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SaaSの呼吸の使い手・ウィルゲート吉岡氏がコロナ禍に激しくおすすめする高コスパツールとは?

まこりーぬ

みなさんこんにちは、LIGのマーケターのまこりーぬ(@makosaito214)です。

このたびは株式会社ウィルゲート専務取締役COOの吉岡 諒さん@seoamigo)のもとへ取材にやってまいりました! (以前からよくTwitterでお見かけしていたのでお会いできてとっても嬉しいです!!!)

今回は、40以上のSaaSを使いこなし圧倒的な業務効率化を実現しているウィルゲート社の取り組みや、SaaS活用のポイントについてお聞きしました。DXを推進したい、生産性を向上させたいとお考えのみなさま、ぜひともご覧ください!

ico 株式会社ウィルゲート 専務取締役COO 共同創業者 吉岡 諒 さん慶應義塾大学卒。在学中に代表取締役小島氏と共に、2006年に株式会社ウィルゲートを設立する。個人として累計で2,000社のWebマーケティングの課題解決提案を実施。2012年に記事作成「サグーワークス」、2014年にメディア「暮らしニスタ」、2018年にはSEOのAIツール「TACT SEO」、2019年にはオンラインで編集チームが作れる「エディトル」、2020年にはM&A仲介支援サービス「Willgate M&A」をリリース。現在は、COOとして全サービスの管掌役員を務める。SaaSの呼吸の使い手。

ウィルゲート吉岡さんへインタビュー

SaaSの導入事例インタビュー出演数No.1?

まこりーぬ:吉岡さん、本日はどうぞよろしくお願いいたします! 早速ですが、吉岡さんってありとあらゆるSaaSの導入事例インタビューにご登場されていますよね。……かくいうこの記事も、SaaSの活用法インタビューという側面はありつつも、電話代行サービス「fondesk」の導入事例インタビュー(PR)でございます。お忙しいなかご協力いただき、本当にありがとうございます!!!

吉岡:私は広報の担当役員でもあるので、取材依頼は積極的に引き受けるようにしているんですよ(笑)。とくにSaaSはたくさん導入しているため、事例インタビューに出していただく機会が多いですね。数えてみると、ウィルゲートでは40以上のSaaSを活用していました。

まこりーぬ:素朴な疑問なのですが、なぜここまで徹底してSaaSを活用されているのでしょうか?

吉岡:我々は2020年1月に新たな事業方針として「デジタル化を推進し、誰がやるべき業務か再定義して経営を最適化」という言葉を掲げたんですね。具体的には、社員はコア業務に集中し、人がやらなくてもよい業務はツールで代替して、一部の業務は専門性をもったフリーランスの方々に適正価格でお願いしよう、という考え方です。よって自社の課題にマッチするSaaSがあれば積極的に導入し、デジタル化を進めていきたいと考えています。

事業方針

まこりーぬ:DXを推進する手段としてSaaSを活用しているのですね。

SaaSを徹底的に使いこなす秘訣は「ケチケチ稟議」

まこりーぬ:SaaSってどうしても「導入したが使いこなせなかった」という失敗が起こりがちですが、ウィルゲートさんは導入事例として取り上げられるほど各SaaSでしっかり成果を上げていらっしゃいますよね。そこまで使いこなせる秘訣はいったいなんでしょうか?

ウィルゲート吉岡さんへインタビュー

吉岡:実はうち、稟議がかなり厳しいんですよ。予算を取得していないと、取締役の私でも10万円以内しか決裁できません。予算を取得している場合であっても、100万円以上は役員会での承認が必要です。過去に「このツールを全然使っていないのに月10万払い続けていた」なんて状況が起きていたので、契約を更新するかどうかも厳しくチェックするよう稟議ルールを設けました。その結果「この役員会までに成果を出して報告しないとツールが解約されてしまう!」という危機感が芽生えたんですね。これがSaaSをしっかりと使いこなせている一番の秘訣だと思います。

たとえば、私自身も広報担当役員として「PR TIMES」の契約を継続させるために、成果報告をかなり工夫した経験があります。「これだけPVがありました」ではなく、あえてセミナー集客へとつなげて売上貢献度を示しました。具体的には、3ヶ月間で76本のプレスリリースを打ち、単価3,000円未満でセミナー申し込みを獲得。これはfacebook広告におけるセミナー申し込み獲得単価を下回るため、既存のマーケティング予算の差し替えでいけますよね……といったロジックを作ったんです。このくらい細かく数字を出します。ケチケチ稟議です(笑)。

まこりーぬ:す、すばらしいですね……! たしかにそれだけ緊張感があるとツールを使い倒して成果を出さねば、という気持ちになってきます。導入したあとの定期的な契約更新チェック、ぜひ弊社でも取り入れます! (涙)

SaaSの力でコーポレート部門1.5人月分の業務圧縮を実現

まこりーぬ:たくさんのSaaSを導入した結果、ウィルゲートさんでは具体的にどのような成果が得られましたか?

ウィルゲート吉岡さんへインタビュー

吉岡:わかりやすい数値でいくと、コーポレート部門の工数を3.5人月から2.0人月まで減らすことができました。これは間違いなく、あらゆるSaaSの成果が積み重なった結果です。

たとえば「クラウドサイン」で月20〜30件あるNDA締結をオンライン化することで、かなりの業務量を圧縮できました。また、「SmartHR」を利用することで、3時間かかっていた入社手続きを10分に短縮することができました。

電話代行サービス「fondesk」の利用を開始してからは、毎月400件あった電話対応がゼロになりました。1件あたりの対応時間を5分とすると、丸4営業日分の無駄な業務を削減できたことになります。電話対応によって中断した作業にふたたび集中するための時間なども加味すれば、丸4営業日以上の時間を生産的な業務にあてられるようになったはずです。しかも月額6万円の固定電話代をカットできて、fondeskの利用料は月400件で7万円だったので、追加で発生した金額は月額たったの1万円でした。

fondesk導入前と導入後のコスト比較図

まこりーぬ:きっとウィルゲートのみなさんは、これらのSaaSがない職場にはもう戻れませんね……!!!

電話代行サービス「fondesk」をチェックする

現場の “闇” に気づけば導入の意思決定は一瞬

まこりーぬ:業務効率化するにはSaaSを導入したほうがいいと頭では理解しつつも、ウィルゲートさんのように積極的に利用できている会社は多くないと感じています。現に弊社はfondesk導入に半年以上かかりました……。ウィルゲートさんのようにSaaS活用をガンガン推進するためにはどうしたらよいでしょうか?

吉岡:SaaS活用もDXも、経営者自身が現場の課題を知らない、さらにその課題を解決する手段を知らないと推進が難しいと感じています。

たとえば、「あなたの会社に毎月何件電話がかかってきていますか?」と経営者に聞いても、ほとんどの人は答えられないはずです。もちろん私もfondeskを使うまで知りませんでした。導入して初めて、

ウィルゲート吉岡さんへインタビュー

え、月400件も電話かかってきてたの?

ウィルゲート吉岡さんへインタビュー

しかもそのうち320件が営業電話だったの!?

って驚いたんです。もう開けてびっくり玉手箱ですよ。fondeskが電話の内容をSlackで通知してくれることによって判明した事実です。

しかもコーポレート部門のあるメンバーから、「実はわたし、電話番のためにトイレに行けなかったりランチをズラしてとったりしていたんですが、fondeskのおかげでストレスがなくなりました」という感想をもらったんです。このとき初めて現場に闇があったことに気づくことができました

自社の社員がトイレやランチを我慢しているなんて事実を目の当たりにすれば、fondeskの導入はきっと即決だと思います。知らないから「大切なお客様から電話がかかってくるのだから自分たちで出よう」という話になるんだろうなと。そんな悠長なこと言ってないで一回自分で電話番してみなよ、ほとんど営業電話で絶望するから……って思いますよね。

経営者は社長室ではなく社員と同じフロアに出て、隣で仕事をしてようやく、自社が解決すべき課題を見つけられるのではないでしょうか。

ウィルゲート吉岡さんへインタビュー

まこりーぬ:なるほど……。逆に私たちは、経営者たちを現場に連れてきて、課題を体感してもらう工夫をすべきですね(涙)。

吉岡:現場側からできることでいうと、こうした事例記事をキャッチアップして課題解決の手段にアンテナを立てておくことは大事ですよね。「ウィルゲートさんでは月400件も電話がかかってきていたらしいです。電話番をしている私の人件費も、きっとこれだけ無駄になっています! fondesk導入しましょう!」とわかりやすく経営者に提案することができれば、導入を検討するきっかけになると思いますよ。

まこりーぬ:おっしゃるとおりですね。この記事も電話番に悩まされるみなさんの稟議の武器となりますように!

コロナ禍で取り入れるべきSaaSはやはり……

まこりーぬ:続いて、これからSaaS活用を推進したい会社の、はじめの一歩はどう踏み出すとよいかお聞きしたいと思います。吉岡さん、このコロナ禍でまず取り入れるべきSaaSは……

ウィルゲート吉岡さんへインタビュー

やっぱり電話代行サービス「fondesk」ですよね?

吉岡:めちゃめちゃクローズドな質問ですね(笑)。たしかにfondeskはコロナ禍だからこそ、すぐに取り入れるべきツールの一つだと思います。

ウィルゲートは緊急事態宣言中は出社を原則禁止にしていたのと、通常は週2日出社、週3日は在宅でリモートワークになっています。そのため、特に緊急事態宣言中はオフィスにほぼ人がいません。仮にfondeskを導入していなかったとしたら、電話番のために出社する社員を決めて、1〜2名で月400件の電話を受けることになります。……考えるだけで地獄ですよね。リモートワークにストレスなく移行することができたのは、fondeskのおかげです

ウィルゲート社のオフィス
▲取材当日(2021年3月10日/緊急事態宣言中)のウィルゲート社オフィス

まこりーぬ:ちなみに、fondesk導入時にもケチケチ稟議がおこなわれたのでしょうか?

吉岡:もちろん稟議が厳しい社風なので、いくつかのサービスを比較検討しましたよ。ただ圧倒的にfondeskがリーズナブルで、稟議前からある程度このツールに決まるだろうとは思っていました。最短5分で導入できる、Slack連携可、契約期間は1ヶ月単位……といったさまざまなメリットも後押しとなりました。

弊社はオフィス移転とフリーアドレス化にともないfondeskを導入したんですが、フリーアドレス化と相性がよいこともfondeskを今すぐ取り入れるべき理由の1つです。フリーアドレスはコミュニケーションを促進するだけでなく、オフィスの席数を減らし家賃をカットする意味でも有効なので、リモートワークを導入する場合は対応必須だと思いますね。

まこりーぬ:たしかに、今後もリモートワークが一般化してオフィスの着席率がグッと下がることを考えると、フリーアドレス化は欠かせませんね。そういう意味でもコロナ禍への対応やリモートワーク化していくなかで、fondeskが有効であると改めて感じました!

月100件以上電話が鳴っているなら「fondesk」を

まこりーぬ:さいごに、fondeskの導入に迷っているみなさんの背中を後押しするメッセージをお願いします!

ウィルゲート吉岡さんへインタビュー

吉岡:月に100件以上電話が鳴っている会社は確実に導入した方がいいですね社員数が30名以上など一定の規模がある会社、あるいは新卒採用をやっていて人材支援の会社から営業電話がかかってきやすい会社などは、受電が月100件を超えているのではないかと思います。

代表電話は「取り次ぐ人に無駄な業務が発生してしまう」という、構造上どうしても逃れられない負の側面があります。こうした無駄は極力取り除き、社員がコア業務に集中できるよう経営者は努めるべきではないでしょうか。

まこりーぬ:吉岡さん、本日は本当にありがとうございました!

まとめ:電話代行サービス「fondesk」を激しくオススメします

ウィルゲート吉岡さんへインタビュー

吉岡さんからSaaS活用のポイント、そして電話代行サービス「fondesk」の魅力をたっぷり語っていただきましたので、改めてまとめてみましょう!

SaaSを活用しDXを推進するためのポイント

  • 稟議は厳しく、導入後も年に一度は契約を更新すべきかチェックする
  • 経営者が自ら現場にでてリアルな課題を検知する
  • 課題を解決してくれるSaaSがないか日頃からアンテナを立てておく

電話代行サービス「fondesk」の魅力

  • 月1万円から使えて圧倒的にリーズナブル
  • 最短5分で導入完了
  • Slackやチャットワーク、Teamsなどあらゆるツールから通知方法が選べる
  • 契約は1ヶ月単位の自動更新
  • オフィスの電話がまったく鳴らないので作業に集中できる

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LIGもウィルゲートさんのように、自社の課題にマッチするSaaSを導入し使いこなして、導入事例インタビューをされる立場になれるようにがんばります!

以上、まこりーぬがお届けしました!