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2018.07.03

これを決めればスムーズに進む! 講演・セミナー依頼のポイント

らら

こんにちは、経営企画室で役員秘書を担当しているららです。

秘書業務の一つとして、弊社代表取締役 吉原ゴウ(以下、ゴウさん)にいただく講演やセミナー依頼の調整・資料作成・事後対応をおこなっています。ちなみにゴウさんには、だいたい2ヶ月に1〜2本ほどご依頼をいただいています。本当にありがとうございます!

今日は、今まで調整してきた経験を活かし「この情報があれば、講演もしくはセミナー調整がスムーズに進むよ!」というポイントをお伝えします。

 

講演を依頼する時点で必要な情報

講演を依頼したいときに下記情報がまとまっていると、まずは受諾者のほうで「お受けできるか否か」の判断をつけることができます。
スタートとなるこの部分は、無駄なやりとりなくスムーズに進めたいですよね!

ちなみに、すべて決まっていなければ依頼できないというわけではなく、双方で相談しながら決められるものもあるかと思います。よって、「こんなことを決める必要があるんだな」という視点でご覧ください。

1. 依頼者(企業/団体)情報

もちろん受諾者のほうでも依頼者情報はお調べしますが、事前に情報が記載されているサイトや資料などの案内があると非常に助かります。

2. 講演開催目的

  • なぜ今回の講演を開催するのか
  • 開催した結果どうなりたいのか
  • なぜ受諾者に講演を依頼したいのか

について書かれてあると、本当に自分(受諾者)が受けるべき講演なのか否かが判断でき、また受諾者側からの提案も可能なため、より依頼者の目的に沿った講演内容で会を開催できる角度が高まるかと思います。

3. 講演対象者と人数

講演の聴講者について

  • 特定の企業や団体に属している方か、一般の方か
  • 年齢はどれぐらいか
  • どんな職業の方が多いか
  • 何人ぐらい参加予定か

ということを把握しておくと、受諾者側は講演のイメージがしやすくなります。
たとえば学生さんにお話するのと、企業の上層メンバーにお話するのとでは講演内容もかなり違ってきます。よって、できるだけ詳細情報があると嬉しいです。

4. 講演開催日時

スケジュールが空いているか確認が必要なので、これは必須情報ですね。

5. 講演開催場所

もしも遠方での開催となると、移動時間や宿泊有無を考慮し日程を押さえる必要があるため、日時と併せて場所も必須情報です。

6. 登壇時間(講演プログラム)

講演によっては、「3時間のプログラムのうち、講演者に登壇いただくのは途中の1時間のみ」というものや、登壇時間とは別に「名刺交換」や「懇親会」に参加してほしい、という場合もあります。
講演のプログラムに合わせて、実際に受諾者が登壇する時間・現場にいてほしい時間の情報もあると非常に親切かと思います。

7. 登壇形式

講演者は1人なのか、複数人いるのか。1人で登壇するのか、MCとの対談なのか。はたまたパネルディスカッション? 聴講者と共に座り話しながら進めるワークショップの可能性も?
どのような形式での会なのか、講演者が複数人いる場合、その他講演者の情報も併せていただけると大変助かります。

おそらく人や会社によっては「この人との対談はNG」という場合もあるかと思います。そのようなトラブルを避けるためにも、事前に問題がないか確認しておきましょう。

8. 講演料

依頼者側から事前に提示いただけると受諾者としては助かります。税込みか税抜きかの記載は、後にトラブルにならないよう明確に!

また、遠方開催の場合は交通費や宿泊費についても、どちらがどこまで負担するのか明記されていると良いでしょう。例えば新幹線にしても、指定席料金までは依頼者側で負担し、グリーン車料金の差額は受諾者で出す、という感じです。

詳細詰めのときに必要な情報

受諾者が講演依頼を受けることが決まったら、実際に当日話す内容や必要機器など、詳細を詰めていきます。

9. 講演内容

講演を開催する目的に沿いながら、受諾者が提供できる知識・スキル・情報とすり合わせつつ登壇で話す内容を決めます。
依頼者と受諾者によって、「テーマ」「タイトル」「アジェンダ」「内容」のどこまでを誰が決定するのか異なりますので、双方話し合いながら進めましょう。

LIGで講演をお受けする場合は、依頼者が「テーマ」と「タイトル」を、受諾者が「アジェンダ」「内容」を決めることが多いです。

10. 依頼者の課題/希望/要望

受諾者が講演内容を検討する際、事前に依頼者側の課題や、どんな話を聞きたいかなどの要望をいただけると、より精度の高い講演内容を準備できるかと思います。

また、時には聴講者に事前にアンケートを取り、講演で聞きたい話や登壇者(受諾者)への質問を回収する場合もあります。これは、受諾者としても聴講者の嗜好を把握できますし、聴講者としても聞きたいことを聞けるので、講演会の満足度が上がりオススメです。

11. 資料作成の必要有無

講演によっては、資料が必要な場合と不要な場合があります。
資料が必要な場合は受諾者側も作成工数が必要なため、あらかじめ依頼をいただけると助かります。

12. 資料納品日(資料が必要な場合のみ)

資料が必要な場合、依頼者側でも事前に資料内容の確認や、プロジェクター投影・印刷の確認が必要かと思いますので、いつまでに資料を共有するか双方で確認しておくと安心でしょう。

13. 資料配布有無(資料が必要な場合のみ)

受諾者が納品した資料は、当日プロジェクターで投影するのみなのか、紙で印刷し参加者に配るのか、インターネット上でシェアするのかなど、扱いについても事前に確認しておきましょう。
せっかく登壇は無事好評に終わったのに、後に「知らない間に資料を展開されていた」といったトラブルは、できる限り避けたいですよね。

14. 必要な道具の状況

講演者に関わる道具は下記のものが主ではないでしょうか。

  • PC/インターネット:資料を投影したり、手元で調べ物をする
  • プロジェクター/スクリーン:資料などを投影する際に必要
  • コネクター:PCとプロジェクターを繋ぐ
  • ホワイトボード:書きながら講演したい場合
  • スピーカー:音楽や音声を流す
  • マイク:広い講演会場には必要
  • 登壇時の机:資料やPCを載せるための、登壇者用の机はあるか
  • 登壇時の椅子:登壇時に座る椅子の有無

全て必須というわけではなく、講演によって必要なものは異なってきます。内容に合わせて必要なものが揃っているか確認しましょう。

ちなみに余談ですが、ゴウさんは講演の際に自身のPC/iPadを使用することが多いため、ゴウさんのPCの種類を依頼者側にお伝えさせていただき、コネクターを先方でご準備いただくことが多いです。

また、彼は「静かな部屋で注目を浴びながら一人でしゃべる」という状況が苦痛なようで、自分のPCで音楽をかけながら講演する傾向にあるため、必ずスピーカーがあるかの確認もします。かける音楽はそのときの気分によりますが、最近は自身がプロデュースした「旅と音楽」の音源が多いようです。いい曲ばかりなのでぜひ聴いてみてください。(本当に余談)

15. 講演当日の訪問先

講演当日、「よく考えてみれば、どこへ誰宛てに伺えば良いんだ……? 」ということが偶にあります。講演会場と待機場所が別だったり、建物のロビーで集合など、「どこで」「誰宛てに」なのか、講演前日までには確認しておくと安心ですね。

16. 講演当日の緊急連絡先

当日の緊急連絡先についても双方知っておきたい点です。メールでは間に合わない可能性があるので、携帯電話番号を交換しておくと良いかと思います。

講演後に必要な情報

講演が無事開催されたあとは、お支払いだけです!

17. 請求書情報

受諾者のほうで請求書を作成しますが、その際に下記項目について指定の内容があれば、事前にいただけると対応しやすいかと思います。
また依頼者側にとっては、支払いが「個人」なのか「会社」なのかによって、源泉徴収税について対応が変わってくるかと思いますので、事前に受諾者へ確認しておきたい内容ですね。

  • 宛先
  • 案件名
  • 内訳項目名
  • 金額
  • 請求日/支払日

プラスアルファ

必須ではありませんが、こんなご依頼があるよ! こんなのもあると嬉しいよ! という内容を紹介します。

18. 講演者(受諾者)紹介文と画像

多くの依頼者さまから、告知に利用するため受諾者の紹介(プロフィール)文と画像を送ってほしいとご要望いただきます。ご要望があった際にすぐ共有できるよう、受諾者側でも準備しておくと良いかと思います。

ちなみにゴウさんの紹介文はちょっとユニークです。気になる方はぜひ一度、ゴウさんの講演を聴講してみてください。

19. 事前のお打ち合わせ

依頼者さまによっては、事前にお打ち合わせを設け、直接顔を合わせながら「(1)講演を依頼する時点で必要な情報」〜「(3)講演後に必要な情報」の内容を詰めることもあります。
メールでも特に問題ありませんが、初めてのやりとりとなる場合は、事前にお話ができると双方より安心して進められるかと思います。

20. 講演会の告知協力

ときどき、事前告知のご協力依頼をいただきます。LIGでは、ゴウさんが登壇する講演会について、ご依頼があった場合には公式SNSでイベントのご紹介投稿をしております。お気軽にご相談ください。

21. 食事/飲み物

講演が昼食や夕食時間をまたぐ場合の食事や、講演中の飲み物について、ご準備いただけると非常に助かります。もちろん受諾者側でも準備はしていく心づもりなのですが、過去にトラブルで準備できなかったことがあり……。依頼者側でご準備いただいていたときは、ご担当者さまが天使に見えました。

22. 事後アンケート結果

講演後のアンケート結果を共有してくださる依頼者さまもいらっしゃいます。
こちら、非常に勉強・改善に役立ちますので、共有いただけると非常に嬉しいです!

23. 服装

講演時の服装について、懸念される場合には事前に確認しておいたほうが良いでしょう。

ちなみにゴウさんは、季節問わず基本的に、派手な帽子・派手なTシャツ・派手なボトムに派手なサンダルという服装のため、私は事前に問題ないか確認するようにしています。

 

 

こうやって書き出してみると、けっこう確認する項目ってありますね。
これを一つひとつメールでやりとりすると大変だし、抜け漏れがありそう……。

サクッと数件のメールで決められると、双方にとって良いですね! みなさまの参考になれば幸いです。

【おまけ】吉原ゴウが過去にお受けした講演内容

ここで、ゴウさんにいただく講演依頼のテーマトップ3をご紹介します。

情報発信、Webコンテンツづくり
LIGブログの創始者であるゴウさんの、一番得意とする分野です。
情報発信のコツや、LIGでコンテンツ作りをする際の流れなどについてお話を聞きたいというご要望を多数いただきます。
地方創生
LIGは地方創生分野にも力を入れており、宿・レストラン・サテライトオフィス・イベント・コワーキングスペース・教育・地域おこし協力隊など、さまざまな切り口で地方創生にアプローチしています。よって、そのあたりのお話を紹介してほしい、というお声かけをいただきます。
起業経緯、経営方針、組織づくり
ゴウさんの生い立ちはなかなかユニークで、中卒から、カヤックのインストラクターや雀荘店でのアルバイト、Webデザイナーなどを経て起業しています。また起業後は、当初スタートしたWeb制作事業のみに留まらず、「Life is Good」をコンセプトにさまざまな事業を展開していることから、起業の経緯や組織づくりについて、講演依頼をいただくことも多いです。

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