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2018.04.24

タスク管理ツールRemember The Milk(RTM)が素晴らしいので話をしてもいいですか

まさくに

こんにちは!

バックエンドエンジニアのまさくにです。

僕、Remember The Milkが大好きなんですよね。ご存知ですか、Remember The Milk。変な長い名前なので略してRTMと呼んだりしますが、Remember The Milkはシンプルで多機能なタスク管理ツールです。TrelloとかTodoist、Any.doなどが同じジャンルにあたるでしょうか。

僕もタスク管理ツールをいろいろ試したのですが、何だかんだでRemember The Milkに落ち着いています。もう8年くらい有料ユーザーで使ってる。本当に好き。愛してる。そして同じエンジニアとして、こういうアプリケーションを作れることを尊敬します。

でもこの流れの早いWeb業界にいて、仕事の管理ソフトなど、花粉症で浪費されるティッシュ箱くらい早いローテーションで移ろいゆくものじゃないですか。RTMもそろそろ古参のタスク管理ツールの位置付けで淘汰されていくのでは……。

違うんです。RTMは違うんです。離れられない愛着と、それに応えてくれる機能性があるんです。これまでもLIGブログのいくつかの記事でRTMについて簡単に触れられているのを僕は黙って見ていましたが、全然足りていない。LIG、RTMへの愛が全然足りていない! ということで今回満を持して僕がRemember The Milkの記事を書きます!

ちなみにひたすら自分が思うRTMのいいところを語るだけなので、下記の事柄については書きません。

  • RTMの基本的な使い方
  • RTMのプランや機能比較
  • GTDの詳細

それでは、僕の愛、Bobに伝われよ!
(Bobが誰なのかは後述)

Remember The Milkとは

そもそもRemember The Milk(RTM)とは、2005年10月、GmailにインスパイアされたEmilyとOmar、それからBobによってリリースされた、タスク管理ツールです。

RTMはシンプルなUIと高いユーザービリティ、必要十分な機能性を兼ね備え、起動スピードも早く、タスクを管理し完遂するということに関して、不要なノイズが入らないようになっています。かつ、運営スタッフとユーザーとの距離も近く、遊び心も捨てていない、現状、僕の中で最強のタスク管理ツールなのです。

RTMの特徴は、後述の「RTMのいいところ」で語らせてください。ちなみに2008年1月23日とメチャクチャ古い記事なんですが、共同設立者が来日した際のインタビューがITmediaにあります。僕はこれを擦り切れるまで読みました。

GTDの話をしておかなければならない

「RTMを語る時、そこにはGTDがある」と言っても過言ではありません。GTDとは「Getting Things Done」の略で、デビット・アレンという方が提唱したタスク管理術を指します。僕は基本的にGTDに沿ってRTMを運用しているので、GTDについても触れておかなければなりません。

もしGTDにご興味があれば「仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法」とか「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」とか、有名な書籍がいくつかあるので、そちらをご参照いただくか、概要はWikiなんかをご覧いただくとご理解がスムーズかと思います。

GTDでは「収集」、「処理」、「整理」、「レビュー」、「実行」というプロセスでタスクを管理することによって、ストレスなく集中して仕事を遂行していきます。GTDの詳細は本稿の論旨ではないので、「RTMはGTDというタスク管理術と相性がよい」程度にお考えください。

ですがRTMの良さを語るにあたって、どうしても僕の運用方法をご紹介する必要があります。「収集」、「処理」、「整理」、「レビュー」、「実行」というGTDの各プロセスに対して、僕がRTMでどのように対処し、タスクを完遂しているか下記で簡単に述べておきます。

RTMでタスクを収集する

タスクの収集とはタスク、仕事、懸念点、心配事、自分の脳内を圧迫するあらゆる対応が必要なことを1ヶ所に書き出すことを指します。GTDを始めるとき、この「収集」はかなりの時間をかけて丹念に項目を出していきます。それこそ「牛乳を買う」から「総理大臣になる」まで。

またタスクは常に増え続けるので、必要に応じて追加する必要があります。僕の場合は、気になることはすべてRTMのInboxリストへ投げることにしています。時間がなかったら本当に連想して思い出せる範囲のひと言だけでも。それだけで漏れるタスクは激減します。

RTMでタスクを処理、整理する

処理はそのタスクを本当にすべきか、誰かに依頼すべきか、すぐ対応すれば終わるのか、などの判断を行うこと。整理とは処理されたタスクを実際に実行するためにリスト分けして、取り掛かれる状態にすることを言います。GTDの文脈では処理と整理は別々のものとして語られますが、RTMはリスト分けも容易なので、僕はいっぺんに行ってしまっています。邪道でしょう。

僕の場合、Inboxに入ったタスクはかなり雑然としているので、そのネーミングから見直します。なぜかと言うと、RTMの良さを活かすためにはある程度タスクの命名規約を自分の中に持っておくと、検索性能が格段に上がるからです。

ここで対応日や締め切り、毎週すべきか否か、場所はどこなのかなど、タスクの属性を入れ込みます。ユーザビリティの高いRTMが最も輝くシーンと言っていいでしょう。上から順にタスクを処理、整理していきます。

またすべての対応すべきタスクはリスト(RTM内のカテゴリー)に属するのですが、僕はInboxの他には、action(次のタスク)とsomeday(いつかやる)のふたつしか作っていません。他はタグとスマートリストで分類しています。この理由については後述します。

RTMでタスクをレビューする

タスクは状況に応じてステータスがさまざまに変わるので、定期的にすべてのタスクの処理と整理を繰り返し、タスクのリストを常に最新に保つ必要があります。これをGTDではレビュー(見直し)と言います。

僕の場合、すべてのタスクはInboxかactionかsomedayに入っているので、それらを一度Inboxに戻して、処理と整理を再度行います。毎週土曜日にこのレビューをする時間を設けてあって、今存在するタスクの状況を確認することにしています。

またそれとは別に、特に仕事の場合、タスクの優先度はコロコロ変わるので、一日の終わりに簡易的なレビューを行い、少なくともInboxにあるものを見返します。次の日にやるべきものが入ってきた場合、調整をするか無理をするかを考えて、actionの方へぶち込むようにしています。

RTMでタスクを実行する

Just Do It.

ここまでのプロセスで、目の前にあるタスクには何の疑問や懸念もなくなっているはずです。ただロボットのようにそのタスクを実行します。

僕にとって、RTMのactionに入っているものが、次に実行すべきタスクです。優先度と締切によってソートを切り替えながら、集中して取り組みます。対応が完了したらタスクのステータスは「Complete」となり、アクティブなリストから表示されなくなります。

RTMのいいところ

運用方法をご紹介できたところで、RTMとはタスクを管理できるツールだということは最低限伝わったのではないでしょうか。ではここからは僕が最高級に気に入っているRTMのいいところを一方的に語ります!

シンプルさがいい

まずはこのシンプルさ!

スクリーンショット 2018-03-25 23.57.11

表示されている画像は牛だけ。余分なものに目が行かず、「もうこれはタスクを管理することに特化したんだぞ」という勢いのある思い切り。基本文字情報がすべてです。いくつかのテーマの切り替えも可能ですが、基本このシンプルさは踏襲されます。

例えるならば、魔女の宅急便に出てくるおソノおばさんの旦那さんのようです。寡黙だけど心優しく強く、ユーモラス。そんな日々の伴侶に最適な雰囲気。毎日見るものだから、飽きないように。無駄な機能を付け加えず、削ぎ落とし、長く使える日用品のような佇まい。それがRTM。

ページ自体が545Kバイトと軽いので、手元のChromeですとキャッシュなしで3.64秒でロードが完了しますし、Mac用のアプリもあるので、基本ゼロタイムでタスク登録に取りかかれます。他のタスク管理ツールとまったく比較してないんでアレなんですが、この速度感はタスク管理ツールとして重要なユーザービリティです。

キーボードショートカットがいい

ぜひRTMで「t」を押してください。

タスクを登録するための入力フォームにフォーカスが移動します。何か適当に打ってEnter、いくつかのタスクを登録した後、「j」「k」でタスク選択の移動をしてみてください。まるで油をさしたばかりの扉を開けるようなスムーズな移動であるはずです。ヌルヌル動く。

そうなんです。RTMはその操作のほとんどをショートカットで実行出来ます。慣れればキーボードから手を離すことがなくなるため、ストレスフリーで操作することができるんです。

リストを移動したい? 「gm」です。
タスクの期限を設定したい? 「d」です。
今日のタスク一覧を見たい? 「gt」です。
検索がしたい? 「/」です。

ショートカット一覧が見たい?

スクリーンショット 2018-03-25 23.34.20

「?」です。

スマートリストがいい

タスクの検索をすると「Save as Smart List」というボタンが出てきます。この検索条件をリストとして保存ができるんです。どういうことかというと、例えばRTMでは下記のように複雑な検索が可能です。

スクリーンショット 2018-03-25 0.32.37

これが一度きりの検索ならいいんですけど、もしある一定期間その検索結果を必要とするシーンがあります。例えばプロジェクトに紐づくタスクを毎日確認したい場合ですね。その場合、毎回検索するのは面倒。

そんな時にこの検索情報を保存しておけるのです。保存した検索情報はリストと同様に扱うことができ、この検索結果を常に得られるようになるんです。それがスマートリストというもの。

リストは自分が整理しない限り、そのリストにタスクが入ってくることはありませんし、ひとつのタスクはひとつのリストにしか所属することはできません。

しかし、スマートリストはそのタスクの属性で分別が勝手に行われ、その検索結果に一致する限り全タスク横断的なリストとなります。例えば公私に関係が出て来るプロジェクトなんかでスマートリストを作っておくと非常に便利ですね。

Smart Addがいい

RTMの最大の特徴ではないでしょうか。

task

タスク登録時、キー入力で属性を入力できるんです。タスク管理ツールにおいて、タスク登録は命であると言えます。その点、このSmart Addを使うと、素早く、便利に、気持ちよくタスク登録ができるのです。

何のメタ文字をトリガーにしてサジェストしてくれるかはショートカットと同様に、「?」を押すと、ヘルプを表示してくれます。よく使うのは「~」のStart Date、「^」のDue Date、「#」のタグ付加でしょうか。

フォーラムがいい

RTMには非常にハートフルなフォーラムが用意されています。ご覧ください。
ただサービスを享受するだけでなく、みんなでRTMを良くしていくためにさまざまな質問、議論がなされています。開発者自身もここで返答してくれます。みんながRTMを愛していることが伝わってくる。Webサービスのひとつの完成形の気すらする。

ここでIdeasとして挙げられた機能については、有料ユーザーであれば投票することができて、多くの人が必要としている機能であれば実装されることがあります。(確実にされるというわけではない)

運営がいい

もともと3人(Emily、Omar、Bob)で作ったサービスですが、今や全世界で使われるタスク管理ツールになっています。ですが、今も遊び心は失われず、「Remember The Milk」という変な名前のままのサービスであったり、アップデートのメッセージがユーザーに語りかける口調であったり、年末にはその年のタスク完了数をTweetしようと言ってくれたりする。非常に温かい。

ちなみにBobとは彼です。

スクリーンショット 2018-03-25 23.36.55
https://www.rememberthemilk.com/about/

いやマジで。

職能はChief Code Monkeyとしてチームに参加していますし、使用期限が迫ると彼からリマインドが届きます。

スクリーンショット 2018-03-24 22.31.23

最初この茶番は何やってるのかよく分からなかったんですが、今となってはBobとはRTMであり、RTMはBobなしでは語れません。それほどBobはRTMに寄与している存在だと言えます。このようにRTMは非常にシンプルな側面と、温かい側面で僕らを楽しませてくれるのです。

これが自己流RTMの使い方

使用方法も人によっていろいろ異なるところがRTMのいい所です。長く使ってきて、これがしっくりくるなと思っている僕のTipsを下記に述べます。本当はもっと気をつけているところあるんですけど、ひとまず言語化できたところだけ。よろしかったら参考にしてくださいね。

言語は英語にする

まず基本的に使用言語は英語にしてあります。国やタイムゾーンは日本に設定できるので問題ありません。タスクは日本語で登録します。これはひとえに操作性のためです。

Vimなんかもそうなんですが、ショートカットを使うとき、全角では動作してくれません。英語の国で作られているからです。もう仕方ないんです。タスクやリストの移動、タスクの属性変更、すべてのショートカットは半角でなければなりません。悲しい!

タスクも英語で登録出来ればいいのですが、明らかに日本語の方が一覧性能が高いです。これは日本語の方が一文字で表すことのできる情報量が多いからです。とは言ってみるものの、英語が話せないだけです。悲しい!

ただ、リストやタグは英語で設定しておきます。これは一文字目が英語であることで、ショートカットで移動するときに半角全角の変更が必要なくなり、俄然操作性が上がるからです。

もともと英語の国で生まれたアプリケーションなので英語で扱った方がデザインもしっくりきますし、操作性も格段に上がります。余談ですがGmailも同じ理由で設定されている言語は英語にしてあります。

リストとタグは無闇に増やさない

僕が使っているリストはInboxを除くと、下記のふたつだけ。

  • action
  • someday

タグは下記の5つだけです。

  • life:プライベートなタスク
  • nice:後述
  • target:目標
  • waiting:待ちタスク
  • work:仕事のタスク

RTMのタスクの情報は基本文字列がゆえに、ものすごい汎用性があり、リストもタグも無造作に、無尽蔵に増やすことができてしまいます。これはカテゴライズをするという観点で非常に有利だと考えていましたが、ある時、タスクを検索していて、その考えは誤っていたと気がつきました。

というのも、先述したとおり、タスクは膨大に増え続けるものです。そのため、そのタスク量に応じてタグも増え続けていました。やがて何のタスクに何のタグを振るべきで、そのタグは何という名前だったのか、あのタスクに振られているタグは一体なんだったか、結局、検索をしていることに気がついたのです。

そのため無用なタグ付けは自分の中で廃止し、上記の5つのみ付けるようにし、あとはタスクの命名規則で検索性能を高めることにしました。結局、検索することになるので。RTMは検索も素早いから問題ありません。またこれによって副次的にスマートリストが使いやすくなったのもメリットのひとつです。

またタグの数を5つに制限できたことから、逆にあらゆるタスクにタグを付加できるようになりました。5つ程度であれば検索の取っ掛かりとしては非常に容易です。

noteに経緯を書く

タスクを選択して、ショートカット「y」でタスクに紐づくnote(メモ)を何個でも追加できます。タスクに紐づく情報や経緯、結論、キーパーソンなどを、僕はここにだいたいコピペで雑多に書いています。

このnoteは検索対象にもできるので、「何か引っかかるんだけど何のタスクだったか忘れた」というようなとき、雑な検索で該当するタスクが出てくるようになり、大変重宝します。

またタスクがペンディングになり、未来で対応しなければならない時、noteを読み返すことによって、経緯を再確認することができます。

記法、命名規則を決めておく

これは検索性能を上げるための自分の決め事です。リストは2つ、タグは5つに決めているので、必然的にタスクの階層構造や関連を表すのが難しくなります(サブタスクという機能はあるが閲覧性が低い)。

そのため、この案件であれば、会社名を必ず入れるなどの取り決めを自分で定めていて、多少登録時には面倒なのですが、特に仕事のタスクには統一感を持たせてあります。ポイントはできる限り文字を省略しないこと、端的に書くことです。例えば僕の場合、タスクは下記のように会社名、カテゴリ、内容といった文言で全角コロンで分けられて登録されます。

 

例)
LIG:お花見:場所取り

 

これによってLIGという会社に関係があるもの、お花見に関係あるものが横断的に検索できるようになります。自分がそのタスクを何と名付けたかは、漏れなく重複なく進めるために重要です。

公私のタスクを分けない

これはいろいろ考えて悩んだ結果、今の僕のRTMは公私分けず登録されています。僕は結構公私分けるタイプなので、この判断にはいろいろ試して判断するまでに数年を要しました。もし案件のタスクを見るだけで吐くようになってしまったらどうしよう、逆に仕事中にプライベートな情報を表示するのはどうだろう。

しかしRTMというよりはGTDの観点から、統一されたタスク管理をすべきだろうという結論に至り、僕のRTMは公私分けずタスクが登録されています。

というのも公私横断型のタスクの存在が無視出来ないのです。例えば源泉徴収票を取りたいのは、仕事なのか、プライベートなのか? あるいは社会保険のために自分の保険情報を要求されたら、それは仕事なのか、プライベートなのか?

体はひとつであるために、同時にタスクを実行することができず、公私を分けると管理ができないという考えになりました。幸い、仕事のことを思い出しただけで吐き気に襲われるようなことは今のところありません。

あらゆる思いを書き出しておく

これもGTDの観点からなのですが、自分の内に存在するあらゆる懸念点や願望、心配事を書き下しましょう。非常に面倒なことですが。RTMに書けば書くだけ、RTMは力を貸してくれます。まだ何も思いになっていない、形になっていないもののために、僕はsomeday(いつかやる)のリストと、target(目標)のタグを持っています。

ブルース・スプリングスティーンは「夢を語ろう。夢を現実にするのだ(Talk about a dream, try to make it real.)」と言ったそうですね。ごめんなさい、よく知らないんですけど。

GTDの真髄は「レビューをする」というところだと思っています。一過性の夢や願望を定期的に思い出すことができ、計画を毎週練ったりする。もしかしたらそれがタスクとしてsomedayではなく、actionに入る日が来るかもしれません。

脳内でくすぶって本来集中すべきタスクの邪魔をするより、よほど建設的に考えることができるようになります。書いておきましょう。現実にするために。

niceタグをつくる意味

5つのタグの中で唯一、機能的に不要なものがあります。niceです。これはタスクを完了する時、そのタスクがファインプレーだった時、あるいはいい思い出になりそうな時、niceのタグを付けてから完了とするようにしています。

何の役に立つのか?

完了しているタスクで、niceのタグが付いているもの。時々下記の条件で検索してみてください。

スクリーンショット 2018-03-25 2.01.33

自分の宝物が残っていませんか? そうです。このタグを残して、この条件で検索すると自分の輝かしい実績を振り返ることができるのです。この検索条件をスマートリストで保存して、時折、何となく元気が欲しいとき振り返るのはオススメです。

RTMにもっと求めたいもの

あらん限りにRTMを褒めちぎりましたが、RTMも完璧ではありません。長く使っていて下記のような点にまだ成長の必要性を感じています。これもフェアに伝えておきたいと思いますが、どれも大きな問題ではありません。

外部サービスとの連携部分

これが、弱すぎる……。

RTMだけで完成されているからでしょうか。例えばGoogle Calendarと連携する、というようなタスク管理ツールとして一番考えそうなところで躓きます。できるんです。CalendarにRTM上のタスクを表示させることは、RTMから吐き出されているiCalを設定することでできるんです。

が、全タスク一時間の枠で表示されるんです。RTM上で3時間かかるって設定したタスクもGoogle Calendar上では一時間。これには色んな理由があるらしくてフォーラムでも幾度となく話されています。この課題に対してEmilyが10年前に答えていますね。そもそもStart Dateの機能が追加されたのが割と最近だったり、データがそろわない場合はどうするかなど、色んな課題があるようです。

他にも是非Slackと公式に連携ができるようにして欲しいです。工夫をすればできなくはないんですけど、工夫をしたくない……。工夫した結果は下記の記事に書いたりしてあります。

サブタスクのタグと一覧性能

2016年、RTMは改革の年でした。有料ユーザーにサブタスクが提供されたのです。ですが、このサブタスクの機能が弱いんですー!

一覧ではサブタスクは数字しか表示されません。

スクリーンショット 2018-03-25 2.30.28

またサブタスク自体を検索すると親タスクが一覧で表示されません。

スクリーンショット 2018-03-25 2.31.35

あとサブタスクは親のタグを引き継ぐようなこともありません。これは良し悪しですが、子タスクも別のタスクとして独立しているにも関わらず、多少隠蔽されているのです。ちょっといろいろ使いにくいんですよね……。

ファイルを添付したいときがある

これはワガママだっていうことは分かってて……。この機能を追加することによって、利用規約面、フロントエンド開発、バックエンド開発に膨大な工数が必要ってのも分かってて、機能が煩雑になるってことも分かってるんですが……。

コピペで画像貼れたりするTrelloってやっぱ便利だなぁって思うことがやっぱりあるんです。せめて画像だけ、スクリーンショットだけタスクに紐付いて貼ることができたら、助かる面は非常に多くなると思うんですが、RTMの良さを殺しかねないとも分かっています。

※2018/04/25追記!
なんと! この記事公開同日! ファイル添付機能が! リリースされました! 凄い! 分かり合ってしまったんだね! 愛してるよBob!

このようにファイルを追加すると……

ファイルの添付が出来るようになりました! とても嬉しい! そうか、Google DriveやDropBoxと連携する道を取ったのですね。確かにそれならファイルをホスティングしなくていいですし、さすがRTMです。ちなみにDriveの方を確認すると下記のようにファイルが設置されます。

初期状態ではマイドライブ内のRemember The Milkのディレクトリに自動的に入ります。なるほど! もし可能ならこの保存する場所は明示的に選べるようにして欲しいんですが(設定見当たらず)、一度作られたRmembrer The milkディレクトリは場所を移しても、名称変更しても問題なくそこに蓄積されました。今後仕様変更あるかもしれません。(ゴミ箱に入るとゴミ箱内でファイルが増えていく)

Bob、引き続き頼んだぜ!

まとめ

どうです?

素晴らしくありませんか?

何が素晴らしいって、RTMが素晴らしいと、それを使うユーザーの生活も素晴らしくなることなんです! 生産性向上! 人間関係向上! コスパ向上! 給与向上! そして世界は幸せに包まれるのであった……。ありがとうBob、ありがとう、Remember The Milk……。

ご紹介した中にはいくつか有料ユーザーでなければ提供されない機能もありますが、もしタスク管理にお悩みでしたらフリー版でも良さは伝わると思います。ぜひご試用くださいね。ちなみに去年、有料版は年間価格が$25から$39.99へ値上がりしました。

それでは、まさくにでした。

j a v a