オウンドメディア成功の秘訣は「ロジカル×エモーショナル」。必要な戦略と事例を大公開!【PLAN-B×LIG共催セミナー】
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2020.03.25
LIG PR

こんなAIチャットボット待ってた!社内専用の「My-ope office」が画期的すぎて仕事がはかどる未来しか見えない。

いなみ

こんにちは、管理室のいなみです。

私は普段、お金の管理や各種書類のチェック、保管作業などの仕事をしています。

いつもは自分のペースで業務を進めるのですが、月末と月初は請求書の処理でとてつもなく忙しい……!

年度末なんてもう、タスクが多すぎて夢にまで出てきます(笑)。

最近では請求管理のサービスなどがあるので、経理担当の負担は軽減しつつありますが、同じような思いを抱えている人も多いのではないでしょうか?

しかも私は総務も兼務しているので、お客様からの問い合わせ対応もする必要があります。

電話が鳴るたびに他業務の手を止めて対応する必要があったんですが、こんな感じでチャットボット化したんです。

 
LIGブログのチャットの機能
すると電話での問い合わせがかなり減って、業務がかなり効率化しました!

 
♡ハッピーエンド♡
 

……じゃないんです。私はまだ問題を抱えています。

それは……
 
頭に手を当て悩んでいるいなみ
社内からの問い合わせが多いこと!

ちゃんと社内マニュアル「LIGポータル(社内FAQ)」にまとまっているのに、みんなバンバンSlackで質問してきます。

まず「LIGポータル」が認知されていないのが悲しい……。とりあえず私たち管理室に聞いておけば教えてもらえると思っている人が多いってことですよね。

もちろん頼ってもらえれるのは嬉しいけど……。

社内から問い合わせがくるたび、私を含めて管理室のみんなが「ここに書いてあるので読んでね」っていう定番のやりとりをしています。
正直なところ月末の忙しいときとかほんと勘弁してほしいです……(泣)。

もちろん、まともな問い合わせならいいんですよ。でもこんなのも来るんですよ??

社内問い合わせの一部
  • 自分の正式なチーム名がわからないから教えてください。
  • 名刺の発注っていなみさんに言えばいいんですか?
  • 交通費間違えて1円安く申請しちゃったから、取り消し方を教えてほしいです。

おーい……全部「LIGポータル」にまとめてあるよー。ってかチーム名とか覚えておいてよー!

社内からの問い合わせ対応に困るなんて……と思う人もいるかもしれませんが、管理や経理、総務部門の方は共感してもらえますよね?

そんな感じで頭を抱えていたとき、こんな画期的なサービスを見つけたんです!

「My-ope office」とは?
マイオペオフィスのサイトのファーストビュー
社内からの問い合わせに対して、チャットで即座に回答してくれるAI(人工知能)チャットボットサービス。これまで一件一件に返答していた担当者の業務的負担とストレスが軽減される。Chatworkやslack、LINE WORKSなどのチャットツールとの連携も可能。

実は社内からの問い合わせに悩んでいる人は今すぐ導入した方がいいレベルなんです!

もう気になって仕方がないので、早速使ってみることにします!

……と、レビューに入る前に、私のような社内問い合わせを担当する部署では具体的にどのような課題を抱えているのかご紹介します。

早く悩みを解決したい!

 

社内問い合わせあるある

せっかくFAQを作成しても読んでくれない

LIGポータルの一部

まずはこれですね! せっかく作ったのに読まれないのは悲しいですよね……(泣)。

もっと活用してほしいです!
質問が来るたび、

「たいがいの事はここのLIGポータルに書かれているから読んでもわからなかった時に聞いてね♡」

……って返すのですが、さすがに疲れてきたかも。

LIGの場合、入社日に社内FAQの存在を伝えるのですが、なかなか入社したてのころは覚えることがいっぱいだから忘れちゃう人も多いかもしれません。

でもお願いだから先に社内FAQを読んでほしいです!

同じ質問を何度もされる

PCを打ち込んでいるいなみ
この質問この間も来た……と思うことありませんか?

社員が100人以上いれば、似たような質問が飛んでくることもありますよね。その度に同じ回答するのはツライものがあります。

社内FAQが整備されているので、それを読んでも分からなかったときに聞いてもらえるとありがたいです!

本人たちに悪気はないのですが、偶然にも別の人から1日で全く同じ質問を受けたこともあります……。

自分の業務に集中できない

PCを閉じているいなみ
社内からの問い合わせが多くてパソコンを閉じたこともあります(悲)。

LIG本社では100人近くの社員が働いていますが、多い時では1日で10人以上から問い合わせのメッセージが飛んでくるんです……。

例えば一人当たり3分でマッハ対応したとしても、30分かかりますからね!

この30分を本来の業務に回せたらいいのになぁ……と思うことがたびたびあります!

「あるある!」と思っている方いますよね? もう毎月こんなことで悩みたくないですよね!?

そこで「My-ope office」でこれらの悩みが解決できるのか、試してみたいと思います!

もっと詳しく知りたい!

 

導入まではわずか4ステップ

導入までの流れはこんな感じです。

1、資料請求

資料請求フォーム
まずはWebサイトから資料を請求します。

送ってもらった資料には大体こんなことが書いてありました。

マイオペオフィスの資料

 
・サービス内容
・特徴
・料金プラン
・契約からボット公開までの流れ
・利用事例、お客様の声

知りたかったことが大体書いてあります!

個人的にはこのなかで紹介されていた、東京都文京区が「ごみ分別案内サービス」として「My-ope office」を使っている、という利用事例が驚きでした!

自治体でもこういうサービスを活用して、人的労力を減らす努力を積極的にしているんですね。

2、ヒアリング

資料を確認した後に「My-ope office」の担当者からのヒアリングを受けました(電話でも対面でも可だそうです)。

社内対応でどんな悩みを抱えているのか、日々何件くらい問い合わせがあるのかなどを伝えて、具体的な活用法方や料金の目安を教えてもらいました。

資料ではわからなかったことも、ここで担当者に聞けてスッキリ!
この段階で本当に社内ボットが必要なのか判断してくれます。必要がない企業であれば、しっかりその旨を伝えてくれるの安心できますね。

3、デモボットを2週間無料貸し出し

ヒアリングが終わったら2週間、デモボットを無料で貸し出してもらいます。

やっぱり実際に触ってみないと、使い勝手はよくわからないですよね。2週間使えるので、部署のみんなや質問がある社員に使ってもらって、感想を聞いてみるといいと思います。

実際の使い心地は、あとでご紹介しますね!

4、継続利用する場合は契約

デモボットを使ってみて「もう手放せない!」となったら、契約です。

導入にあたっては一社ずつ専任の担当者がつきます。社内公開までのスケジュールやタスクのチェック、効果的な運用方法のアドバイスなど、親身になってサポートしてくれます。

契約したら「あとはそちらで頑張ってね」じゃなくて、軌道に乗るようにあらゆる手を尽くしてくれるので、ほんと心強い!

 

使ってみたらいいところだらけだった

笑顔のいなみ
実際に使ってみたら想像以上の便利さでした! その中でも私が気に入ったポイントをいくつかご紹介しますね。

UIがシンプルで好き

ログインする前の画面△ログインする前からすでにシンプル

ログイン後の最初の画面
このUI、シンプルで見やすくて、めちゃくちゃ使いやすい! 指示通りにチャットボットを作っていけば何も問題ありません。

「機能がありすぎて使いこなせない」っていう心配もないなく、必要な機能のみが厳選されているので無駄がない。ところどころに「※」で説明が加えられているので、「シンプルすぎて説明不足」ということもありません。「ご利用ガイド」を見なくても直感的に操作できました。

サポート画面
使い方がわからないときはメールで問い合わせをすることもできます。(右上のサポートをクリックするとサポートフォームに飛びます)

日常的に使うことを考えると、こういうストレスフリーなツールってほんと重宝するんですよね。

プロフィールが完了した画面
プロフィールの設定が完了しました。10分もかからなかったかと……。ちなみにStepのタスクを終えると、文字が薄くなります。だから次に何をすればいいのかひと目でわかります!

Q&A登録が非常に簡単

質問を作成する画面△左から3番目のQ&Aのタブをクリックするとこの画面が開きます

続いて肝となるQ&Aの登録です。もちろんすぐに質問と回答を登録できます。右上にあるグリーンのボタンを押すと、下の画面に移動します。

質問を作成する画面
ここで質問と回答を入れてトピックタグを設定(なしでも可)すればもう完成!

Q&Aの作成が完了した画面

こんな感じで登録された質問はQ&Aのタブで確認・管理でき、いつでも編集や削除をすることが可能です。

1件ずつ登録することもできますが、事前にCSVファイルにしておけば一発でインポートできちゃいます!

しかも質問の登録数は無制限。対話形式の質問も想定して、会話ツリーを作ることもできます。

チャットワークやSlackのロゴが並んでいる画像
プランによってはChatworkやslackなどとも連携できるので、社内で導入済みのツールに組み込んで使えば、社員も抵抗感なく使えそうです。

サジェスト機能が嬉しい

チャットする画面
実際にチャットをする画面がこちらです。果てしなくシンプル!

下段にある「質問を入力…」の箇所に聞きたい内容を書き込みます。今回はLIG社内でよくある質問の1つ「名刺の作り方」について聞いていきましょう!

質問画面でサジェストが表示されている画面
なんと入力途中で「サジェスト」が表示されました! 略称を使ったり、あいまいな表現をしたりしても、正しい質問が表示されるので安心です。

サジェストが表示されている画面
このサジェストをクリックすると、「質問を入力」のところに同じ質問が表示されます。そしてこの状態でエンターキーを押すと……。

質問したときのチャットの画面goodボタンが押されたチャット画面
質問に対する回答が表示されます。しかも爆速で! 正直エンターキーを押してから1秒もかからなかったです。

これは使う側にもメリットになりますね。もう、いろんな操作に無駄がないです。

AIがどんどん賢くなる

何回か質問をしてみたのですが、だんだん変化球を投げても対応してくるれようになりました!ボットが学習するので、サジェストをよく質問がある順に並べかえてくれるなど、便利度もどんどんアップ。

管理者として私が使っていて便利だと思った点はコレ!

これまで質問された数がわかる画面
これまでチャット上で展開された質問の数が分かり、ランキングで表示されるんです! どの系統の質問が多いのか把握するのに役立ちます。

goodボタンが押されたチャット画面
さらに質問をした社員がボットの回答にGood/Badの評価をつけられる仕様になっています。管理者はどの質問にBadがついたのか把握できるので、Q&Aをブラッシュアップするのにも役立ちます。こうやってちょっとずつボットが育っていくのは、なんだか嬉しいですね。

登録されていない分野の質問があった場合は、オペレーターをチャットボットから問い合わせ対応部署担当者に切り替えることができます(契約プランによる)。レアな質問がきたらリアルな担当者が回答すればいいので、柔軟に対応できます。

コスト削減効果ありすぎ

メンテナンスは必要ですが、一旦Q&Aを登録してしまえば、あとはほとんど手がかかりません。「私は今まで何をやっていたのだろうか?」というぐらい、他の業務に時間が使えました。

計算してみたのですが、1日1時間社内の問い合わせに対応していたたとしたら、1ヶ月で20時間。1年でなんと240時間!この時間がいらなくなったと考えると、例えば時給が2,000円だとしたら、これだけのコストカットにつながります。

 
【月間】2,000円×20時間=40,000円
【年間】2,000円×240時間=480,000円

実際、導入してコストが80%以上も削減できた企業もあるみたいです。

嘘のような本当の話。導入事例はこちらからどうぞ!

 

まとめ

PC画面を開いて笑顔のいなみ

普段当たり前のように社内問い合わせに対応していましたが、社内チャットを実際に使ってみたらこんなにも効率化できるなんて驚きの連続でした。ほかの仕事がはかどって、楽しくて仕方がありません!

社内からの問い合わせ対応をお任せできちゃう画期的なチャットボットツール「My-ope office」。ここで改めてサービスをご紹介しておきます!

日々賢さを増す「My-ope office(マイオペオフィス)」

マイオペオフィスのサイトのファーストビュー
特徴
・シンプルかつ使いやすいUIで、直感的に操作できる
・利用できるホストとIPアドレスを制限できるので、セキュリティが担保できる
・導入までのサポートが手厚い
・利用すればするほどボットが学習するので、どんどん頼りになる存在になる
・気軽に質問できるので、新入社員にも管理側にも嬉しい
・分からないことはメールで気軽に相談できる

こんな企業にオススメ
・100人以上の社員を抱えている企業
・社内からの問い合わせの多さにうんざりしている総務や経理担当者
・会社が急成長して、社内マニュアルが追いついていない企業

社内からの質問にうんざりしている担当者の方、まずは下のボタンをクリックして、一緒に問い合わせ対応から解放される未来を作りましょう!

社内問い合わせに時間を取られたくない!