こんにちは。もーりーです。
働いている会社の定時が決まっているのであれば、遅刻せずしっかり朝に出社するべきだと考える社会人としての僕がいる一方、通勤時間ももったいないし会社に必ずいなくてもデザイン仕事はできるのではないか？ と考える僕もいます。
残念ながらLIGはフレックスタイム制度は導入していないので、僕はきっちり定時の10時には出社しています。しかしたまに体調や都合により自宅で作業する場合もあります。
そんなときでも、プロジェクトメンバーから「もーりーはリモートワークでもまったく支障なく仕事ができるな」って感じてもらえるようにしたいと思っています。ただ、そこで重要なのがコミュニケーションです。
会社で仕事する一番のメリットはコミュニケーションがとりやすいことです。出社して同じ時間を同じ場所で共有することでプロジェクトが円滑に進むのだと思います。逆にリモートワークの一番の難点はコミュニケーションです。
そこで今回はリモートワークでも距離感を感じない僕なりのチャットでのコミュニケーションのコツをご紹介します。みんなで上手にリモートワーカーになってストレスフリーな社会を作っていきましょう！
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テク①即レスする
まず、相手からのチャットにはなるべく即レスすることを心がけています。一言、二言でも良いです。なぜかというとチャットでの遅延は相手にストレスを与えます。ちゃんと仕事してるかなという不安感を持たれるからです。
それを回避するためにはガジェットで解決するのが得策です。
スマホにアプリを入れておく
今の時代、よくもわるくもスマホがあればある程度の仕事はどこでもできるようになりました。スマホでもチャットの通知はきますし、返信も可能です。できれば積極的にスマホは活用した方がよいです。
Apple Watchの通知機能を使う
さらに僕が通知に素早く気づく方法としてApple Watchを活用します。
チャットが届くとスマホと連動しているApple Watchがブルっと手首で振動して通知が来たことに体で気づきます。正直にいうと、振動が強すぎ&通知が多いときはずっとブルブル震えていることもあり、一時期ノイローゼになりそうなときがありました。そのときは意図的に通知を未設定にしました（笑）。
でもそれぐらい、効果は絶大です。
テク②絵文字/顔文字で愛嬌のある文章
チャットでの難点は感情や想いが伝わりにくいことです。文章だと感情が伝わりにくく、なにも装飾もなく返信すると、「この人は無愛想だな」と感じさせてしまうケースもあります。
ですので、積極的に絵文字/顔文字は使っていきたいです。
和やかな印象の方が相手も気持ちがいいですし、愛嬌が良ければ得することはあっても損することはなにもありません。
テク③箇条書きで簡潔に
長文を読むのは相手にとってとてもストレスフルです。ましてや忙しい相手だと読む時間も取れないため、なるべくなら箇条書きで簡潔にまとめて伝える方がベストだと思います。
- 悪い例）
- 3月18日月曜日の「月末デザイナーMT」は14:00〜15:00の間、2階大会議室で行います。内容は「1.月末成果物共有」「2.LIGブログ共有」「3.その他共有事項」になります。不参加の方はもーりーまでご連絡ください。
- 良い例）
- 3月18日（月）月末デザイナーMT
- 場所：2階大会議室
- 時間：14:00〜15:00
- 内容
- 月末成果物共有
- LIGブログ共有
- その他共有事項
※不参加の方はもーりーまでご連絡ください。
また長文だと重要な情報や単語も埋没してしまいます。
意図的に要所を作っておけば全体像を把握しやすいです。誰でもそうだと思いますが、Webサイトで記事などを閲覧していても最初から全文を読むことってまずありません。
だいたいは見出しを追って全体をある程度把握してから読み進めると思います。これはUIの参考書などでも紹介されています。
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テク④定型文を決める
即レス化にも通じますが、ある程度、定型文を決めておきそれを上手に使い分けることで即レスと円滑なコミュニケーションを同時に行うことできます。
以下は「接客8大用語」にならって僕なりの「チャット8大用語」として8つの言葉をまとめてみました。
チャット8大用語
ありがとうございます！
感謝の言葉はコミュニケーションの基本です。何か相手がしてくれたら素直に感謝の言葉を述べましょう。
承知しました！
何かを理解したときに、目上の方に使う言葉です。相手からのチャットの内容を理解したタイミングで積極的に使いましょう。
了解しました！
何かを理解したときに、同僚や目下の人に使う言葉です。“承知しました”だと、堅苦しすぎる場合はこちらを使いましょう。相手からのチャットの内容を理解したタイミングで積極的に使いましょう。
申し訳ございません！
悪いと感じたら素直に謝りましょう。
恐れ入ります！
謝罪や感謝の気持ちを表現するため、どちらの場合でも使える汎用的な言葉です。
確認します！
チャットの通知を確認したが、内容までは時間の関係で確認できていない場合に、一旦使う言葉です。反応があることはコミュニケーションにおいて相手に安心を与えるため、内容を確認してから返信するよりも、まずは確認しますと一言返信しておいた方が信頼につながります。
確認しました！
内容の確認後に使う言葉です。
🙇 / m(_ _)m
上記7つの言葉全てに併用できる便利な表現です。土下座ははるか昔から使われる日本の礼式のひとつでありますが、現代でも表現方法を変えても深い謝罪や請願の意を表すものとして幅広く使われいます。積極的に使っていきましょう。
テク⑤装飾機能を活用
「Chatwork」などでは、タグによる文章の装飾ができます。
文章をわかりやすく装飾するした方が相手に伝わりやすいので、基本的な機能は覚えておいていつでも使えるようにしておきましょう。以下はチャットワークでのタグの使用例です。
「Chatwork」でよく使うタグ（抜粋）
罫線タグ
- [hr]
囲み枠タグ
- [info]内容[/info]
囲み枠タグ（見出しあり）
- [info][title]見出し[/title]内容[/info]
テク⑥定時後/休日中のメンションはNG
定時内でのチャットでのやり取りの際には、メンションをつけるのは相手に通知を送るという意味でも積極的に行った方が良いですが、定時後/休日中の通知は仕事の上でストレスフルなので極力避けるた方が良いです。基本マナーです。
自分のプライベートの時間に仕事の通知が来ることを想像してみてください。あまり気持ちよくはありませんよね。
どうしてもメンションをつける場合は、「終業後に申し訳ございません」など謝意を込めた文章を追加するが無難です。
まとめ
今回は“リモートワーカーになろう”という目的で記事を書きましたが、決してリモートワークに特化した記事ではなく、すべての状況において使えるテクニックだと思います。僕も決してコミュニケーションは得意ではないですが、同じプロジェクトに参画しているメンバーにはなるべく気持ちよく仕事をしてもらいたいです。
上記は僕が行っているコミュニケーションテクニックの一例ですが、最終的に重要になってくるのは相手を思いやる心です。それさえあれば自然と相手も思いやりをもってくれて、プロジェクトもスムーズに進行するのではないでしょうか。
会社でもリモートワークでも気持ちよく仕事がしたいですね。
以上。もーりーでした。
もうすぐ春ですね！ これから毎週水曜日に、デザイナー・もーりーが、少しだけ闇を感じる働き方についてのお役立ち情報をお届けします！ お楽しみに！
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