我々社会人が抱える、切っても切り離せない永遠の悩み。
それはタスク管理。
過去に色々試してきましたが、これまでしっくりくるタスク管理ツールに巡り会うことができませんでした。
現在業務で主に使用している管理ツールはAsanaですが、Asanaはプロジェクトベースでの管理に長けており、個人のタスクを管理するという点では少し使いにくい印象です。
試しに導入してみた他のタスク管理ツールは、気がつくと全然使わなくなってしまって……。
最近は各業務の工数管理もする必要があるので、これを機にちゃんと自分のタスク管理をしようと思い立って色々と調べてみました。
目次
どのツールでタスク管理をするか
ほしい機能は以下2つです。
- カンバン方式でタスクを管理できる
- 各タスクに対してかかった工数を記録できる
この2つを実現できそうなタスク管理ツールを調べていると、行き着いたのはNotionでした。
Notionというと、OneNoteやEvernoteに似たノートアプリのイメージだったのですが、調べてみると、どうやら色々カスタムできるそう。
私はこう見えてNotion歴2年ぐらいなのですが、これまではLIGブログの下書きや業務のメモに使用しているだけでしたので、Notion上でタスク管理もできるのなら、情報を一元化できて一石二鳥です！
ということで、使用するツールはNotionに決定しました。
Notionを使ってカンバン方式でタスクを管理する方法
これを実現するのは非常に簡単でした。
下記手順になります。
①まず新しいページを作成して、クリックします。
②DatabaseのBoardを選択します。
以上！
なんとわずか2ステップでオリジナルのカンバンボードが作成できました！
もちろんタスクにタグを設定したり、タスクのテンプレートを設定することもできます。
タスク毎に工数管理をする方法
目的の半分を数十秒で達成できてしまったのであとは楽勝です。時間管理ツールはいろいろとあるようなのですが、たどり着いたのはToggl Track。
無料で使えて、しかもNotionとの同期はもちろんのこと、他のタスク管理ツールとも同期できるのがウリの時間管理ツールです。
設定はこちらも至って簡単。以下手順となります。
①Toggl Trackの無料サインアップを選択してユーザー登録を行います。
②Chromeエクステンションをインストールしておきます。
③Chromeエクステンションの歯車をクリックして設定画面を開きます。
④Integrationsを開いて、リストからNotion – notion.soを選択します。
⑤先程作成したボード内のタスクを開きます。
⑥タスク右上に”Start Timer”が表示されていれば同期成功。
あとはタスクに取り掛かる前に「Start Timer」で時間計測し、タスクを終わる際にChromeエクステンション内にある「Stop」ボタンを押すと、計測が終了します。
さて、これで各タスク毎の工数がToggl Track側にログされるようになりました。Chromeエクステンションからダッシュボードを開けば、プロジェクトやタスクにタグの追加／編集／削除やトータル時間の確認ができます。
そこまで複雑な設定も必要なく、調べる時間を入れても30分程でオリジナルのタスク管理ツールができました！ 簡単過ぎて逆に不安になります。
Notionでタスク管理するメリット
実際に二週間程度使ってみて見えてきたメリット、デメリットを最後にまとめようと思います。
メリット１：お手軽に一元化可能
なんといってもお手軽で、ツールを一元化できるのでブラウザで無駄にタブを開かなくていいのが最大のメリットだと思います。
メモに紐づくアクションを、タブを増やすことなくタスク化できるのはとても気に入っています。
メリット２：カスタマイズ性
Notionのカスタマイズ性を利用すれば、自分好みのタスク管理ツールを作成することができるという点もメリット。
例えばカンバン式の表示が嫌なら、ワンクリックでカレンダー形式やリスト形式に切り替えることもできるので、基本操作に慣れれば柔軟にカスタマイズできるもの良いです。
Notionでタスク管理するデメリット
デメリット１：サブタスク管理がちょっと不便
自分はサブタスクを使いたい派なのですが、Notionでは、チェックボックス付きのアイテムを追加していく、もしくはデータベースを別で作成し、その情報を使用する必要があるようです。
Asanaのように簡単にサブタスクを管理するには、データベースを用意すれば実現できますが、準備がちょっと面倒に感じました。
今は簡易的なチェックボックスを使用していますが、これだとサブタスクの工数は見えないのでそこも少しマイナス点……。
デメリット２：Toggl TrackのUIが英語
UIが英語のみなのでそこに不便を感じる方がいるかもしれません。
「Toggl Track 使い方」で検索すると解説記事なども見つかるのですが、日常的に使うことを考えると、この手間は少し面倒かもしれません。
まとめ
メリットがあれば必ずデメリットは付き物なのですが、サブタスク問題は特に大きな影響を今のところ感じておりません。
しばらくはNotionでタスク管理を続けてみて、また変化があればまとめてみたいと思います！
関連情報：Notionの特徴・レビュー紹介ページ
関連情報：Asanaの特徴・レビュー紹介ページ
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