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今日からできる!タスク漏れを防ぐSlack活用術

ゆま

こんにちは! テクノロジー部で通訳・翻訳を行っているゆまです。

最近はプロジェクトに入る以外に、セブ支社の経営企画業務も増えてきました。経営企画業務は特にタスクが細切れなので、抜け漏れが最大のリスクです。

そこで今回は、私が日々工夫しているSlackの使い方をまとめてみました。これであなたも(きっと)タスク対応漏れ0!!

【備える】Slackのカスタマイズ

まずは、タスク依頼を受ける前にできるSlackのおすすめ設定を紹介します。

「全未読」をサイドバーに追加しよう

「環境設定」でサイドバーをカスタマイズしましょう。

「Slackコネクト」タブは全然使ってなかったのでオフにしました。「全未読」タブはオンにすると、チャネルのページにわざわざ行かなくても新規メッセージをまとめてチェックできるので、特におすすめです。

 

新規メッセージがあると全未読ページに通知がきます。クリックすると一覧でメッセージが確認でき、「既読」を押せばチャネルページに移動せずにチェック完了👏

スター付きチャネルだけ開いておこう

よく見る/見るべきチャネルにはスターを付け、普通の「チャネル」欄は閉じておきましょう。少しサイドメニューがすっきりします。スターなしのチャネルで見るべきメッセージがあれば、「全未読」に通知が来るので安心してください。

【渡す/受け取る】Slackで質問や依頼を送るとき&来たとき

文章の書き方

Slackにかかわらず、テキストコミュニケーションならではのコツがいくつかあります。まだ実践していない項目がありましたら、ぜひ試して欲しいです!

一番伝えたいことを最初に書く

聞きたいことがあるなら質問→背景、報告なら結論→背景の順番で書きましょう。メッセージの受け手は一番伝えたいことがまず頭に入り、その後詳細を読むことができるので、理解しやすくなります。

長いメッセージはメリハリをつける

短くまとまっているメッセージを送るのが一番良いですが、どうしてもメッセージが長くなってしまうときもありますよね。

そんなときは、箇条書きにしたり番号を振ったり、赤字にする、太字にするなどメリハリをつけると可読性がグッと上がります。番号が振ってあると「1については……」と返せるので返信もしやすくなりますね。

くどいかもと思うくらい主語をつける

日本語は特に主語が抜けがちです。認識齟齬防止のためにも、積極的に主語をつけた文章を送るように心がけましょう。

これだけ工夫しても、やっぱり伝わらないこともあります。そんなときはくじけず、言い方を変えたり補足説明を加えたりしてもう一回伝えてみましょう。時間が取れるなら、もはやミーティングしたほうが早いときもあります。

まずは「爆速レスポンス」

さて、ようやくメッセージを受け取ります! 誰かからメッセージが来たら、まずはスタンプでいいからレスを返しましょう。自分の読み漏れ対策でもありますが、マネージャー/経営陣はその瞬間しか捕まらない可能性が高いです。

確認したいことがあっても次レスがいつ来るかわかりません。さらっと読んで、質問があったらすぐ聞きましょう。承認などには「ありがとうございます」スタンプなどを押せば、相手も「あ、読んでくれたな」と分かるので親切ですね。

自分が何か調べる・依頼する必要がある場合

Slackの便利機能を使い倒し、対応漏れを防ぎましょう!

リマインダーを設定しましょう

「あ、今対応できないけどこれ絶対今日中にやんないといけないやつ」みたいなタスクは、リマインダーを設定しておくのがおすすめです。

1時間、2時間、明日(デフォルトだと9:00am)などから選んでもよし、カスタムで特定の時間に指定するもよし。全力でSlackに頼りましょう!

ブックマーク🔖orチャネルにピン止め📌

後日対応する必要がある、もしくは今後必要な情報はブックマークで自分だけ見つけやすくしておくか、チャネルにピン止めしてみんなが後日見つけやすくしておきましょう。

ただ、情報ではなくタスクの場合はブックマークはおすすめしません。存在を忘れてしまうので……。タスクはリマインダーを設定しましょう。

自分へのDMをメモ代わりに✍️

メモ帳のようにDMを使うと便利です。私は調べたリンクのとりあえずの置き場にしたり、次の日のタスクを箇条書きにしておいたりして使ってます。

「どこかに書いとかないと忘れそう、埋もれそう、でもチャネルに貼るほどではない」という情報の置き場に最適です。

人にボールを渡す必要がある場合

誰かに依頼するとき、確認したいとき、報告したいときは以下ポイントに気をつけてみましょう。

  • 新しいメッセージを送るのではなく、スレッド内で会話するのがおすすめ。後で見返したとき、流れが全部まとまって見ることができます。もし目立たせたいときは「チャネルにも投稿する」をぜひ使ってみてください。
  • もしやり取りの途中で別チャネルに移動する必要が出てきた場合は、自分でスレッドを立てるつもりで投稿しましょう。自分への返信でリンクのリストを貼ったりするとチャネルのページでは幅を取らずに済みます。
  • 自分の投稿に反応が返ってきたら、ぜひ「爆速レスポンス」を。スタンプでいいのでレスを返せると相手に読んだことが伝わって好印象です。
  • もし定時後や相手がお休み中のときは、明日の投稿予約を設定しておきましょう。もしくは下書きに入れておいて、良きタイミングで翌日手動送信もアリです。送り忘れ防止のためには、タスクを覚えている内にメッセージを打ってしまうことが大事です。

【追う】依頼したタスクの進捗確認(対応漏れ確認)

自分から人にボールを渡したらタスク完了……ではありません! 依頼してほったらかしにするとその後の対応漏れに繋がります。ではどう進捗確認すればいいのでしょうか?

リマインダーを設定しておく

はい、ここでもリマインダーが活躍します! 今回はどちらかというとチャネルに対するリマインダーですね。

あるチャネルでは、毎週の定例で決まったtodoをリストアップし、次週の月曜・水曜にリストがリマインド投稿されるように設定しています。todo担当者も思い出せますし、その人をリマインドするときにワンクッション挟んでるのでメッセージを送りやすくなります。

スレッドを掘り起こし「そういえばこれどうなりました?」とライトに聞く

スレッドが埋もれていると探すのめんどくさいですよね。でもやり取りがスレッドにまとまってる方が、後で自分が楽なんです。

検索機能を活用して掘り起こしましょう!(スレッドがかなり古いのであれば、新しいスレッドを立てちゃってもいいと思います)

最後に

さて、今回は私が実践しているSlack活用術を「タスク漏れ防止」というテーマでまとめてみました。皆さんが実践しているものはありましたか? もし一つでも「やってみようかな」と思う工夫があれば嬉しいです。

タスク管理ツールは色々ありますが、個人的には一つの場所になるべく全部まとまっているほうが移動コストが低くていいなと思ってます。
というわけで、今日も私はSlackと仲良く過ごしています