドを見逃したとしても完了にするまで、Slackbotから何度も通知がくるので安心です。

ちなみに、この方法はメンバーのペイに、「タスクどうやって管理してる?」と相談し、教えてもらいました!

予約投稿を活用

働く時間が違うけど、事業部以外のメンバーに依頼したい、翌日自分より早く出勤するメンバーに伝えたいことがある場合は予約投稿を設定します。共有したいこと、依頼したいことなどをまとめて予約投稿をすることが多いです。

Google カレンダーと連携

Google カレンダーと連携させると、指定した時間(私は朝7時半に設定)に1日の決まった予定が通知されます。

また、パソコンの画面上に予定の前にポップアップが出る設定ができます。5分前に設定をしていて、なにかに集中していても通知を見逃さないようになりました。

連携方法は公式サイトより。

そんなに複雑な機能ではないのですが、今回紹介した方法の中でこの連携が忘れっぽい私にとって一番改善できた方法でした。

もっとタスク管理をうまくしたい!

昔から色んな予定を詰め込んでしまうタイプですが、忘れっぽいタイプという致命傷……。それを少しでもフォローすべくいろいろ調べてみたり、メンバーのちからを借りながら日々改善中です。

まだまだ改善できると思っているので、こんな仕事術がおすすめだよ! などありましたら是非お教えください!

天でした◎