やっとかめだなも！ 東京都台東区は新御徒町で働く、名古屋出身・Webディレクターのちゃんれみです！
今回は、タスクの整理やそのタスクを完了するためのコツについてお話いたします。
そもそも「タスク」とは？
タスクとは「課された仕事・課題」のことです。
タスクは日々の細かい作業を指すことが多く、1つの目的に対して複数のタスクが集まると「プロジェクト」と呼ばれます。
タスクの整理方法
洗い出しと優先順位づけをしよう
実はLIGブログでもタスクの洗い出し・整理について取り上げている記事は多く、なかでもよく用いられるのが「GTD」という手法です。
「Getting Things Done」の略で、直訳すると「仕事を成し遂げる」という意味になりますが、タスクとプロジェクトを整理して管理するフレームワークのことです。
「GTD」についてはタスク管理の鬼、Webディレクターのともぞうが書いた記事があるので、ぜひこちらもご一読ください↓ ディレクターなら身につけておきたい！GTDに活かせるタスク管理術［入門編］
ともぞう
タスクの優先順位をつけるコツ
「タスクの優先順位をつける」と一口に言っても、優先度の高そうなタスクが同時に発生することってありますよね。そんなときに、おこなっていることをご紹介します。
まず、目の前のタスクを以下の3つの観点で判断し、上から順に該当する項目が多いものから優先順位を高くします。
- 緊急性が高い
- 影響範囲が広い
- タスク処理にかかる時間が短い
つまり、最優先すべくは「緊急性が高く影響範囲も広く、タスク処理にかかる時間が短いもの」、次いで「タスク処理に時間はかかるが、緊急度が高く影響範囲が広いもの」といった順です。
「影響範囲」というのは、簡単に言うと「自分がそのタスクをやらない（やる）ことで影響を受ける人の多さ」のことや、他者の確認がいるなど「自分1人では完了できないタスク」のことを指しています。
タスクの管理方法
ツールを一元化しよう
タスクを管理する方法として、PC上でタスク管理ツールを使う場合もありますし、付箋を使ってアナログで管理する場合もあります。
せっかく整理したタスクも、ツールがバラバラだと見落とすきっかけになりかねないので、自分の一番やりやすい方法を見つけ、一元化することを心がけましょう。
また、複数のツールを使い分ける場合は、しっかりとツールごとの役割分担を決めておくことで、「あれってどこを見ればわかるっけ？」という迷いを防ぐことができます。
ちなみに私はRedmineとTrelloの2つを使ってタスクを管理していますが、Redmineはプロジェクトの管理、または日単位の大きなタスク進行の管理用、Trelloはプロジェクトに限らず、時間・分単位の細かいタスクの管理用として使い分けています。
タスクを確認する習慣づけをしよう
タスクは整理したら、ただ進めるだけでなく、遂行中に確認・見直しをすることが大事です。なぜかというと、遂行中に状況が変わったり、思ったように進行しないことがあったりしたときに、再整理するきっかけになるからです。
ちなみに私は、1週間のざっくりとしたタスクを日曜日の寝る前にカレンダーの予定を見ながらイメトレして、月曜日の朝に当日のタスクとその週のタスクをTrelloにざっくり書き出しています。
そして毎朝当日のタスクの洗い出し・整理を繰り返し、帰る前にもタスク漏れがないかの確認をしてから会社を出るようにしています。
これを続けていたら、翌日・翌週のタスクを確認しないと寝れない、タスク漏れがないかの確認をしないと帰れない体になりました（笑）。
1日の半分が過ぎたら、優先順位の見直しをしよう
前項目でも触れましたが、あらかじめ整理しておいたタスクが予定通り進むとは限りません。
その場合、後続のタスクがどんどん後ろ倒しになり時間を圧迫していきます。
とくに進行中のタスクが詰まって後ろ倒しになっている場合は、今のタスクよりも「緊急度が高く」「影響範囲が広く」「処理にかかる時間が短い」ものの優先順位をあげる、逆に緊急度の低いものを翌日にまわす、などの調整をし、1つでも多くのタスクが遂行できるようにします。
タスクの遂行方法
完了条件を明らかにしよう
完了条件が曖昧なタスクは、完了したという判断がしづらいため、ずっとタスクとして残り続けることになりかねません。
たとえば「明日の打ち合わせの準備をする」をタスクとして挙げた場合に、なにをもって準備が完了したか判断しづらいですよね。
「アジェンダを作る」「オフィスまでの行き方を調べる」「アジェンダを印刷する」など、タスクの完了条件を明らかにすることで、やるべきことの明確化と、タスクが完了していく実感を得られます。
今だけじゃなく、過去と未来のタスクも把握しよう
プロジェクトにおけるタスクには、今だけでなく前後（過去と未来）のタスクも存在しています。
たとえば「カレーをつくる」というプロジェクトがあったとして、次に設定しているタスクが「にんじんを切る」だったとします。
この場合、その前に「にんじんが冷蔵庫にあるか」の確認を終えている必要がありますし、その次に「にんじんを茹でる」というタスクがあれば、茹でるための鍋やお湯を用意しておく必要があります。
こういった前後関係をあらかじめ理解しておくことで、タスクの抜け漏れや、いざタスクを進めようとしたときに「準備ができてない！」なんてことでタスクの進行を妨げることもなくなります。
タスクが完了した喜びを感じよう
タスクは「作業」と訳されることもあり、つい淡々とこなすことばかり考えてしまいますが、タスク遂行力を上げるには「達成感」や「タスクを完了させる楽しさ」も不可欠です。
私はTrelloに「done!」という終わったタスクを入れるリストを作成して、完了したタスクをそのリストに移していくという方法で、どんどんタスクが片付いていく楽しさと、終わったタスクを一覧することで達成感を感じられるようにしています！
おわりに
いかがでしたか？ タスクの管理については、ツール1つとっても人によって方法がさまざまですよね！
いずれの方法でも「漏れないこと」「忘れないこと」そして「楽しく進められること」が大切だと思うので、自分に合った方法を見つけていきましょう。
それではまた、ちゃんれみでした！
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