【作業効率】GAS（Google App Script）で自動で議事録を作成しSlackに定型の情報を通知する

やなさん

2021.01.21

まいどです。テクニカルディレクターのやなさんです。

さて、Web制作やサービス開発の現場ではもちろんのこと、仕事を進めるなかで「定例のミーティング」って絶対ありますよね？

ミーティングを行うということは、みなさん議事録やアジェンダを作成しているかと思います。

その週次・月次ミーティング用の議事録やアジェンダを準備する際……

該当のフォルダを開いて
ファイルをコピーして
アジェンダを更新して
メンバーへ通知する

っていう作業を毎回毎回やっていたりしませんか？？

こういう作業って、単純に手間ですし、作業中のタスクを止めることで集中が切れてしまうことをとても非効率に感じてました。

ということで、自動で作成されるようにしてみました（一定の部分まで）。

LIGでは、ドキュメントはG Suite、コミュニケーションツールはSlackを利用しています。

今回、上記1・2・4が自動となるように、GAS（Google App Script）とSlackのIncoming Webhookの機能を使って作成してみたいと思います。

では、さっそく。

シチュエーションの整理と事前準備
- シチュエーション
- アジェンダのフォルダを作成（確認）する
① SlackのWebhook URLを取得する
- （番外編）Slackが権限管理されている場合
② GAS（Google App Script）を作成する
- 必要な箇所の修正
- Drive APIの有効化
③ トリガーを作成する
- トリガーの画面を開く
- トリガーを設定する
さいごに

シチュエーションの整理と事前準備

シチュエーション

今回は以下シーンを前提に作成します。

定例は週次
アジェンダは複数メンバーで更新が必要なため、通知は打ち合わせ前日にしたい
アジェンダ自体は前回（先週）のアジェンダをベースに更新したい

アジェンダのフォルダを作成（確認）する

まずはじめに、アジェンダを管理するフォルダと雛形となるアジェンダを作成します。

今回はすでにこのような形で運用しているフォルダが存在しており、このフォルダにある最新のファイルをコピーして、新しいアジェンダのファイルを作成していきます。

ファイル名は「日付_weekly regular MTG」で付けたいと思います。

① SlackのWebhook URLを取得する

Slackに通知するためのWebhook URLを取得し、APIキーを取得します。

取得方法はSlackアプリから、Appを検索し、Incoming Webhookの追加ボタンを押しましょう。

クリックすると、上記のようなWebページが表示されるので、「Slackに追加」ボタンを押しましょう。

Slackに追加ボタンを押すと、このような画面が表示されるので、通知したいチャンネルを選択し、「Incoming Webhookインテグレーションの追加」ボタンを押します。

ボタンを押すとWebhookURLが発行されます。

これでSkackに通知するためのURLを取得することができました。

（番外編）Slackが権限管理されている場合

会社で利用しているSlackが権限管理されている場合、「Slackに追加」ボタンではなく、「設定をリクエスト」ボタンになっていると思います。

そのときは「設定をリクエスト」ボタンを押して、管理者に承認してもらいましょう（承認してもらえたら、「Slackに追加」ボタンが押せるようになると思います）。

② GAS（Google App Script）を作成する

次にファイルを作成するためのScriptを作成しましょう。

まず、Apps scriptにアクセスします。

アクセスすると、自身が管理するプロジェクトが表示されます。

新しいプロジェクトを押すと、このような画面が表示されます。

まずはなにも考えずこのScriptに下記のコードを埋め込みましょう。

var webhook_url = "https://hooks.slack.com/services/hogehogehogehogehogehoge";
var displayname = "BiTT Directors";

var folder_id = "hogehogehogehogehoge";
var template_name = "_weekly regular MTG";

var slack_message = "今週のアジェンダです。";
var days_from_today = 1;

function myFunction() {
  var files = Drive.Files.list({
    q: '"' + folder_id + '" in parents and mimeType contains "document"',
    spaces: 'drive',
    orderBy: 'title desc'
  });
  
  var target_file = "";
  if(files.items.length > 0) {
    files.items.forEach(function(file) {
      Logger.log(file.title　+ ":" + file.id);
      target_file = DriveApp.getFileById(file.id);
      // 1件目で返却
      return;
    });
  }
  
  if (target_file != "") {
    var folder = DriveApp.getFolderById(folder_id);
    var d = getCalcDate(days_from_today);
    var filename = d + template_name;
    var copy_file = target_file.makeCopy(filename, folder);
    sendPost(copy_file);
  }
}

// YYYYMMDD形式に日付を取得する
function getCalcDate(num) {
  var d = new Date();
  d.setDate(d.getDate() + num);
  return Utilities.formatDate(d, 'Asia/Tokyo', 'yyyyMMdd');
}

function sendPost(file) {
  var param = {
    "text": slack_message + '\n' + file.getUrl(),
    "username": displayname
  };

  var res = UrlFetchApp.fetch(webhook_url, {
    method: 'POST',
    headers: {
      "Content-Type": 'application/json'
    },
    payload: JSON.stringify(param)
  });
}

必要な箇所の修正

上記コードの中で以下の箇所を修正します。

webhook_url	取得したSlackのWebhook URLを設定します。
displayname	通知する際の表示名を設定します。
folder_id	対象フォルダのURLのfolders/以下の文字列を入力します。
template_name	日付を除くファイル名を設定します。
slack_message	Slackに通知する際のメッセージを設定します。
days_from_today	こちらはこのファイル名の日付を、実行日から見て何日後の日付かを設定します。今回は前日に通知したいため、1と設定しています。