Web事業部実績紹介
Web事業部実績紹介
2018.10.16

「いいオフィス」管理人が教える、イベント運営の基本の「き」!

はるちゃん

こんにちは、「いいオフィス」のはるちゃんです!

突然ですが、みなさんは「イベント運営」と聞くと、どんなイメージを思い浮かべますか? ……「大変そう」、「面倒くさい」など、ネガティブなイメージを持つ方もいらっしゃるのではないでしょうか?

そこで今回は、イベント運営初心者の方向けに「知っておくとちょっぴり便利」なポイントをまとめてみました。

事前準備のポイント

イベント当日までの事前準備で何をすればいいのか考えていきましょう!

タイムラインを作る

まずは、タイムラインを作成しましょう。

事前に時間に余裕をもって設定しておく、もしくはプログラムが押しても対応できるよう、空白の時間をうしろに設定しておくことも大切です。

また、当日の準備時間を余裕を持って確保しておくことで、何かトラブルがあったときも安心です! スムーズに会場設営を終えられた場合は、最終確認のミーティングなどに時間を使うこともできますね!

スタッフの役割を明確化する

次は当日のスタッフの役割分担を決めましょう。

その際、しっかりと個々のやるべきことを時間軸に沿って洗い出しておくと、当日指示出しの負担も減ります。スタッフ全員の役割を可視化し、お互いが知っておくことで、協力しあうこともできます。

オススメの共有方法は、当日のタイムラインと役割をまとめたスプレッドシートを作っておくことです!

これなら、いつでも誰でも確認・編集できます◎

例:

レイアウトを決める

レイアウトに関しては、「当日なんとなく並べれば大丈夫」と思っている方もいるかもしれませんが、ここが当日の準備を円滑に進めるための重要なポイントです。

だいたい当日の受付開始時間ギリギリに準備が終わる方は、レイアウトに戸惑う方が多いのです。事前にしっかり決めておくことで、当日の準備がスムーズに進みます!

また、お客さんの導線を意識した受付、椅子の配置にしておくとなおよしです。「いいオフィス」ではさまざまなレイアウトを提案できますので、よかったら参考にしてみてください。

ちなみに、レイアウトだけでなく、会場の設備をしっかり把握しておくのも大切です。たとえば当日プロジェクターでスライドなどを投影する予定がある場合、必ず接続端子を事前に確認しておきましょう(場合によっては端子が合わず、当日急遽アダプターを用意することになる可能性もあります)。

集客、集金方法について考える

オープンなイベントの場合、イベントの集客は大事ですよね。

今回はLIGで使っている集客ツールについて紹介したいと思います。

Peatix
イベント、セミナー、音楽ライブなど様々なシーンで活躍する、集客に強いグループ・イベント管理サービスです。同じ興味・関心を持つ人が集まるグループ機能や、日本最大級のグループ・イベントアプリで、主催者と参加者をつなげます。
(引用元:https://peatix.com/?lang=ja
connpass
connpassはイベントやIT勉強会の開催、さらに参加者の集客に便利です。コミュニティやグループの運営やイベントの検索、事前決済もできます。
(引用元:https://connpass.com/

上記のサービスは、集客の見える化が実現できるだけでなく、事前に参加費の決済が可能である点が魅力です。

事前決済を導入することで当日キャンセルを減らせますし、イベント当日、受付時の決済の手間を省くことができます。

受付時の現金回収は簡単だと思われるかもしれませんが、実際はお客様が財布を出して、現金を受け取って数えて、お釣りを渡す……といった時間がかかるため、受付時間を通常より多めにとる必要があります。

20~30名規模のイベントなら問題ないかもしれませんが、100名規模のイベントを行う際は、事前決済の導入がおすすめです。

告知方法はどうする?

告知には、大きく二通りの方法が考えられます。

・自社SNSを使う
・イベント会場にSNS投稿やチラシの設置をお願いする。

自社SNSだけでは集客が弱い場合、イベント会場に告知をお願いするのも手です。

ちなみに「いいオフィス」では、イベントページや詳細、ビジュアルをいただければ「いいオフィス」のFacebookに投稿したり、「いいオフィス」会員様へ告知させていただくことも可能です。

当日の注意すべき点

次に、イベント当日に気をつけるべきことを確認していきましょう。もっと円滑にイベントを運営をするためのポイントです。

会場についたらすること

いよいよ、イベント当日です。どきどき!

まず会場についたら、スタッフ全員で5分ほどさっと打ち合わせをしましょう。はじめて会場に来るという運営スタッフがいる場合は、どこに何があって、どのように動かすかなどを簡単に共有しておくとスムーズ。レイアウトを変更する際は、レイアウト図をプロジェクターで投影し、パッと見て確認しやすいようにしておくと便利です。

また、お客さまのなかには道に迷われる方や、「本当にここであってるのかな……」と不安になる方もいらっしゃるため、ビルと会場の入り口に案内を貼り付けておくと親切ですね(案内を貼り付けられるかは、事前に会場に確認しておきましょう)。

イベント中にやること

さあ、イベントが始まりました! 開始時にアナウンスしておくといいこと、皆さんはなんだと思いますか?

そう、お手洗いの場所のアナウンスです。小さいことのように思いますが、これがとても重要なんです!!

実際に「いいオフィス」でのイベント中も、お手洗いに立たれる方のほぼ全員に場所を聞かれます。イベントが始まったタイミングの最初の挨拶で、会場の案内としてお手洗いの場所もアナウンスしておくと、運営スタッフの手間が少し減りますよ!

ほかにも、「いいオフィス」のようなシェアオフィスでイベントを開催する場合、イベント参加者以外のお客さまも出入りすることを伝えるとなおよしです。お客さまが初めての会場で戸惑わないよう、必要な情報は事前に伝えましょう。

プログラム終了後にやること

プログラムが全て終了し一安心。あとは参加者の退出を待つだけ……かと思いきや! みなさんスムーズに退出されないことが多いんです。

グループワークで仲良くなった人同士で話が弾んだり、名刺交換会が始まってしまうなど、完全にお客様が退場するまでには意外と時間がかかります。

お客様が帰られないと、片付けや撤収作業もうまく進みませんよね。退場が長引きそうだなと思った場合、アナウンスで会場を空けてほしい時間をしっかりお伝えするのが◎です。

ちなみに…

イベントは大成功で、片付けも終わり! となれば、あとはビールで乾杯したいですよね〜! ここで打ち上げのお店を事前に予約してあれば、もう言うことはありません!

美味しいお酒とご飯で、頑張った自分にご褒美をあげましょう。イベントおつかれさまでした!

さいごに

イベント運営に関して、少しでもイメージがわきましたでしょうか? 「いいオフィス」では毎月10件ほどのイベントが行われているため、スタッフの経験も豊富です。運営方法で困ったことがあれば、なんでもお助けいたしますよ!

「いいオフィス」で「いい」イベントを開催したいというそこのあなた! ぜひご連絡ください。

「いいオフィス」でイベントをやってみたい!

それではまた! はるちゃんでした。