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新人Web編集者向け!スケジュール・タスク管理の方法を紹介

たびちん

こんにちは、LIGブログ編集チームのたびちん(@takiyoro)です!

今回はスケジュール・タスク管理の方法についてお伝えしていきます。

私自身さまざまなタスクやスケジュールで山積みになり、溺れそうになる毎日……。とはいえ、なんとか息継ぎしながら泳げているということもあり、今私が実施している方法をお伝えします。

誰かの役に立てば幸いです!

Todoist

もはや手放せなくなったタスク管理ツール。GTDの概念を一番うまく実行できてると思います。

私が使うときに大事にしているのは、プライベートの予定まですべて記入しておくところでしょうか。

脳みそは意外とシンプルなようで、分けて考えることができません。また、プライベートなことについても仕事についても、日常生活で絶えず思いつくので、プライベートか仕事かでタスク管理ツールを分けるのは非効率だなと感じています。

タスク追加の方法はメールやChromeブラウザに追加する拡張機能やデスクトップアプリ、iPhoneアプリなどさまざま。私はそのなかでも、Captioを使っての追加方法がおすすめかなと思っています。

Todoistを使うときのコツとしては、【「予定日なし」に入っているタスクを確認する】というタスクを週1で繰り返し設定しておくことです。

また、「近日予定」の項目を確認し、期日が結構遠目の未来になっているタスクがないかも確認しましょう。

iPadでカレンダー表示

勢いで買ったiPadですが、タスク管理で思わぬ効用があったのでお伝えしておきます。用途は、ディスプレイ横でいつでもGoogleカレンダーの予定を見れるようにすること。働いている間はディスプレイをつけっぱなしでカレンダーを表示させ待機させています。

PCで見れば良いじゃんと思う方、なぜ私が必要なのか理由をご紹介しておきます。

  • そこそこオンライン通話でPCのメモリを使ってしまい、ブラウザからカレンダーを見るのがしんどいときがある
  • PCを開いていないときはPCを立ち上げる暇も惜しい
  • PCを開いているときでも3枚のディスプレイをどれも使用していて埋まっている

上記の諸々の事情により、第4のディスプレイとしてiPadが参上した次第でした。

  • iPadの「自動ロック」の設定を「なし」へ
  • Googleカレンダーアプリをインストールし、表示

これで結構、予定の確認が捗ります。iPadやタブレット端末を持っている方はぜひお試しください。

余談ですが、夕方ごろにマシンパワーが落ちてきたなと感じるときは、iPadからオンライン通話に参加しています(画質は同僚によると、PCのWebカメラに比べ、ずいぶん良くなってるそうです)。

そのほか、ApplePencilを利用して手書きメモを純正メモアプリで残したり、サブのブラウザとして関連事項を探したりと、大活躍。購入を検討していた際に想定した以上に使っています。

負荷の分散という意味で、幅広く役立っています。買ってよかったぜiPad。

Asanaの編集ステータスの細分化

編集のステータス管理って、執筆・編集・公開待ちでハイ終わり! という感じもあるのですが、実際に運用していくとそうでもないのが困りもの。

現状は、大きく分けて下記の九つでステータス管理をしています。

  • 企画・執筆中
  • 編集待ち
  • 編集中
  • 本人への編集完了連絡待ち
  • 執筆・関係者の追記・確認待ち
  • 公開・SNS投稿待ち
  • アイキャッチ未依頼
  • リライト公開待ち
  • ペンド

そのほか、編集中については担当者の名前を付与して「たびちん編集中」のようにすることもあります。

いちばん良かったポイントは、「確認待ち」のステータスが可視化されたこと。執筆者本人からの確認事項など、どんな微細な確認事項があっても「執筆・関係者の追記・確認待ち」にしておけば、その内容の取りこぼしが発生せずGood。さらに、そのやりとりのSlack発言のリンクを下のコメント部分に付加しておけば、ほかの担当者にも手軽に内容を知らせることができます。

ついつい曖昧になってしまうのですが、細かく決めて運用に慣れると、ステップごとにチェックができるので大変有用です。ただ細かくすれば良いというわけではなく、自分として納得感のある分類ができるよう、日ごろからブラッシュアップしていくことが大事だなと感じます。

おわりに

タスク管理の方法が決まっても、使いこなすのは自分。日ごろから細かめの粒度でタスクが作成できるように修行を積んでいきたいなと思っています。

みなさまもよきタスク管理ライフを!

それではまたお会いしましょう〜〜! たびちんでした!

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