「Gmailにフォルダはないの？」そんなあなたにGmail特有の便利機能をご紹介します。

こんにちは、Webディレクターのエリカです。

少し前に、Gmailを導入した方から「Gmailってフォルダが使えないんですか？」という質問を受けて驚きました。周囲にGmailユーザーが多いのですっかり忘れていたのですが、Gmailとその他のメーラーでは操作感がかなり違うんですよね。

その質問を受けて、初心者向けのGmail紹介ページを調べてみたのですが、古いページが多くて意外と情報が少なかったので、私なりに記事にしてまとめてみることにしました。

Gmailを使い始めたばかりの方や、Gmailに慣れ過ぎて説明の仕方が分からないと困っている方に届いて欲しいと思います。

ラベルとは

メールを整理する際、一般的なメーラーではフォルダを使います。フォルダは箱のような物で、それぞれのメールはいずれかのフォルダに入っています。一つのメールを複数のフォルダに入れることはできません。

例えば、「大学OB」、「ツーリング仲間」というフォルダ分けをしているとします。ここで、大学OBかつツーリング仲間からメールがきたとき、両方のフォルダに入れたいところですが……それができないため、どちらか片方のフォルダに入れて整理する必要があります。

一方、Gmailでは「ラベル」というものを使います。ラベルとは付箋のようなもので、1つのメールに複数のラベルを付けることが可能です。

例に出した、大学OBかつツーリング仲間のメールであれば、「大学OB」「ツーリング仲間」という2つのラベルを付けて整理することが出来ます。

このラベルを使ったメール整理方法が、Gmailの最大の特徴だと思います。

受信トレイとアーカイブ

一般的なメーラーでは、受信メールは「受信トレイ」という大きなくくりの中で、「大学OB」「ツーリング仲間」といったフォルダに分けられています。

一方、Gmailにはフォルダが無いため「受信トレイ」もラベルの一種という扱いになっています。

勘違いをしている方が多いのですが、Gmailの「アーカイブ」とは、メールから「受信トレイ」のラベルを外す操作を言います。つまりアーカイブをしても、メールが消えたり、検索しにくくなるわけではありません。また、アーカイブしたメールを受信トレイに戻すことも可能です。

すべてのメール ＝ 受信トレイのメール ＋ アーカイブ済みのメール

アーカイブの活用方法は人それぞれですが、

・未読メールを受信トレイに残して、既読メールはアーカイブ
・返信が必要なメールを受信トレイに残して、返信不要はアーカイブ

といった使い方が多いようです。

Gmailを開いて最初に目にはいるのは「受信トレイ」の中身なので、必要なメールだけ残るように整理ルールを決めておくことがおすすめです。

フィルタを使った自動仕分け

フィルタとは、条件を決めてメールを自動仕分けする仕組みです。メーラーによって「メールルール」「メッセージルール」など名前は変わりますが、機能はほとんど同じです。利用している方も多いと思います。

Gmailにはフォルダがないため、標準状態で使用するとすべてのメールが受信トレイに溜まり続けることになります。フィルタを使ってラベルを自動仕分けすると、メールが管理しやすくなりぐっと作業効率が上がるので、こちらも併せて紹介いたします。

受信メールアドレス毎にラベルを分ける

一つのGmailアカウントで、複数のメールアドレスを利用する場合に必要な方法です。

一般的なメーラーでは、複数のメールアドレスを設定すると、自動でメールアドレス毎のフォルダが作られ、メールが混ざることはありません。

しかしGmailでは、すべてのメールが区別なく受信トレイに入り、どのメールアドレスで受信したのかがわかりにくい状態になります。これを解決するため、次の手順で受信メールアドレス毎にラベルを作り、フィルタで自動仕分けを行います。

手順

1. 設定＞ラベル を開く
2. 「新しいラベルを作成」をクリック
3. 「新しいラベル名を入力してください」にラベル名を入力し、「作成」をクリック
4. 設定＞フィルタとブロック中のアドレス を開く
5. 「新しいフィルタを作成」をクリック
6. 「To」に受信メールアドレスを入力し、「この検索条件でフィルタを作成」をクリック
7. 「ラベルを付ける」の項目より、設定したいラベルを選択し、「フィルタを作成」をクリック

送信元メールアドレス毎にラベルを分ける

逆に送信元メールアドレスによって仕分けを行うこともできます。

一般的なメーラーでもよく使われる方法なので、説明は不要かもしれません。メルマガやネットショップからのメールを仕分けする際や、取引先毎にメールを仕分ける際によく利用されます。

手順

1. 設定＞ラベル を開く
2. 「新しいラベルを作成」をクリック
3. 「新しいラベル名を入力してください」にラベル名を入力し、「作成」をクリック
4. 設定＞フィルタとブロック中のアドレス を開く
5. 「新しいフィルタを作成」をクリック
6. 「From」に送信元メールアドレスを入力し、「この検索条件でフィルタを作成」をクリック
7. 「ラベルを付ける」の項目より、設定したいラベルを選択し、「フィルタを作成」をクリック

まとめ

Gmailは非常に優れた検索機能をもっており、AND検索やOR検索を使うことも出来ますし、「必要なメールは毎回検索する」というロックな使い方も可能です。

私は、どちらかといえば細かい仕分けはしないほうで、最小限のラベルだけを付けて、あとは必要に応じて検索をするようにしています。

検索のテクニックについてはGmail公式のヘルプも参考にしてみてください。

Gmailヘルプ＞Gmail で使用できる検索演算子

自分なりの管理ルールを作って、快適なGmailライフをお送りください！