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2017.06.07

ディレクターなら身につけておきたい!GTDに活かせるタスク管理術[入門編]

ともぞう

こんにちは! ディレクターのともぞうです!

いつの間にか暑くなって外を歩くのが辛くなってきました。
毎年思うのが「去年ってこんな暑かったっけ!?」。
人間の記憶なんてたかが知れてるなーっと、毎度思います。

 
さて今回は タスク管理 についてです。

ディレクターという職種柄か、差し込みタスクが多かったり、連絡するなどのとても細かいタスクがあったりと、タスクが漏れててしまうことがあったりすると思います。そんな風に漏れが続いて連絡が遅れたりすると、クライアントの信頼を失うことに繋がったりと、小さなタスクでもバカにできません。

そういった事態を防ぐうえで、重要になるタスク管理。
今回は、タスク管理術の入門的な内容をまとめてみました。

 

タスク管理の重要性

タスク管理ができている状態の定義

個人的に、”タスク管理ができている”というのは下記のような状況にあることを指すと考えています。

  1. やるべきタスクを理解している
  2. タスクの期限を守ることができる
  3. いま何をすべきかがわかっている

ざっくりまとめると、正しい判断ができる状態 であることがタスク管理できていると言えるのかなと思います。

 

GTDというフレームワーク

そんな正しい判断ができる状態になるためにいろいろ学んでいたところ、最近 GTD というものに出会いました。

GTD とは Getting Things Done の略で、生産性向上コンサルタントのデビッド・アレンという人が提唱している、タスク管理術です。

GTD は 5 つのステップで構成されたフレームワークです。

  1. 把握する
  2. 見極める
  3. 整理する
  4. 更新する
  5. 選択する

ところどころ例を交えて各ステップを紹介していきます。

 
ちなみにこの 5 つのステップ名には新旧があるみたいで、旧名称は下記のようになっています。
1. 収集 2. 処理 3. 整理 4. レビュー 5. 実行
GTD について紹介している記事でも、公開時期によって呼び方が変わっている可能性があるので注意してください。

 

1. 把握する

まず最初に やること、やるべきこと、やろうと思ったこと を書き出します。

ここで重要なのは、頭の中で「あれをやらなきゃなあ……」と気になっていたことをとにかく書き出して、自分がどういう状況にいるのかを把握します。そして、頭の中を開放してやるのが狙いです。

生産性低下のひとつに 頭の中にタスクが複数ある というのがあります。例えば、「タスクAをやっているのに、タスクBが気になって集中できない」といったような状態を指します。そんな状態にならないために、気になっているものはメモやタスク管理ツールに書き出して、頭の中から追い出します。

 
どういったものを書き出すかというと……

  • Aさんに電話する
  • B社へのメールを返信する
  • C社の提案書をつくる
  • 英語ができるようになる

など、ひたすらタスクだと思ったものや、気になっていること(目標なども)を書き出します。

また、「提案書をつくる」などの大きくて具体的な作業が整理されていないタスクについても、このときに思いつく限りのタスクを考えて因数分解してみます。例えば、提案書をつくるのサブタスクとして「市場調査をする」があったりとかです。

 

2. 見極める

気になることを洗い出したら、何をすべきなのかの判断をしていくことを見極めと呼びます。
どんな基準で見極めるかというと……

  • そもそも、それはやる必要があるのか?
  • 今すぐ対応ができるもの( 2 分が目安)なのか?
  • 誰かに任せることができる、もしくは任せるべきなのか?
  • そのタスクは本当に 1 つだけで構成されているのか?

といった基準をもとに判断していき、仕分けを終えたら見極めは完了します。

 

3. 整理する

実施すべきだと見極めたものを整理します。
タスクをそれぞれカテゴライズしていくイメージです。

例えば……

  • いま行動をおこす必要がなければいつかやるリストへ移動
  • 2 分以内にできることであれば、その場で実行
  • 誰かに任せたなら連絡待ちリストに移動

という感じに仕分けをしていきます。

明日やる必要があるものはカレンダーやリマインダーをセットして、覚えておかないでもいいようにします。
また、1 つのタスクが複数のタスクによって構成されるものであれば、専用のリストを作成します。
GTDでは専用のリストをプロジェクトと呼称します。

例えば、提案書を作成するというタスクは複数のタスクから成り立つものなので、プロジェクトを作成して取りかかることになります。

 

4. 更新する

今までのステップで作成されたリスト(プロジェクト)のレビューを指します。
ここでの目的は常にリスト(プロジェクト)を最新の状態に保つということです。
毎朝、毎週といった頻度で更新をおこないます。

 

5. 選択する

タスクの整理整頓が完了したので、実際に着手するタスクを選択します。
実は、GTD に優先度という概念はありません。
個人的にはすぐに完了できそうで、期限が当日中のタスクを消化していき、時間のかかりそうなものは後回しにすることが多いです。

 

メール整理に応用してみる

メールもひたすらに溜まっていくものですよね。
放っておいたらいつのまにか 100 通も溜まっていたり……と悲惨なことになりがちです。これを GTD のフレームワークで整理をしてみます。

1. 把握する
届いているメールの中に気になるものがあるのかを見ていきます。例えば、購読しているメルマガは 後で読みたいから気になるこれ返信しなきゃいけないやつだから気になる といった具合です。
2. 見極める
自分が アクションする必要があるのか という視点で見極めていきます。ぼくはここで該当しなかったメールは、すべてアーカイブします。メルマガなど後で読みたい系メールは、別のアプリで管理したりします。
3. 整理する
見極めた結果、残ったメールはだいたい自分が返信しなければいけないメールです。2 分以内で返信が完了するお礼メールはその場で打ち返し、他職種に聞かないと解決できない質問メールは ひとまずタスク登録をします。
4. 更新する
毎日、朝と業務終了前に更新をおこないます。ちなみにぼくはデスクトップ通知でこれは関係ないなと判断したら、その場でアーカイブするようにしています。
5. 選択する
ここまでのステップを経て残ったメールは返信しすべきもの かつ ひとりでは解決しないものになりました。あとは、メールの返信ができる状態になるまで 1 つずつタスクを消化していく流れになります。

これを実践して、常にメールボックスが 0 件になるように保つのです。

 

Remember The Milk(タスク管理ツール)の紹介

GTD を実践するうえでぼくが利用している Remember The Milk というアプリを紹介します。このアプリのいいところは、キーボードだけで完結できること です。タスク登録時にタイトルを入力しながら、期日や開始日、プライオリティまでを設定できるので キーボードで完結 できるのです。

有料は年間 $39.99 です。1 日あたり $0.1!

課金をすると サブタスク の登録ができるようになったり、スマホアプリにもリマインドしてくれます。無料でも満足できていたのですが、大きなタスク(提案書つくるなど)が現れた際にどうしても必要になり、課金しました。

公式サイト

 
タスク管理ツールは、有名どころだと TrelloTodoist も人気ですね。
なんとなく LIG 社内は Trello 使いが多い気がします。

 

さいごに

GTD を知ってから以前よりもタスク管理に迷いがなくなり、捗るようになりました。フレームワークなので、これに則ることで考えることも少なくなり、タスクに集中して取り組むことができます。

GTD を実践するうえで気をつけたいのは、「最初から自己流でやったのに何だ全然使えないじゃん!」ってなってしまうことです。そもそも GTD が合っていなかったのか、自己流にしたせいなのかの問題の所在がわからなくなってしまうからです。まずは紙とペンでやってみて、その後自分にあうアプリやツールを取り入れるのが正攻法です!

余談ですが、最近は手ぶらで出社しているんです。カバンを持たないことで気にすることが減ったのか、読書が捗るようになりました。私服 & 手ぶらで電車に乗っているというのは職業不明のように思われかねませんが……。

それではよいタスク管理ライフを!