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2020.04.25

社内でのアウトプットがとても大事だと思うので自分なりにまとめてみた。

ともぞう

こんにちは、Webディレクターのともぞうです。今回は社内でのアウトプットについてです。

私は社内の中でもナレッジなどを比較的アウトプットしている方だと自負しています。アウトプット先はAsanaになることが多いです。社内ドキュメントをまとめるにあたり、その手法やツールは何でも構わないと思うのですが、それ以前の、「なぜアウトプットするのか」という、自分の考えをあらためてまとめてみようと思い、本稿を執筆しています。

今回の記事での「アウトプット」の定義は以下として進めていきます。

本稿におけるアウトプットとは
自分の考えなど暗黙知的なものをドキュメントなど第三者が参照できる情報にし、かつ誰もがその情報にアクセスすることができる状態のもの。

アウトプットはなぜ大事か

なぜアウトプットが大事かというと、アウトプットされることで議論が起きて情報がさらに強まるからだと、個人的には考えています。

自分の中だけにまとめていたら自己完結でおわってしまうのですが、人の目に触れる場所に置くと、それをきっかけに別の視点からの情報がでてくることがあります。

またアウトプットでは、こうしてほしい、こうすべきだ、と自分の意思表示をすることもできます。メンバーの目線を合わせたり、議論を促進できる効果があると考えています。

アウトプットするモチベーションはどこからくるのか

私自身に関していえば、なにかをモチベーションにしてアウトプットしてきたわけではありませんでした。

ほとんど趣味のような感覚で、とりあえず得たことを出力する、ということが習慣化されている気がします。強いていうなら未来の自分が楽になるためにアウトプットしていたように思います。

最初のモチベーションなんてそんなレベルでいいのだと思います。なにか大義名分をもってやるよりも、とりあえず書きはじめてみるくらいがちょうどいいです。

ただ無理矢理、動機っぽいものを書きだしてみると、以下が思い当たるかもしれません。

  • 未来の誰かのためになればいい
  • もう一度自分で見返すため
  • 文章を書くのがわりと好き

どんなアウトプットをしているか

振り返ってみると、これまで行なってきたアウトプットの種類を大別すると、下記の3つに分かれました。

  • ナレッジ系
  • 意思表示系
  • 2回目の質問以降のため

ナレッジ系

ツールの使い方をメインで書いています。本稿では特筆することがありません。

意思表示系

ナレッジ系に内包されることが多い内容なのですが、アウトプットしている意図が違います。

自分が思うベストプラクティスを広め、かつアンチパターンだと思うものを抑止するために書くことが多いです。

代表例のタイトルをあげると……

  • ネ申エクセルを用意する前に
  • 運用案件はリリースノートを書こう

1のネ申エクセル(※セル結合などが多用され、印刷や手作業入力などを前提としたスプレッドシートの総称)を用意する前に、何でもかんでもスプレッドシートで表現しようとすることを全社的に使用しているツールのAsanaで表現できないか? ということを述べています。

たとえばリソース管理はスプレッドシートでやりがちなのですが、リソース状況 === タスク状況だといえるので、Asanaで管理できるようにしようという意思表示をしています。

2回目の質問以降のため

誰かに質問されたものの回答を、そのままアウトプットにしています。一度聞かれたことはほかの人からも聞かれることが多いので、ドキュメントにしてアウトプットしています。

代表例をあげると……

  • 外部の人をAsanaに招待したい
  • 新しく入った人向け環境整備プロジェクトテンプレート(Asana)
  • 外部の人をBitbucketに招待したい
  • 各種テンプレートの所在地

質問に答えるだけだと1対1で完結してしまうし、たいてい同じことを別の誰かに聞かれることが多いのですが、こうしてアウトプットすると第三者へも伝えることができるので一石二鳥です。

さいごに

いまのところこういったアウトプットやナレッジはAsanaにまとめています。Asanaでアウトプットすることの利点は、段違いの手軽さ

Asanaでアウトプットとなると、必然的にタスクとして登録していきます。Asanaはタスク登録がとても簡単なため、気軽に入力できるんです。

手軽な一方、ドキュメントとしての表現力は若干厳しいものがあるのが難点です……。マークダウンで書きたくなりますし、文中に画像を挿入したくなります。シンプルな文面で読めるような心理的ハードルを下げる手法にすべきか、表現力を優先すべきかはなかなか悩ましいですね。個人的には好影響なので、すごく気になっているわけではありません。

これからもツール問わずアウトプットしていけるように精進します。