Web事業部_クリエイティブ
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2018.11.30

Webディレクターアシスタントの失敗談から学ぶ、上司に資料確認を依頼するときに大事なポイント

きくりん

こんにちは! Webディレクターアシスタントのきくりんです!

企画書やお見積もり、スケジュールなど、Webディレクターというお仕事ではさまざまな資料を作成します。目指すは一流のWebディレクター、とはいえまだまだ修行の身。作成した資料に関して、基本的に上司にチェックをお願いしています。

ただ、上司は自分の何倍も忙しいもの。今回は、僕が仕事をする中でやらかしてしまった失敗を例に出しながら、上司やほかの誰かに資料のチェックをお願いするときの大事なポイントをまとめてみました!

対面でレビューしてもらう必要があるとき

レビューのスケジュールを押さえる

過去の失敗 その1
クライアントへの提出が目前に迫った資料。ひとまず完成したものの、上司の予定が打ち合わせなどで埋まってしまっていて、レビューしてもらえる時間がない!!

一番大事なこと、それは、レビューしてもらう時間を先に押さえておくことです。

クライアントへの提出の前に上司やほかの人の確認が必要な場合は、資料の提出日などがわかった段階で、レビュー後に資料の修正が必要になることも考えて、確認が必要な人のスケジュールを事前に確保しておきましょう。そうすれば締め切り直前に慌てずにすみます。

メールやチャットで確認の依頼を出すとき

確認の依頼をするときは、いつまでに確認してほしいかを伝える

過去の失敗 その2
チャットで上司に「資料の確認をお願いします」と送るだけ送って、チェックの期日を添え忘れてしまった。結果、「いつまでに確認すればいいの?」と余計なやりとりが必要になってしまった!

確認のお願いだけされても、いつまでに戻しがほしいのか、期限がわからないと依頼されたほうも困ってしまいます。なにか作業をお願いするときは、作業の内容と、その期限を併せて伝えることで、余計なやりとりを減らすことができます。

確認が必要な人のスケジュールを踏まえて確認期限を設定する

過去の失敗 その3
資料を今日中にクライアントに提出しないといけない、となると昼頃には一度確認の戻しをもらいたい。そこで「14時まででお願いしよう!」と依頼を出したところ、確認する時間がないと怒られてしまった。

確認の期限を設定するときに気をつけなければならないこと、それは、そもそも確認が必要な人の時間を確保できるかどうかです。確認を依頼する人のスケジュールの空き状況や、どれくらい忙しいのかも踏まえて、期日を設定することが重要です。

特に資料の提出期限が迫っているときなどは、無茶な確認スケジュールを押し付けてしまいがちです。提出期限に間に合うように余裕を持って資料を準備し、確認出しができるようにしましょう。

電話で確認・レビューをお願いするとき

話したいことや補足事項をまとめて、事前に送っておく

過去の失敗 その4
上司が出先だったため、電話で確認を依頼したが、「なにを確認したいのか」「資料の補足事項はないか」を先に伝えていなかったため、余計な時間だけがかかってしまった。

電話での確認は、相手の時間をいただくこと、悪く言えば拘束することになるので、どうしても急ぎの場合の最終手段として使うのがベストです。また、補足事項や資料のどういったところを確認してほしいのかなど、あらかじめチャットで送っておきましょう。口頭での説明から入る必要がなく、初めから本題に入れるので効率的です。

番外編

資料の作成が間に合わない可能性があるときは早めに報告する

過去の失敗 その5
「17時に上司に提出する予定の資料の作成がギリギリ間に合わなそう! でももう10分くらいあれば終わりそう!急がなきゃ!」と資料の作成を優先したところ、17時に上司に「資料はまだ?」と指摘されてしまった。

資料の作成、提出が遅れてしまいそうなときは、早めに報告することが重要です。何事も、無断で遅れるのが一番良くないことです。たとえば、ほかの急ぎの仕事が突然入ってしまったなどで遅れる可能性が出てきたときは早めに報告しましょう。そのほうが、のちのち怒られる可能性も低いです。

不測の事態も予想して動く

過去の失敗 その6
上司に確認してもらう予定だったのだが、その上司が体調を崩して会社に来られなくなってしまった。クライアントへの提出当日だったので、バタバタしてしまった。

Webディレクターたるもの、不測の事態も予想し、先手先手で行動することが大事です。突然体調を崩してしまうことなど、誰にでも起こりうることなので(もちろん自分自身にも)、余裕を持って、先回りし、リスクヘッジすることが大事です。

まとめ

いかがでしたか。こうして過去の失敗を振り返ってみると、期限に対してギリギリで動いてしまった結果のミスが多いですね……。余裕を持って進行できるよう、頑張ろうと思います。

大事なことを大きくまとめると、

  • 資料の完成がギリギリにならないよう、余裕を持って作成すること
  • 確認する人のスケジュールをきちんと意識すること
  • 確信しやすいように情報を渡すこと

でしょうか。どうしても自分の資料の作成でいっぱいいっぱいになってしまいがちなのですが、確認してくれる人がいかに楽にレビューできるかも考えられるようになると、Webディレクターとしてもまた一歩、一流に近づけるはずです!

相手にとって気持ちのいい依頼ができるようになれば、自然と評価も上がって、もしかしたらお給料も上がるかも! お給料が上がったら、美味しい羊羹を山ほど食べたいなぁ。

以上、きくりんでした!

それではまた!