こんにちは、LIGの取締役兼CTOのづやです。
前々から思っていたのですが、仕事で集中したい時に限って電話ってかかってきませんか？
しかもそれがお客様からの電話じゃなく、営業電話のことも多い……。
それに会議やお昼など、オフィスに人がいない時だと電話が取れないことも。大事なクライアントに「さっきもかけたのですが」とかチクッと言われると、結構刺さります……。
しかも電話番が特にいなかったり、スタートアップで社員の人数が少なかったりすると、職種に限らずみんなが電話出なきゃいけなくなりますよね。とある会社に電話をかけたら代表が出た、という経験、僕もあります。
- 電話対応でよくある悩み
- ・集中したい時に電話が鳴って作業が中断する。しかも営業電話だったりする
・会議などでオフィスに人がいなくなる時に電話がかかってくると、出られない
・そもそも人が少ない会社だと、立場関係なく電話対応をしなければいけない
・電話に慣れていない新人だと取次に時間がかかったり、相手を確認していなかったりする
そこで思い立って、電話対応についてアンケートをとってみました。そうしたらこんな結果が出ました。
オフィスでの電話対応に関するアンケート実施
1. 作業中に電話をとることで集中力が削がれ、作業効率が落ちると感じますか？
■感じる 23% ■感じる時もある 36.5 ■あまり感じない 21.5% ■全く感じない 19%
2. 会社の固定電話の対応を誰かに任せることができたら嬉しいですか？それで業務効率は上がると思いますか？
■嬉しいし、作業効率も上がると思う 45%
■嬉しいが、作業効率は上がらないと思う 28.5%
■嬉しくはないが、作業効率は上がると思う 14.5%
■嬉しくはないし、作業効率も上がらないと思う 12%
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「やっぱり」という部分が多いアンケート結果になりました。
この結果をみると、電話受けで作業を邪魔されていると感じがちな人が約6割もいるということがわかりました。理由として「セールスの電話が多いから」「業務が止まる」という声が多かったですが、激しく同感です。
中には、「電話が苦手」「緊張する」「ちゃんと対応できるか不安」「クレームだったら嫌だ」などといった理由から電話対応にためらいを感じ、誰かに任せられるなら嬉しいと感じる人もいるようです。
かといって誰も電話に出ないわけにもいかないし、電話対応のためだけにスタッフを雇用する人件費もかけられないし……。
解決できるサービスがあるらしい
でもそんな悩みをまるっと解決してくれそうな「電話受付代行サービス」、見つけちゃいました！どうやらコールセンターとは違う、電話の一次対応をしてくれるサービスのようです。それがこの「fondesk(フォンデスク)」です。
- fondeskとは？
- fondesk(フォンデスク)は電話受付の代行サービス。オフィスにかかってきた電話を、社員やスタッフに代わってfondeskのオペレーターが受けてくれるそう。月額基本料金は1万円からで、転送用の専用電話番号が発行され、即日利用を始めることができると・・。
ちなみにfondeskは「株式会社うるる」が提供する新サービスとのこと。うるるといえば、主婦向けのクラウドソーシングサービス「シュフティ」で有名ですね。今回のサービスも、約40万人いる在宅の主婦ワーカーの中から、コールセンター経験者を中心に、採用基準をクリアし研修を受けたスタッフのみが電話を受けてくれるようです。それなら電話対応の品質も心配はいらなそうですね。
このサービスがあれば、自分で電話を取らなくてよくなったり、対応が必要な電話だけ選別できたりするので、めちゃくちゃありがたいですよね。
そういえば、さっきのアンケート結果でも「誰かに電話を任せることができたら嬉しい」という人が7割以上もいました。そう考えると、かなりニーズのあるサービスなのかもしれないですね。
利用開始まで最短5分
ということで物は試し、早速導入してみよう。思い立ったが吉日じゃ。
いや待て！
いつもの流れなら即座に申し込みだけど、電話代行の導入って何かしらの工事とかが必要なんじゃないか？工事に2〜3日かかるだろうし、工事費用がかかるかも。そうなるとそんな気軽に試せるもんじゃないぞ。
と思ったら、なんとfondeskのサイトには「導入まで『5分』」と書いてある……5分って短すぎないか？申し込みまで5分の間違いじゃないのか？
おしゃれなサイトと、なんかかわいいペリカンのマークに騙されてはいけない。本当かどうか試してみよう。
- 【利用開始まで３ステップ！】
- 1. 名前や住所など契約者情報を入力
2. 支払い用のクレジットカード情報を入力
3. 名乗り名と受付時間を設定
これにてセットアップ完了！ fondesk専用電話番号が発行されました。転送設定を実施できたら、利用開始です。
本当だった。
しかも申し込みまでが5分じゃなく、利用開始までが5分だった。
誰とも会わず喋らず、たった5分でセットアップできてしまった。書類を書くとか審査を受けるとか、面倒な手続きは何もなかった。
▼利用開始までの詳しい流れはコチラの動画でもご確認いただけます！
報告用ツールとの連携も簡単
対応ツールがChatwork、Slack、LINE、Email、SMS、Microsoft Teamsから選べてありがたいです。これだけあれば、どこの会社もどれかしらは導入しているだろうし。Webhookも今後対応予定のようです。
上記はSlackを例にしていますが、各ツールへの連携手順も管理者ページで確認できるので簡単。3分で連携完了しました。
実際に使ってみるとこんな感じ
オフィスからコール音が消えた
シーン・・・
本当に電話が鳴らなくなりました。静かだ。
お客様側はどんな感じなのか試してみた
オペレーターはどのような対応なのか、電話してからどのくらいで通知がいくのか気になったので、テストとして自作自演してみました。
オペレーターの対応
先ほど発行されたfondesk専用番号にお客様のフリをして、自分宛にかけてみると、
「株式会社LIGです」と、最初に設定した会社名でオペレーターさんが応答してくれました！
繋いでほしい相手の名前を言うと、「あいにく不在のため・・」と不在の設定になり、
①会社名②名前③電話番号④用件⑤折り返しの有無を聞いてくれます。
当たり前ですが、かけた側からはそれが電話代行会社だとはわかりません。
通知はこんな感じでくる
自作自演でLIGに電話をかけてみたわずか2分後に、連携ツールへ通知がきた……！ 早い。
通知もシンプルだけどわかりやすい。用件や相手の連絡先はもちろん、折り返しの必要性も聞いてくれているので、すぐに電話をかけるべきか判断もしやすいし。正直、下手な新人より有能かも……。
＜Slackの場合＞
＜Chatworkの場合＞
＜LINEの場合＞
＜Microsoft Teamsの場合＞
こんな場面で有効！電話代行欲しいあるある
シーン①集中作業のエンジニア
プルルルル・・・
あぁいま手が離せないのに……でも自分以外誰もいないし、出なきゃ……。
エンジニアにとって手が離せないリリースとかのときに限って電話！長くなりそうだな、困ったな……。
シーン②人数少ないスタートアップの会社
そういえばスタートアップの時は人数も30人くらいしかいなくて、役員も電話に出てたっけ。ランチのときは電話番を決めていたけど、人がいないときは自分も電話に出たことがあったな。それが転職のスカウトだったときは腹が立ったけど（笑）。
シーン③ランチタイムや会議中などオフィスに人が少ない時
電話番でオフィスに残されるのって実はけっこう寂しいんだよな……置いてけぼりにされたみたいで。でも電話代行があれば、みんなでランチに行けるようになるぞ！
ほとんどの人が席を離れる全体会議のときなんかも電話を気にしなくていいし、会社のイベントのときもオフィスに誰もいなくても安心だな。しかも月額1万円って、アルバイトの電話番を雇うよりも安く済むんじゃないか？
まとめ
うるるさん、疑ってしまってごめんなさい。利用開始まで本当に5分で、連絡もすぐに、きちんとしてくれるとっても便利なサービスでした。
- fondeskのここがスゴい！
- ・導入がともかく簡単で速い。最短で5分。
・月1万円から使えてリーズナブル
・連携ツールが多い
・受電の連絡が早く、内容も的確
・大事な用件の電話だけを選別できるので無駄なことにリソースを取られない
・オフィスの電話が全く鳴らないので作業に集中できる
特に僕のような集中作業の多いエンジニアにとって、電話から解放される時間を作ってくれる、天使のような存在かもしれません。
- こんな会社にオススメ！
- ・スタートアップで人数が少ない
・電話番を雇うことにお金を使いたくない
・会議やイベントでオフィスに人がいなくなることがある
LIG限定！初月基本利用料半額キャンペーン実施中
しかもLIGからの申し込みで初月基本利用料を半額にしてくれるんだとか….!
特典用の紹介コードは「BY573」なので、セットアップのときに忘れずに入力するんだぞ！
実際に触れて見て、窓口業務にリソースを割けない会社には助かるサービスだなと思いました。fondesk、とりあえずオシャレなHPを見てみることをおすすめします！
