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2018.05.28

秘書ってなに?秘書未経験者の私が、LIGでの役員秘書業務を通して得たもの

らら

こんにちは、経営企画室で役員秘書を担当しているららです。

いきなりですが、みなさん「秘書」ってどんなイメージを持ってますか?
私も興味があるので、さっそくLIGメンバーに聞いてみました。
注)私へのイメージではなく、あくまでも「秘書」という仕事へのイメージです。

・忙しそう

時期によっては忙しい時もあります。

・近寄りがたい

ガーン! そう思われないように注意しているのですが、当たっているかも……。

・才色兼備
・要領がいい
・頭脳明晰
・キャリアウーマン

わーい!

・黒のタイトスーツにメガネでピンヒール
・エロい
・セクシー

テレビや漫画の見すぎかな?


とりあえず、想像していたよりもいいイメージの意見が多くて安心しました。

では次に、どんな仕事をしていると思いますか?
こちらも参考にLIGメンバーに聞いてみましたが、ほとんどの方が

・スケジュール調整
・出張手配
・わからない……ちなみに、ららさんって何してるんですか?

という回答でした。

そうなんです。

「秘書」のお仕事ってベールに包まれていて、イメージできるようで具体的に何をしているのかわからない。不思議なお仕事だなと思います。

私自身も実際に業務をしてみるまでは、どんなことをするのかぼんやりとしたイメージしかありませんでした。

でも秘書のお仕事ってあまり知られていないだけで、実際はものすごく奥が深くて、やりがいのあるお仕事なんです。

そんな秘書のお仕事を知ってもらうべく、未経験者の私が約2年半の間、役員秘書に従事して思う、秘書に必要なマインドと、その結果得られたものについて書きたいと思います。


LIGの経営企画室について

経営企画室とは

秘書についてお話しをする前に、私が所属している「経営企画室」という部署について説明したいと思います。

経営企画室ってなにを目的に業務を行なっているのでしょうか? 「コンサルサーチ」さんでは下記のように紹介されています。

意思決定の責任を持つ中、時間の無い「経営者」の参謀となり、経営者を補佐する業務を一手に担う部門。社長に対して自社の進むべき方向を的確に提案をしたり、その裏付けとなる社内外のデータを収集・分析。また、意思決定のため、経営管理をする機能も必要である。なお、経営企画室や社長室が設置されていない企業では、経理部や財務部、総務部が役割を果たしている企業もあるが、実際には経営企画機能が無い会社もたくさんある。

引用元:経営企画室の役割明確化と、経営企画業務支援コンサルティング

ひと言で言うと「経営者を補佐する部門」ということですね。

では、LIGではどうでしょう?
LIGの経営企画室はこのような体制になっています。

LIG経営企画室の体

ご覧のとおり、所属メンバーと役員が直接つながっており、役員陣の依頼・意見・判断などがダイレクトに入ってくる部署となります。

そもそも、約2年半前までのLIGに「経営企画室」というものは存在しませんでした。

ではなぜ必要になったのか。主な理由は下記の通りです。

  • 会社規模が大きくなるにつれ役員と社員の間に距離が生じてきたため、双方のブリッジ役が必要となった
  • 新規事業や提案を一刻も早く展開するために、素早く機動できるメンバーが必要となった
  • 役員が限られた時間をより優先度の高い事案に割くため、役員の時間を確保するサポーターが必要となった
  • 会社が今まで以上に発展・成長するために、適切な人材の確保と配置計画を経営直下で行う必要が生じた

つまり、会社の拡大に伴い、「役員陣のサポート役」が必要になったのです。

「サポート」といっても、ただ役員に言われるがままにルーティン作業を行うのではありません。自らが主体となってプロジェクトを動かしていけるよう、スキルや知識のキャッチアップ、レベルアップを常に目指す必要があります。

よって、私はLIGの経営企画室の役割は

役員の「パートナー」となり会社経営を支える。
また、役員と社員のブリッジ役として、中立な立場で業務を遂行する。

ことだと考えています。


「会社経営を支える」と言うと難しい感じがしますが、私は人間の身体でいう「心臓のポンプ役」だと思っています。

身体(会社)をより大きく、強く成長させるために、脳(役員陣)は身体(会社)の各機能(各部署)に指令を送ります。

身体(会社)の各機能(各部署)はその司令を受け取った上で、さまざまな動きをします。足を使って早く走ってみたり、手を使って素晴らしい作品を作り出してみたり。その手足が、例えばWeb事業部だったり、スクール事業部だったりするわけです。

心臓(経営企画室)は、手や足のように目立った動きはしませんが、手足やその他各機能(生産部門)が自由に、最大限のパフォーマンスを出せるよう、裏でただ静かに心臓を動かし、絶え間なく酸素を送り続けます。

身体の状態に合わせてリズムを刻み、止まらないこと。それが経営企画室の役割だと考えています。

その役割を全うするために、LIGの経営企画室は大きく3つに役割分担されています。

  • 人事
  • 営業・経営支援
  • 秘書

今回それぞれの詳しい説明は割愛しますが、どの機能も役員と社員をサポートするために重要な役割を果たしており、LIGの経営企画室は各自の得意分野を発揮することで、絶妙なバランスを保っています。

LIGの秘書のお仕事

LIGの秘書とは

  • 役員のスケジュール調整
  • 出張や会食の手配
  • 役員の講演や取材調整、それに伴う資料作成
  • 四半期ごとの全社締め会準備、運営
  • 福利厚生の整備
  • 海外子会社の設立
  • スクール事業や新店舗の物件探し&内装工事
  • 新規事業の提案資料作成
  • 音楽事業/飲食事業の立ち上げ、サポート

上記に記載した業務は、私は普段から担当しているものや、過去に対応したことのあるプロジェクトの一例です。

みなさんがイメージされるような一般的な秘書業務から、「秘書」という枠を超えて対応する内容もあるかと思います。

秘書の業務範囲

ここで冒頭の、「秘書の業務って具体的にイメージしづらいなぁ」というお話を振り返ってみましょう。

なぜ、秘書の業務がイメージしづらいのか。それは、秘書のお仕事は各社各様で、上司によるからだと思います。

例えば、

  • 会社の代表として、上司が講演会で登壇するための資料を作成する
  • 外出から戻ってきた上司のために、好みのお茶を煎れておく
  • 明日、上司がプライベートで参加する晩餐会に着けていくためのネクタイを準備する

あなたは、どれが秘書のお仕事だと思いますか?

私は、すべて秘書の仕事になり得ると考えています。就いた上司が望み、その上司の仕事のクオリティをワンランク、もしくはそれ以上アップさせることにつながるのであれば、それは秘書の仕事の範疇に入るのではないでしょうか。

同じ「秘書」という業務でも、相手(上司)によって対応内容や難易度は異なります。例えば私がLIGで秘書業務をしていても、吉原ゴウ須田允とでは求められる内容が違います。

だから、秘書業務は一言で説明しづらく、イメージがつきにくいのだと思います。

もちろん、秘書は上司の私物ではなく、会社のための減私奉公者でもありません。
上司をサポートすることで会社の成長や発展につながるのであれば、求められた依頼について対応すべきだと思います。逆につながらないと思う内容であれば、お断りしていいと思います。

もしも、これから自分に秘書を就けたいと考えている上司の方、もしくは初めて秘書という業務に就かれる方。まずは互いに膝を突き合わせて、どんな業務をサポートしてほしいのか、どこまでのサポートが必要か、などをじっくりお話ししてはいかがでしょうか。秘書のお仕事は、上司と秘書が二人で作り上げていくものなのです。

秘書に必要な7つのマインド(持論)

私はまったくの未経験でありながら「役員秘書をしてほしい」という依頼を受けました。以後、何度も役員と話し合い、本やWeb資料を読み、悩みながら作り上げてきた「LIGの秘書」というお仕事。

そんな私が行き着いた「秘書に必要な7つのマインド」をご紹介します。あくまで私の持論となりますので、参考までにご覧ください。

①上司の時間を確保せよ

上司から他の人で対応できる作業を剥がし、空いた時間でより重要度の高い事案に時間を割いてもらう。これが秘書としてなによりも重要な業務です。

上司にひと言で回答をもらうためにはどのように報告すればよいか。

上司に懸念や心配する時間を与えずにプロジェクトを進めるためにはどうすればよいか。

品質の高い報告・連絡・相談を追求すればするほど難しく、物事を先読みし準備をしても、上司の要望を100%網羅した内容を提示できることは稀です。いくら準備してもそれに触れられなければ無駄になりますし、慎重かつ丁寧に進めてきた事が上司のひと言で無くなることもざらにあります。

それでも、上司の時間を確保することが会社と社員のためであると心に刻み、日々精進するしかないのです。

②できて当たり前

秘書に任された仕事は「できて当たり前」であり「失敗は許されない」ものです。

なぜなら、自分がボトルネックとなり上司の望んでいることができなかった場合、自分が会社の成長を止め、社員に迷惑をかけてしまうことになるからです。

よって、(たとえそれが自分の未経験の事柄だったとしても)できたらからといって特別褒めてもらえることを望んではいけません。また逆に、少しでも足りないものやズレがあれば、叱りを受けて当然と心得ておくことです。

秘書の仕事に自ら報いを求めてはいけません。

でも大丈夫、必ず誰かが見てくれています。

③最良の黒子であれ

秘書は、上司と会社と社員がより成長し、輝くために存在します。

プロジェクトがうまくいったのなら、それは協力してくれた人のおかげ。うまくいかなかったことがあるなら、それは自分の進め方の責任。

もしも上司がミスをした時、秘書の謝罪で済むのなら、率先して責を負い謝罪します。

これは「秘書が犠牲になりなさい」という意味ではありません。一番スムーズに物事が進み、上司の信頼や評価を下げない方法を選択すべきだということです。

そのための最良の選択ができる、影の存在で居続ける努力と忍耐が必要です。

④勘違いするべからず

優秀で有力な上司に就くと、秘書にもその上司と同じように、とても丁寧に対応してくださる方がたくさんいます。しかし、それはその上司に対するものであり、自分に対するものだと勘違いをして驕ってはいけません。秘書はただの一社員にすぎないのです。

⑤孤独に耐えろ

秘書業務をしていると、自分の意思に関わらず上司の私情や会社の機密事項を知ってしまうことがあります。しかし、それを秘書が洩らすようなことがあってはなりません。

秘書になったばかりの頃、万が一、自分がお酒に酔って会社の機密を漏らすようなことがあってはならないと、他社員とのお酒の場をできる限り避けるようにしていました。

結果、現在社内での飲み友達はほぼいません。さびしい。

もちろん、自分がしっかりとしていればそこまでする必要はありません。伝えたいことは、それほど「秘書が知り得る情報」というものに対して細心の注意を払わなければならないということです。

これが「近寄りがたい」というイメージにつながっているのかもしれないですね。さびしい(2回目)。

⑥そして、役員も孤独だ

仕事について誰かに気軽に相談することもできず、報いを求めてはならない秘書は結構孤独なお仕事だなぁと個人的には思っています。が、それ以上に上司はもっと孤独です。

斬新なことをすれば理解できない人に叩かれ、従来のやり方に固執すれば不満をもった人から非難され、人を導く立場だからこそ褒められたり叱られることも少なく、立場が上になるほど、緊張せずに腹を割って話してくれる社員も少なくなっていきます。たとえ不安で眠れない夜があっても、上司はそれを部下に言えません。いたずらに部下の不安を煽らせてしまうだけだからです。

そんな上司は会社においてとても孤独で、それを理解するのが秘書の役目です。なにか特別なことをする必要はありません。それは、上司に課された試練です。ただ秘書は「孤独なんだ」と理解し、自分がすべき業務をしっかりとこなし、上司が信頼をおける存在になることが大切だと思います。

⑦役員への尊敬 ≦ 社員への尊敬

私は、いつも素晴らしい作品やサービスを生み出してくれるLIG社員にとても感謝しています。私自身はなにかを生み出すようなスキルがないので、憧れに近いかもしれません。

秘書になった時、LIG社員がより働きやすくなるために、困らないために、挑戦するために、自分には何ができるかを考え「上司の向こうにいる社員を見て仕事をしよう。社員に恥じない仕事をしよう」と思いました。今もその気持ちは変わりません。

社員と会社への愛があるからこそ、彼らを守る上司への業務にも力が入るのです。

行き着く先は?

これらのマインドを持って約2年半LIGで秘書業務に従事した結果、私が知り得たものは

  • 経営者の考え方
  • 基本的なビジネススキルの追求
  • 本気を出せば大抵のことはできるという気持ち
  • 普段の自分ではお会いできない方との面会
  • 新規事業が立ち上がる際の流れ

などさまざまです。

もちろん、まだまだ力不足な点は多々あり、日々失敗や反省を繰り返しています。が、ふと仕事以外の私生活で何かに直面した時、業務から得たスキルや知識がとても活かされ自身の助けになっています。

LIGは常に変化をし続け、新規事業も多く、任される範囲も広い会社です。よって、より一層仕事を通じての学びが多かったのだと感じています。

秘書業務は決して華やかなお仕事ばかりではありません。そのほとんどが地味で、誰にも知られず、報われない内容です。でも、上司の立場にならなければ知り得ることのできない世界を見ることができ、そこで自分の想定した通りに物事が進むと、思わずガッツポーズをしたくなるほどの達成感があります。

そして、そんな秘書の仕事はひっそりと誰かが見てくれています。
少しずつ、少しずつ積み上げた信頼と実績は、いつか「あなたに頼んでよかった」「あなたにお願いしたい」という言葉に変わります。

その時の喜びは、日々の反省や悔し涙を上回る価値があります。

それこそが、秘書業務の最大の魅力ではないでしょうか。

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