こんにちは、Web事業部マネージャーのさささん（さっさん）です。
突然ですが質問です。みなさんはドキュメント作成（文書作成）に、どのアプリケーションを利用していますか？
「Microsoft Word」でしょうか、「Google ドキュメント」でしょうか。はたまたそれ以外のアプリケーションでしょうか。
LIGでは、「G Suite」を導入しており、ドキュメント作成ではGoogle ドキュメントを利用しています。
- G Suiteとは
- Googleが提供するビジネスに対応した複数のツールを集めたパッケージです。
私のまわりでも、G Suiteを導入する企業が増えてきているように感じます。そして、G Suiteを導入した企業では、ドキュメント作成にGoogle ドキュメントを積極的に利用するようになっているように見受けられます。
また、G Suiteを導入することで、表計算のアプリケーションでは「Google スプレッドシート」、プレゼン資料を作成するアプリケーションでは「Google スライド」、といったサービスも利用しているようです。
今回の記事では、G Suiteを導入したばかりで資料の作り方に困っている方や、もともと資料作りが苦手な方のために、私の自作テンプレートを配布します！ ぜひご活用ください。
G Suiteの特長
Gmail、Google カレンダー、Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライド、Google ハングアウトなどのビジネスでよく使われるツールがクラウド環境で利用できる点が大きな特長です。
インストール型のアプリケーションでは特定の端末でしか利用できませんが、クラウドサービスなので、会社のパソコン、自宅のパソコン、スマートフォン、タブレッド、対応している端末であればどこからでもサービスへのアクセスが可能です。
また、ファイルの共有も簡単に行えたり、ほかのメンバーと同時にファイルの編集を行えたりするので、生産性の向上が期待できる点も特長のひとつだと考えます。
資料作成で利用するアプリケーション
おそらく、G Suiteの中でも利用する頻度が高いのは、GmailとGoogle カレンダーかと思いますが、資料作成に利用できるサービスとして次の3つも外せません。
- Google ドキュメント
- Google スプレッドシート
- Google スライド
普段どのような用途で使用しているのか簡単にご紹介します。
Googleドキュメントの用途
- ミーティングの議事録
- 制作のプロジェクトにおける要件定義書
- 報告書
Googleスプレッドシートの用途
- 案件管理
- 収支管理
- チェックシート
- スケジュール表
Googleスライドの用途
- プレゼンテーション資料
テンプレートのすすめ
LIGでは前述した用途で各ツールを使用していますが、何もない状態から資料を用意するのはなかなか大変です。
毎回、構成を考えながら作成するのは時間がかかってしまうため、ある程度テンプレート化されたものを編集していくことをおすすめします。
ご存知の方もいらっしゃるかと思いますが、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドには、テンプレートを保存して共有する機能がついているので、自分以外の人が作ったテンプレートも利用することができます。効率が良いですね。
そんなわけで、この記事をここまでご覧いただいたみなさんには、私が作ったテンプレートを配布しようと思います。使い方が分からない方、資料作りが苦手な方の手助けになればという気持ちで配布させていただきます。
アジェンダ兼議事録
ごくごく一般的な議事録のテンプレートです。段落や箇条書きを使って、使いやすい構成にしました。
スケジュール
開始日と終了日を入力すると、各項目の日付セルに自動的に「●」が付く仕組みにしています。また、あらかじめ条件付き書式に祝日を登録しているので、祝日の列が赤色で塗りつぶされています。
報告書
2種類の報告書を用意しました。システム会社、制作会社、開発者の方々のために障害報告用のテンプレートも用意しました。各々カスタマイズして使用していただければと思います。
さいごに
今回は自作テンプレートを配布しましたが、もし不具合などありましたら、よしなに手直ししていただけると嬉しいです。もしくはお問い合わせページからこっそり教えてください。
みなさんに利用してもらいたいテンプレートがいくつか出来上がったときは、「第2弾」をやろうかなと思っております。
このLIGが運営しているブログには、スプレッドシートについて書かれた記事がそこそこあると思いますので、ぜひそちらもご覧いただければと思います。
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