こんにちは、メディアディレクターのバンビです。
最近はテレワークと出勤を組み合わせた勤務体制が増えてきてますよね。打ち合わせもビデオ会議と対面が半々ぐらいになってきました。
先日、ひさしぶりに来訪した会社があったんですが、そこであることに気づいたんです。
今って受付にアルコール消毒を置いて衛生面に気を遣う会社が増えてるけど……
内線電話ってもしかして汚いんじゃ……？
パッと見キレイに見えますが、毎日たくさんの人に触れられているもの。
さらに……
なんといっても今いちばん心配なのは、ウイルスの飛沫感染！
内線電話っていろんな人が素手で触るし喋るし、実はけっこう衛生的によろしくないのでは……？ 公衆電話を使う機会が減った現代では、数少ない「身近な共用電話」と言えるでしょう。
受付時にマスクを装着しながら話すことが多いと言っても、飛沫によるウイルス感染リスクはゼロじゃないし、マスクは声がこもるので内線電話ではつい外しちゃう人も少なくなさそうです。
このご時世、しっかりアルコール除菌をしている企業も多いと思いますが、さすがに来客のたびに拭き取ることは難しいはず。
この内線電話、実際どれぐらい汚れているのでしょうか？
来客した人みんなが使う内線電話、どれほど汚いのか検査してみた
ということで、その道に詳しい方にお越しいただきました。
「オフィスまるごと抗菌」のサービスをされているデルフィーノケアの籠波紀雄さんです。
デルフィーノケアさんは、抗菌性能と安全性が高い抗菌剤デルフィーノを使って「オフィスまるごと抗菌」のサービスをされている会社。一般的な除菌・消毒の対処法に加え、抗菌という予防法をプラスすることで、感染症のリスクを低減しているんだそうです。
今日はお越しいただきありがとうございます！ もしこの内線電話がめちゃくちゃ汚れていればお客様を危険にさらすことにもなりかねないので、がっちり検査してください。
わかりました！
これはキッコーマンバイオケミファ社が出している測定器「ルミテスター」です。棒状のルシパックで見えない汚れを拭き取って、ルミテスターで検査します。
これによって清浄度を数値化するんです。その数値が高ければ高いほど、菌・ウイルスがいる可能性が高いということになります。
どれぐらい汚れているかを見える化できるんですね！ 僕が求めていたやつです。
ということで、準備は万端。さっそく実験していきます。実験内容はこちら！
- 実験内容
- パターン①マスクを外した状態の人が連続で8人、内線電話を使用した場合
パターン②マスクをした人が4人、外した人が4人連続で内線電話を使用した場合
実験前にアルコール消毒した状態からスタートします。
実験①マスクを外した状態の人が連続で8人、内線電話を使用した場合
打ち合わせをするときもマスク着用が多くなった今、受付時に8人全員がマスクをしていないケースは珍しいかもしれませんが、最悪のケースを想定して実験してみましょう！
8人全員がマスクをしていないのは珍しいんじゃないかって思ってたんですが、なんか意外と違和感がないですね。むしろ人と対面で話すわけじゃないから、聞き取りやすいようにマスクを無意識に外すことって結構あるんじゃないかって気がしてきました。
では、まずは飛沫が飛びやすい受話器部分から拭き取っていきます。
拭き取ったルシパックをルミテスターに入れて10秒待つと……
出ました！ 1746！
高いのか低いのかわからない！
当社基準では、3,000〜5,000ポイント程度の数値をオフィス環境の目安としていますので、それ以上になってくると衛生的に気になります。今回の数値は8人が使用したわりには結構キレイですね。ただ、この数値は実験直前に入念に拭き取って計測して得た数値です。通常、お客さんは外からやってきますから、来客が多い時間帯なんかだとだいぶ上回る可能性がありますね。
続いて、取っ手のほうも拭き取ってみましょう。
出ました！ 7985！
けっこう大きくなりましたね。これってつまり、ウイルスや感染症への感染リスクも大きいってことですよね？
この数値がそのままウイルスの数という訳ではないのですが、菌やウイルスが存在しやすい環境にあるとは言えますね。
今までまったく意識してなかったんですが数字で見るとビビります……。
実験②マスクをした人が4人、外した人が4人連続で内線電話を使用した場合
次は半数の人がマスクを外している状態で実験してみます。しっかりマスクを装着して受付する人の中に、うっかり外しちゃう人も数人紛れているのではという、より現実に近い状況ですね。
先ほどより飛沫が少なくなっているんじゃないかと思うのですが、どうでしょうか……。
では、ふたたび受話器部分から拭き取ります。
出ました！ 290！
え、低い！！
この実験の直前にアルコール除菌をしているので、キレイになっているのかもしれませんね（笑） 普通に使っていたら万単位の汚染度になっていたかもしれません。
取っ手のほうも見てみましょう。
出ました！ 8527！
今日一番の数値が出ましたね！
そうですね、衛生的に気をつけたほうがいい数値だと思います。
今回はまさかの受話器口より取っ手のほうが数値が高いという結果に。
でも取っ手は必ず触るし、打ち合わせ中って自分の顎あたりや顔を触ったりすることもありますよね。菌やウイルスが付着しているかもしれない手で顔まわりを……と思うと、なかなかリスキーな気がしてきました。
お前……こんなに汚かったのか……。
今回は実験のために小まめにアルコール除菌をしたけど、普段はどれだけの汚染度になっているかと考えたら、キレイ好きな僕は目眩がしてきました。
そんな時にオススメなのが！
クラウド受付システム「RECEPTIONIST」
以前LIGブログでも紹介したことがある「RECEPTIONIST」。内線電話を使わず、iPadから直接担当者に来客を知らせることができるクラウド受付システムなのです！ IT/Web系を中心に導入する企業が増えていて、現在の導入企業数は3500社を超えているのだとか。
以前は、タッチパネルからチャットやSMSで通知が届く仕組みでしたが、「完全タッチレス受付」もリリースされたそうです。より衛生的、かつスピーディに受付できそうですね。さらに、以前紹介した時以上にパワーアップし、日程調整から来客受付、会議室管理予約までワンストップで出来るようになったとか。
「RECEPTIONIST」で受付をクラウド化するメリット
1.受付業務のコスト削減＆リソースの確保ができる
来客時の内線電話を受けてくれるのは、総務やアシスタントが多いのではないでしょうか。電話を受けるだけではなく、お客様の情報をメモして社員に取り次ぐ必要があるので、意外とリソースを取られます。
コロナによってリモートワークを推進する会社が増えていますが、こうした業務を受けるためにリモートワークができない人もいるはず。わずかなタスクのように思えますが、そこそこ人的コストがかかっているんです。また、出社組の負担も増えてしまう。
RECEPTIONISTがあれば電話を受けるために出社しなくていいし、内線電話を受付に置く必要もありません。完全タッチレス機能で接触回数軽減にもなります。
実際の事例では「年に600万のコスト削減」ができた企業もいるそうですね！
受付システムと内線電話はどちらが効率が良いのか比較してみた
Shido
クラウド受付システムを導入することによって、どれだけ受付コストを削減できるか実験した記事はこちらです。
2.経団連の「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」対応ができる
内線電話だけで受付を済ます場合、来客情報がデータ化されないため、誰といつ会ったのか記録が残りません。
来客票に手書きで記入してもらう場合でも、過去の情報を遡るのに手間がかかります。時代はペーパーレスですし、できれば来客情報はデータで残しておきたかった時代から、さらに一般社団法人「日本経済団体連合会(経団連)」が発表した「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」に適応するため、記録を残す必要が出てきました。
RECEPTIONISTなら来客者情報や健康状態をデータで残せるため、来訪日時や同席者まであとから検索することができます。
3.セキュリティ強化ができる
受付で大切なのはセキュリティ対策。来客情報が漏れてはいけないし、無関係な人が勝手に入ってくるリスクも防がなければいけません。
RECEPTIONISTでは来客情報がデータ化されているので関係者以外からは閲覧できないし、来客時に照合をおこなうこともできます。
また、RECEPTIONISTの「タッチレス機能」では、QRコードで照合をおこなって受付ができます。大企業ビルの入り口にあるような、カード照合をする「フラッパーゲート」の役割を担うことができるんです。
まだまだある！「RECEPTIONIST」の便利機能
⒈日程調整の自動化ツールと連携できる
本当はリサーチや資料作成等に時間を割きたいのに、取引先との打ち合わせの日程調整に手間がかかることってありますよね。まず同行者との日程を合わせて、先方にメールで日程を提案して、予定が合わなければまたスケジューリングし直して……って。
しかし、「RECEPTIONIST」と同じ企業が開発提供している「調整アポ」を使えば、打ち合わせの日程調整をほぼ自動でしてもらえるんです！
上記の実際の画面にあるように、
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- ①ブラウザにある「R」マークをクリック
- ②ページが表示される
- 例えば、来訪だった場合、③をクリックすれば自動でURLがコピーされるので、それを取引先に送るだけ！
- 取引先の方は送られてきたURLをクリック。表示される上記画面から日程を選べば、日程調整は完了！ 自動的にカレンダーに予定が反映されます
- 日程調整完了と同時に「Web会議URL」「受付コードorQRコード」が自動発行されるので、Web会議の場合も来訪する方も楽に進められます
メールのやりとりも日程の押さえも簡単になって、みんながストレスフリーで打ち合わせに臨めますね。日程調整ツールで受付までワンストップできるのは調整アポのみです！
2.オフィスリソースを最大限引き出すための会議室管理システム
会議室や集中席が限られているときって争奪戦になったり、使われていないけど予約だけ入ってる会議室があったりしませんか？会議室管理機能アプリ「RECEPTIONIST For Space」を使えば、会議室・集中席・オンライン会議もクラウド上で管理することができます！
- 「RECEPTIONIST For Space」で、できること
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- 会議室への入室処理・退室処理
- 直近の会議情報の表示
- 今すぐ予約可能な会議室一覧の表示
- 予約時間を一定以上すぎると予約自動キャンセル
まとめ
会社の受付ってお客様を受け入れる大事な場所なので、配慮は忘れずにおきたいですよね。
正直、内線電話があれだけすぐ汚れるとは思っていなかったですし、今回の実験をしなければずっと気付かなかったはずです。コロナウイルスだけじゃなく、インフルエンザウイルスや花粉症、そのほかの感染症のリスクを踏まえても、できるだけ受付での接触リスクは抑えていきたいと思います！
受付の悩みをすべて解決したい方は、RECEPTIONISTの資料請求からどうぞ。
