CREATIVE X 第2弾
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2018.10.01
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事務作業はプロにおまかせ!社員が重要な価値に集中できる事務代行サービス「BizMow」とは?

岩(ガン)

こんにちは。メディアディレクターの岩(ガン)です。

日頃、ベンチャー企業の経営者の方々からいろいろとお話をうかがう機会が多いのですが、多くの方から「事業の伸び率に対して明らかに人手が足りない」という悩みをよく聞きます。

また、そのような人手不足問題への対策として、一刻も早く採用に力を入れようと考えるのが一般的ですよね。

人手不足に悩むベンチャー企業が抱える課題

・事業は伸びているけど圧倒的に人手が足りていない

・採用活動をすると正規採用までにタイムラグが生じてしまう

・日常的に生じる単純作業を代表あるいは社員が対応しなければならない

・サービスの施策にリソースを割けなくなる

・事業成長の勢いが減速してしまう可能性も……

 

正社員を採用するにしても、応募から正規採用までタイムラグが生じてしまったり、業務に慣れるまでの教育コストやモチベーション管理もなかなか大変なもの。

経営者は現場業務から離れて、経営戦略や組織体制の見直しといった会社の成長につながる、より重要なタスクにリソースを割くべきではないでしょうか?

こういった悩みを抱える経営者の方々に朗報です。

苦労していた単純作業を丸ごと引き受けてくれるオンライン事務代行サービス「BizMow」とは?

BizMowのキャプチャ画像

 

事務作業フローの設計や経理・総務・顧客管理といった業務を、丸ごと引き受けてくれるオンライン事務代行サービス「BizMow」をご存じですか?

BizMow」とは
株式会社お金の家庭教師が運営・提供しているオンライン事務代行サービス。企業の経営理念、ビジョンに合わせて、全国各地に配置されている事務・総務・経理のプロたちが、面倒な事務作業をすべて遠隔で行ってくれる。

選んでいる理由は採用よりも圧倒的なコストパフォーマンスがあったから

今回は、「BizMow」を利用して以降、新ビジネスを立ち上げるなど急成長している株式会社サイトビジットさんにお邪魔して、代表の鬼頭政人さんにお話をうかがってみました。

一般的には社員を採用しようと考えるものですが、あえて「BizMow」を選んだのはなぜなのでしょうか?

インタビューに答える鬼頭さん 人物紹介:鬼頭政人株式会社サイトビジット代表。東京大学法学部卒業後、慶應義塾大学法科大学院に現役で進学し、同大学院在学中に司法試験に一発合格。司法修習を経て都内の法律事務所に弁護士として勤務。著書「頭のよさとは『ヤマを張る技術』のことである(KADOKAWA/中経出版)」も出版している。ジムに通って体を鍛えるのが日課。

事業成長に組織成長が追いついていなかった

インタビューに答える鬼頭さん

ーー今日はよろしくお願いします。早速ですが、「BizMow」を利用したきっかけを教えてください。

鬼頭さん:きっかけは、ルーティンワークを効率化したいと思ったからですね。資格試験学習サイト「資格スクエア」や対面型の「資格スクエア・リアル」といった新規事業が軌道に乗り始めたのですが、それに伴って増えた事務的な作業にかなりリソースを取られていました。

ーー事業成長に組織成長が追いつかず、圧倒的に人手が足りていなかったんですね。

鬼頭さん:はい。「BizMow」を利用した2017年の12月頃は、従業員9〜10名程でサービスを運営しつつ事務的な業務も内製していたので、当時はかなりアップアップしていました。

そんなとき、事務作業を代行してくれる「BizMow」というサービスがあることを知り、最初は「やってみるか」くらいの感覚で月20時間分だけお願いしました。今まで外注を試みて失敗した経験があったので、慎重に進めたかったんですよね。利用してすぐに「これは便利だな」と思い、今では月552時間も依頼するまでになりました。

ーーでも、人手が足りていないのであれば、採用活動をして正社員あるいはアルバイトを雇うのが一般的な考え方だと思うのですが……。

鬼頭さん:そうですね。でも、正社員やアルバイトを採用するとなると、入社するまでタイムラグが生じてしまうんですよ。そもそも、求人広告に募集を出しても、必ずしも弊社が求めている人材を確保できるとは限りません。

仮に採用につながったとしても、モチベーションコントロールが必要となります。元気のない部下を飲みに連れ出して近況を聞いたり、1on1の面談を設けたり……。

ーー単純作業を効率化するために人を採用しているのに、モチベーションコントロールに時間をとられてしまっては元も子もありませんね。

鬼頭さん:もちろん、部下のモチベーションを管理するのも経営者として重要な仕事です。とはいえ、毎回そこに時間を費やしてばかりいては、経営者はいつまでたっても現場業務から離れられなくなってしまいます。

経営者が経理や総務をやらざるを得ないケースは多い

インタビューに答える鬼頭さん

ーー効率化できるルーティンワークは外部に依頼した方が、経営者はより重要な価値にリソースを割けるようになりますね。

鬼頭さん:そうですね。「BizMow」を利用して一番良かったのは、絶対にやらなければならないToDoが減ったことです。

ーー絶対にやらなければならないけど、ついつい忘れてしまう繰り返し業務を内製する必要がなくなった。

鬼頭さん:はい。今まで120%でしていた仕事を80%でできるようになったので、残りの40%を、新規ビジネスの立ち上げや経営戦略、組織体制の見直しなど経営面に注力できるようになったのは大きいですね。

ベンチャーやスタートアップなど、事業の伸ばしたい方向に対して圧倒的にリソースが足りていない企業では、経営者が請求書発行や入出金、顧客管理をやっているケースは意外に多いんです。

ーー時間のかかる繰り返し業務に追われてしまうと、今日やるべきタスクが翌日に繰り越しになって、なかなか重要な仕事に取りかかれないこともありますよね。

鬼頭さん:そうですね。時間のかかる繰り返し作業をしていると「仕事をした気」になってしまうので、とても危険なんですよ。従業員一人ひとりの思考がストップして成長が止まってしまうので。

そうすると当然、会社全体の成長も止まってしまいます。今は従業員も30名近くまで増えて事業も右肩上がりに伸びているので、社内でやる必要のない繰り返し業務はできるだけ「BizMow」に依頼するようにしています。

単純作業を外注することで重要な価値に工数をかけられるようになった

インタビューに答える塚本さん

ーー従業員が増えたことで、当初の課題であった人手不足は解消されていますよね。サービスの利用をやめる、という方向にはならないんですか……?

鬼頭さん:サービスの利用をやめることに関しては、今のところは考えてはいません。「BizMow」が単純作業を代行してくれることによって、事業戦略や新サービスの立ち上げに時間を使えるようになったことは間違いありませんから。

仮にアルバイトや正社員を採用した場合のコストを比較すると、「BizMow」の方がコスパがいいんですよ。

ーーと言いますと?

鬼頭さん:アルバイトを時給1,200円で雇った場合、デスクや椅子を用意したり、状況によっては社会保険に加入してもらう必要もありますよね。また、入社後のミスマッチが生じてすぐに辞められてしまっては、何百万円もの損失が出てしまうので会社にとっては大きな痛手。それに比べてBizMowは社員が辞めるリスクがないんです。


▲社員1名を雇用するのに必要な給与以外のコストは会社によって異なるが、世間一般的にだいたい給与の2倍といわれている

その点、繁忙期や長期の研修休みで社員が不在の月だけという具合に月単位で依頼できますし、モチベーションコントロールがいらないことを考えると圧倒的にコストパフォーマンスが良いと思いますね。

重要な業務にだけ集中できることが社員のモチベーションアップにつながっていますし、信頼して仕事をお任せできるので非常に助かっています。

ーー人手不足や非効率な単純作業を改善できた鬼頭さんが「BizMow」をオススメするとしたら、どんな企業に使ってほしいと思いますか?

鬼頭さん:実はもうすでに、事業の成長に対して担う人が足りていない企業や、弊社のような少数精鋭のベンチャー企業の経営者にめちゃくちゃ紹介しているんですよ(笑)。「仕事に対する責任感も成果物のクオリティーの高さも申し分ないから」って。

絶対にやらなければならないけれど、忘れがちな単純作業を内製しなくてすむ分、ビジネスの立ち上げや企画など「考えること」に時間をかけられるようになりますからね。

ーー本日はありがとうございました!

 

それではここで、「BizMow」導入のメリットをおさらいしてみます。

フロー設計からサポートしてくれる 組織のマネジメント経験のあるスタッフが、業務フロー設計から丸ごとサポート。アウトソースしたい業務が不明確でも、バックオフィスの専門家としてコンサルテーションも引き受けてくれるので問題を可視化できる。
良心的な価格帯 人手が必要な時に必要なだけ、月ごとで利用できる「従量課金制×契約単位」を採用。さらに、余った業務時間を翌月に繰り越せる「自動 de 繰越し」も可能でリーズナブルな価格展開。結果、採用するより「BizMow」に依頼したほうがコストパフォーマンスが高い。
成果物のクオリティが高い 総務・経理・事務の経験豊富なスペシャリストが担当。正確さとスピード性があるため、業務効率化を実現できる。外注することで社内の教育コストはゼロ。

 

BizMowの詳しいサービスを見てみる

 

高いクオリティを維持できる理由とは

リーズナブルな価格帯で、ここまでクオリティの高いサービスを提供できるのはなぜなのか気になって仕方がなかったので、「BizMow」担当者に直接お話を聞いてみました。

日頃どんなことを意識しながら仕事に取り組んでいるのでしょうか?

総務・経理・事務の経験豊富なスペシャリストが業務を担当

インタビューに答える塚本さん 人物紹介:塚本弥優前職では、某飲料関係の購買部門に所属し、顧客や売上管理を担当。豊富な事務経験とスキルを生かし、クライアントの業務や事業内容に合わせてオペレーション設計から課題解決策のディレクションも行う。

ーーいろいろとお聞きしたいことはあるのですが、塚本さんはどのような業務を行っていらっしゃるんですか?

塚本さん:カスタマーサポート、顧客管理や入金管理、請求書発行、お客様へのメール対応といった業務が中心です。さらに、メールの雛形の作成、メール配信など幅広く担当させていただいています。

ーーメール対応って文面を考えたり、誤字脱字がないかどうか何度も読み返して確認をしたり、地味に時間がかかるんですよね。

塚本さん:そうなんですよね。お客様や入金状況を管理するシートの作成も、ひと目で状況が把握できるよう、関数やハイライトの設定などクライアントの要望に応じて柔軟に対応できるよう意識しています。

たったひとつのミスが会社の信頼を損なうリスクもあるので、不安な場合は社内での二重チェックも欠かしません。

ーー猫の手も借りたいほど忙しい少数精鋭の企業にとって、細かい事務作業を代わりにやってもらえるのは本当にありがたいですね。

塚本さん:少数精鋭でやっている多くの企業は、やりたいことがたくさんあってもそれを担う人が圧倒的に足りていません。だからこそ、社内でやる必要のない単純作業はできる限りサポートしたいと思っているんです。

オペレーション設計から課題解決の提案、実装までのすべてを丸ごと引き受ける

ーー塚本さんが業務に取り組む上で気をつけていることは何でしょうか?

塚本さん:遠隔でのサービスではありますが、会社の一員、仲間だと思っていただけるよう、お客様の立場に立った丁寧な仕事をすることを心がけています。

また、そもそもどんな会社を作りたいのか、どんな価値をお客様に提供していくのか、といった根本の部分からヒアリングした上で、課題解決につながる提案をすることが重要だと考えています。

ーー単純作業に追われていると、今抱えている問題が何なのかさえも把握しきれない……ということも発生しそうですね。

塚本さん:はい。むしろ、課題を明確にできている企業さんの方が少ないかもしれません。「こういう悩みがあるんだけど……」とご依頼をいただくことの方が多いので。

だからこそ、実装する前にきちんとヒアリングの時間が重要なんです。現在の課題を洗い出し、目標に向けて動き出すために必要なアプローチを一緒に考えて作業の効率化に向けた提案をさせていただいています。それが、弊社の強みであり最大の特徴です。

ーーヒアリングをすることで、お互いの温度感を把握したり相手の意図を汲み取ったり、今後のやり取りの仕方を組み立てるための材料にもなりますね。

塚本さん:そうですね。入社したばかりの頃は、相手の意図をうまく汲み取ることができなかったり、反対にこちらの意向をうまく伝えられなかったりして、戸惑うことも多々ありました。

メッセージでのやり取りがメインではありますが、疑問点があった場合は必要に応じて電話会議(Skypeやappear.in )で詳細をうかがうようにしています。

相手に負担をかけない細やかな気配りが「またこの人と仕事をしたい」という信頼につながる

ーー確かにお互いの顔を知らない状態のまま進めるよりも、直接会って話をすることによって安心感を持ってもらえますよね。

塚本さん:はい。顔を合わせない遠隔作業だからこそ、積極的にコミュニケーションをとることが、スムーズな対応や信頼関係の構築につながると思っています。
それを実現する上で一番大切なのが、相手への気配りですよね。特にメールの場合は、短く簡潔でわかりやすい文章を徹底しています。

ーー相手への負担を最小限におさえるということですね。

塚本さん:自分の会社でさばききれないから弊社のサービスを利用してくれているのに、工数を増やして相手に負担をかけてしまっては本末転倒です。ですので、相手が気持ちよく楽しく働けることを常に意識しています。

ーーそうなんですね。徹底したサポート体制が「またお願いしたい」「塚本さんにお願いしておけば大丈夫」という安心感や信頼関係につながっているんですね。

塚本さん:そう思っていただけることが、「BizMow」の価値でありこの仕事のやりがいを感じる瞬間でもあるんです。

「BizMow」を利用することで、他のビジネスやプロジェクトに注力できるようになったり、組織の成長につなげられたり、その企業さんにとって必要不可欠な存在でありたいと思います。

少数精鋭の企業を支える「BizMow」担当者たちの高いプロ意識

株式会社サイトビジットさんのような急成長企業の裏には、塚本さんをはじめとしたプロによる徹底されたサポートがありました。

ただ単純作業を代行しているのではなく、「クライアント企業が持つ課題を解決する」という視点を持って業務に取り組んでいる姿勢が印象的でした。

経営者である以上、利益を追求するのは当然のことです。

「業績は伸びているのに人手が足りていない」「事務作業に追われ、本来やらなければいけないことに手が回っていない」ということに悩んでいる経営者の方は、ぜひ一度「BizMow」に相談してみてはいかがでしょうか?

 

BizMowに相談してみる!