THE SAUNA これが噂のパラダイス
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2013.09.20
LIG PR

幹事が知っておくべき、同窓会を成功させるためのノウハウ。−笑屋の同窓会を利用しよう−

紳さん

こんにちは、紳さんです。

最近、夜を歩くと肌寒いのですが、昼間の暑さのせいで半袖シャツを着ちゃいますね。

突然ですが皆さん! 同窓会をやりたくないですか?やりたいですよね?

とはいえ、事前準備や当日の仕切りなどは大変で、「忙しくて幹事なんて無理!自分主導ではできない!」と思っている人は多いはず。

 

そんなアナタにオススメなのが、「笑屋の同窓会」というサービスです。

笑屋の同窓会とは

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笑屋の同窓会は参加者の会費のみで同窓会をトータルプロデュースしてくれるサービスである。
会場の手配や案内状の配送などの面倒な作業を全て引き受けてくれる上、仮に参加人数が少なかった場合でも最初に決められた会費以上の請求は無いので安心。

世の中は本当に便利になったもので、「同窓会の幹事をサポートし、雑務を全て引き受けてくれる」というピンポイントなサービスがあるんですね。僕も同窓会を開いた際に利用させてもらいました。

今回のステマ記事ではそちらのサービスを紹介しつつ、同窓会を失敗しない為のノウハウを紹介したいと思います。

同窓会を成功させる為のノウハウ

1.最初が肝心!幹事の決め方について

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全ての始まりはここからです。幹事を決める為のコツについて紹介します。

 

幹事を決める

同窓会ともなると100人近い人間が集まり、それを1人の幹事がまとめるのは大変です。

元クラスメイトへの連絡役、そして当日のまとめ役として各クラスで1名、副幹事を決めましょう。参加者を2次会へ誘導する際など、非常に頼もしい存在になります。

目安として学年全体で4クラス120人だとすれば、幹事と副幹事を合わせて5人は確保したいところです。

 

抑えるべきポイント:副幹事への根回しをしっかり行う

副幹事とは連絡を密に取り合い、状況の把握をすると共に感謝の気持ちを常に伝えるようにしましょう。「楽しい同窓会にしたい」という想いは同じなので、真剣にお願いをすればきっと協力をしてくれるはずです。

話し合いで決まった事は各クラスの副幹事を通して、参加者全員に連絡するような仕組みを作りましょう。そうすれば副幹事にリーダーとしての自覚も出てくる事でしょう。

2.細かな事に気をつけたい!事前準備の進め方について

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いざ同窓会を行う為に、どんな準備が必要なのでしょうか。下記に書き留めていきたいと思います。

 

開催日を決める

とりあえず開催日を決めないと話は進みません。人がなるべく集まりそうな日を狙って設定しましょう。

特に田舎だと結婚や就職を機に地元を離れる人も多いので、里帰りをするタイミングを狙うのがベストです。僕の場合は皆が集まりやすそうな盆休みの日を設定しました。

 

会場の手配をする

100人を超える人数の同窓会を開く場合は、ある程度の広さが必要な上、交通の便などにも気を遣う必要があります。しっかりとリサーチを行い最適な会場を探しましょう。

笑屋の同窓会を利用すると非常に楽です。会場のリサーチ、予約、当日の受付や音響機器の準備なども担当してくれます。

 

会費の大体の予想をする

参加人数を完璧に把握できなくても、大体の会費がいくらになるのかは事前に参加者に伝えておかなければ不親切です。

ちなみに笑屋の同窓会なら人数に関わらず、あらかじめ決めた「1人頭いくら」というプランで臨機応変に対応してくれます。人数の変動に合わせてコロコロと会費が変わらないのは予定が立てやすいです。

 

飲み物、料理を手配する

大体の人数さえ把握できれば、ホテルの場合でも、その他の会場にケータリングを手配する場合でもプロの人がうまく手配してくれると思います。

僕の場合は料理内容やお酒なども含め、笑屋の同窓会に全てお任せしました。希望をすれば、予算に合わせて「オシャレなカクテルが飲みたい」などの願望も叶えてくれます。

 

抑えるべきポイント:料理をセルフサービスにすると意外とダメ!

同窓会は懐かしい顔ぶれが集まり、とにかく話が盛り上がります。こういう場合、セルフサービスだと料理を取りに行くタイミングが探しづらく、意外と煩わしいものです。

各テーブルに大皿を用意して、あらかじめ料理を盛り付けておくと皆が気持ちよく過ごせるでしょう。

3.キーパーソンを抑えよう!多くの出席者を集める為のコツ

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上の写真は実際に僕達の同窓会で撮ったものですが、LIGの副社長ゴウと最高技術責任者づやが写っています。そう、2人ともなにげに中学校の同級生だったりします(笑)

…話は逸れましたが、なるべく多くの出席者を集める為に何をすれば良いのかをまとめていきます。

 

名簿(住所録)を作成して案内状を送る

すごく面倒ですが、名簿を作成した上で、皆に案内状を届けましょう。

案内状に記載する情報は

  • 幹事からの挨拶
  • 同窓会を開く場所と日時
  • 会費
  • 幹事への連絡先

などなど。

ちなみに過去のデータを基に名簿を作る場合は、現在の住所が変わっている場合が多いので届かない事もあります。

これも笑屋の同窓会にお任せすると、名簿作り、専用SNSへのデータ登録、オシャレな案内状の作成・配送までを全て代行してくれます。

 

卒業生の皆への連絡をする

案内状を送っただけでは参加者は増えませんし、そもそも案内状が届かない人もいます。

そこで副幹事や既に連絡が取れた人などに協力をしてもらって、皆に連絡が行き渡るように務めましょう。

また、笑屋の同窓会を利用する場合は専用SNSの存在がとても便利です。まだ連絡がついていない人、連絡先がわからない人などが一目でわかるようになりますし、出席or欠席の管理もSNS上で行う事ができて便利です。

 

抑えるべきポイント:各クラスのキーパーソンに協力を要請しよう!

キーパーソン、つまりクラスの人気者・中心人物には特別に連絡を取って味方につけましょう。(副幹事をやってもらえたらベストです。)

できれば各クラスに2人、女子と男子のそれぞれのキーパーソンに協力を仰いで、同窓会への参加を呼びかけてもらえば出席率はかなり高くなるはずです。

4.当日のイベントを考える!楽しい同窓会を行う為の進行

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同窓会当日は何をやれば盛り上がるのでしょうか。進行の流れと共に考えます。

 

幹事からの挨拶・乾杯

皆のグラスに飲み物が行き渡ったのを確認した上で挨拶・乾杯を行います。

参加者全員に「来てくれた事への感謝」、「久しぶりに会えた事の喜び」を伝え、副幹事を初めとする協力者への感謝の気持ちなども忘れずに伝えるようにしましょう。

気の利いたジョークなどは必要ありません。誠実に自分の想いが伝われば、それで十分なのです。

 

催し物を行う

楽しい同窓会にする為に、催し物を行うのも良いですね!

  • 皆で校歌を歌う
  • 仲間たちの過去の写真と現在の写真を比較して変化を見る
  • 当時、好きだった人に愛の告白をするイベント

色々なことが考えられます。

こういった催し物も、希望をすれば笑屋の同窓会が考えて提案してくれます。

 

恩師への挨拶をする

かつての恩師を招いた場合は、しっかりとお礼・挨拶をしましょう。

以前、僕が幹事をやった際にうっかり忘れてしまい、後で後悔する事になりました。(先生、ごめんなさい。)

また、集めた会費の中から思い出になるようなプレゼントを用意できればベストです。

 

思い出の写真撮影

デジカメ、スマートフォン全盛の時代ですので、特に何も言わなくても皆、撮るとは思います。とはいえ、集合写真ぐらいは忘れずに撮りたいですね。

笑屋の同窓会を利用した場合は、スタッフさんがカメラ役に徹してくれるので気兼ねなく楽しむ事が可能ですし、撮り逃しなども少ないと思います。

撮影した写真は専用SNSにアップロードしてくれるので、皆で楽しむ事が可能です。

 

2次会への誘導

「久しぶりに仲間に会えたので、とことん呑みたい!」という人の為に、やはり2次会は必要です。まぁ、日本の風習みたいなものでもありますよね。

もちろん笑屋の同窓会なら2次会も同様に、全ての手配をしてくれます。

 

抑えるべきポイント:2次会への誘導は大変!

会が大盛況に終わる程、その後の余韻は強く残るもの。

「2次会に行く人は移動してください〜!」なんて言って素直に動いてくれる人はほとんどいません。

ここで副幹事、あるいは各クラスのキーパーソンに協力を仰ぎ、皆の移動を促してもらえるようにお願いしましょう。根回しも大切です。

「笑屋の同窓会」ならでは特徴・強み

さらなる高みを目指す為に、「笑屋の同窓会」ならではの特徴・強みについて紹介していきたいと思います。(細かなサービス内容はこちらのページが参考になります。)

同窓会を成功させる為のノウハウを持った上で、こういったサービスを利用できれば最強の幹事が誕生するのです。

1.全国どこでも開催可能!

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沖縄から北海道まで、どこで開催しても担当のスタッフの方が駆けつけてくれます。

ちなみに僕の場合は東京で打ち合わせをし、実際に同窓会を行うのは長野県だったのですが、問題なく対応して頂けました。

 

2.専用SNSが多機能で楽しい!

笑屋のサービスを利用すると、無料で同窓会グラフというクローズドなSNSが使えるようになります。

上に説明動画がありますが、このSNSはFacebookのグループ機能を更に豪華にした様な感じです。動きがあるとタイムラインに情報が流れてきたり、メールでお知らせもしてくれるので、皆が盛り上がっている瞬間を見逃す事もありません。

また、スマホやガラケーに対応していたり、LINEと連携が出来たりと “今ドキな使い方” が可能なのも魅力的!

ちなみに同窓会が終わった後もずっと使えるので、第2弾をやる時に非常に便利です。

 

3.スポンサーが付けば会費が安くなる!

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「笑屋の同窓会」では、会自体にスポンサーが付く場合があります。

スポンサー企業がPRしたい商品を参加者にお土産として配ったりする事で、会費の一部を助成してくれるという仕組みです。

例えば、僕が以前開催した時はインフィニティビューティーという化粧品販売の会社がスポンサーに付いてくれて、1人頭500円も会費が安くなりました。お土産にシャンプーとかリンスなどの試供品を貰っただけなのに、500円も安くなるとはお得です。
私事ですが、この場を借りてあの時のお礼を言わせて頂きます。スポンサーになって頂いたインフィニティビューティー様、ありがとうございました!

まとめ

いかがでしたでしょうか。抑えるべきポイントが理解できたので、すぐにでも同窓会を開く事ができますね!

幹事は参加者から色々と文句を言われる立場にありますが、感謝される事も多いので、失敗を恐れずに何事もチャレンジしてみましょう!

その時は是非、「笑屋の同窓会」を利用してみてはいかがですか?

 

■同窓会プロデュースサービス 笑屋の同窓会