こんにちは、Web 事業部のさささんです。
唐突ですが、新しいパソコンが欲しいです。ハードディスク容量が数百ギガバイトもあるパソコンを買ってしまうと、パソコンにどんどんデータを保存してしまいがちですよね。日頃から保存先を整理できていれば良いのですが、気づいたときにはもう遅い。
そんな事態に陥らないための「データとフォルダの整理」についてお話します。
目次
フォルダとは
まずはフォルダとは何か。大辞林 第三版の解説によると以下のようです。
- フォルダ
- 【1】 書類挟み。紙挟み。ホルダー。
- 【2】 コンピューターのデスクトップ環境で、書類を保存するための区分。
【1】は現実世界での話、【2】はコンピュータでの話ですね。
書類を保存・保管するという意味では根っこの概念に違いはないです。
【2】のなかに「デスクトップ環境」という言葉がありますが、「デスクトップ＝机の上」という意味になるので、コンピュータ自体で扱われている言葉は、現実世界とリンクしていることが分かります。たとえば、パソコンには「ごみ箱」と呼ばれるものも存在します。これも現実世界とリンクさせた結果でしょうね。
ということで、パソコンは現実世界に非常に近い環境であることが分かります。
そのため、コンピュータ上での仕組みを現実世界に置き換えると理解しやすいです。
ではなぜフォルダは存在するのか？ それは探しものを見つけやすくするためだと思います。
補足ですが、パソコン上での「フォルダ」に関しては、Windows OS と macOS とのあいだで大きな違いはありません。そして、書類（ファイル）をフォルダに保存するという機能に変わりはありません。豆知識になりますが、現在の Windows は「フォルダー」、Mac は「フォルダ」と日本語で表記されています。
書類やデータの整理が苦手。こんな失敗ありませんか。
ファルダは書類を保存するための区分でありますが、現実世界で書類にあたるものとして何を思い浮かべますか？ たとえば、このようなものがあると思います。
- 例）
- ・チラシ
・ハガキ
・レシート
・説明書
・住民票
・クーポン券
みなさんはこのような書類をどのように管理していますか？ 私の場合は、家に帰って郵便受けから郵便物を取り出し、部屋に入ると取り敢えず机の上に置いてしまいます。郵便物の内容を確認して、重要ではないものはごみ箱に捨て、重要なものは机の上に置いたままにしてしまいがちです。
この行動を何日か続けて繰り返します。
その結果、重要な書類が机の上に散乱してしまうんですね。
たとえば、返送しなければいけない手紙も埋もれてしまって「すぐ返送しないと！」と思ったときに散乱した書類の中から探すことになってしまいます。紙類は重ねてしまうと、目的のものを探すのに苦労します。ダメですね。
受け取ったときにすぐ処理するか、もしくは整理して保管するかしておけば、このようなことになりません。そんなことは分かっていながらもそうなってしまい、後悔しています。
現実世界における話をしましたが、パソコン上でもまったく同じことが起きます。多忙で心に余裕がないときは、パソコンの「デスクトップ」や「ダウンロードフォルダ」と呼ばれている場所に一次的に保存してしまいます。それを繰り返すと「デスクトップ」も、「ダウンロードフォルダ」もカオスなことになります。
やってしまいがちな例をいくつか挙げてみます。
- 例）※macOS環境の場合
- ・あらゆる書類、データを「デスクトップ」に保存する
・あらゆる書類、データを「ダウンロード」フォルダに保存する
・写真は取り敢えず「ピクチャ」フォルダに保存する
・WordやExcel、テキストファイルは取り敢えず「書類」フォルダに保存する
・別プロジェクトの書類、データを同じフォルダに保存する
このようなことをやり続けていれば、早ければ1か月経たないうちにカオスになっていることに気づき、その状態になってようやく書類とデータを整理しはじめる……という状況になることでしょう。そして、整理が面倒になり大事なデータを削除してしまうことも……。
もしこの記事を読んでいるあなたがプロジェクト管理者だったら、大事なデータを削除してしまうことを想像すると、冷や汗が止まらないでしょう。
では、どうすればよいのか。
大丈夫。データを整理するポイントはたったの3つ。業務効率もアップ！
前述した状況にならないように日頃から心がけることを共有します。ポイントは 3 点です。
- デスクトップに保存しないよう努力すること
- ルールを決めること
- 日頃から整理することを意識し続けること
ポイント1：デスクトップに保存しないよう努力すること
「とりあえずデスクトップに保存」をやらないこと。そうすることで、適切な場所への保存を心がけるようになるでしょう。
ポイント2：ルールを決めること
みなさんのご家庭でも、書類の保管場所にはルールがあると思います。たとえば、黒物家電の説明書や保証書は黒のバインダーに保管、白物家電の説明書や保証書は白のバインダーに保管するなどなど。保管ではないですが、現実世界だとごみの分別のために、燃やせるごみ、燃やせないごみ、プラスチックごみ、それぞれのごみ箱を用意しているご家庭もあると思います。事前に分別することで捨てるときが楽ですね。
パソコン上でも現実世界のようにルールを決めておくことが重要です。
例として、私が決めているルールをご紹介します。
- 例）
- ・デスクトップに保存しない
・ダウンロードフォルダに保存したデータは定期的に削除する
（ダウンロードフォルダに重要なデータを保存しなくなるように意識付け）
・一次保存用のフォルダを作成しない
・顧客ごとにフォルダを用意する
・プロジェクトごとにフォルダを用意する
・全プロジェクトで同じフォルダ構成にする
・関連がないデータは同じフォルダに保存しない
ポイント3：日頃から整理することを意識し続けること
「ポイント1：デスクトップに保存しないよう努力すること」と近しい部分がありますが、どんなに多忙であってもあとで後悔しないために、日頃から整理するクセ・意識を身につけることが大事だと感じています。
「とりあえず」をなくすこと。これに尽きます。
フォルダ整理実践
人によってフォルダ整理の方法はさまざまですが、社内でフォルダを共有するケースもあると思います。今回は LIG 社内で実践中のフォルダ整理についてご紹介します。
以前から社内の共有フォルダの階層ルールはありました。
しかし、保存する場所やツールが増えたり、そのツールがクラウド化したりすることによって、プロジェクトで使用するデータがどこにあるのか分からなくなる問題が発生しました。
そこで、LIG の Web 制作事業の社内共有フォルダの階層を次のようにしました。
- 【 】顧客名
- プロジェクト名
- 00_プロジェクト管理
- 01_企画書・提案書
- 02_要件定義
- 03_画面設計
- 04_デザイン
- 05_開発
- 06_検証
- 07_リリース
- 08_保守・運用
- 20_議事録
- 21_受領資料
- 81_納品データ
- 91_契約書
- 92_見積書
- 93_発注書
- 94_納品書・検収書
- 95_請求書
- 99_外注
- プロジェクト名
※【 】顧客名 の【】内には顧客の頭文字を平仮名で入力します。
- ポイント
- ・顧客名の最上部に頭文字を設定することで、顧客を探しやすい
・フォルダ名に番号を付けることで並び替え機能を使えばキレイに並べることができます
・0 番台は制作フローに沿ってナンバリングしています
・20 番台は会議資料や顧客からの受領データを保存します
・90 番台は主に受発注関係における証憑書類としています
※納品データを 81 番にしていますが、改善の余地がありそうです。
上記のフォルダ内の整理は、各プロジェクトごとに任せています。まだまだ改善できる余地がありそうですが、トライして課題を見つけて改善していくことになるでしょう。
まとめ
いかがでしたか？
パソコンにたくさんデータを保存しているけど探せないという人、デスクトップが散らかりがちな人は少なくないかと思います。探しているデータのありかをわかりやすくするためには、フォルダをうまく使いながらデータを整理できるようにならねばなりません。
まずは、デスクトップに保存しないよう努力すること、ルールを決めること、日頃から整理することを意識し続けることから始めてみましょう。自分なりの整理方法を見つけることで業務効率がアップするかもしれませんね。
みなさんの整理方法で良い方法があったら、ぜひ教えてください！
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