Web事業部実績紹介
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2015.02.26

就活に失敗しない「メール」と「電話」の対応方法ポイント

きょうへい

こんにちは!
最近LINEの通知の8割がディズニーツムツムのハートのおねだりになってきました。メディア事業部のきょうへいです。

就職活動中は電話やメールで社会人と連絡する機会が増えますよね。
普段は社会人の人と関わることも少ないため、電話やメールで連絡するときに担当者に悪い印象を与えてしまわないかと不安になってしまう方も多いのではないでしょうか?

そこで今回は就職活動をしていくうえでの電話・メールのマナーについてご紹介したいと思います。

電話のマナーについて

電話はメールと違い、修正することができません。
電話対応の良し悪しで第一印象に大きな影響を与える可能性もあるので、正しいマナーを身につけておきましょう。

就職活動中は企業の担当者と電話する機会が増え、登録していない番号や非通知から電話がかかってくることが多くなると思います。
企業の方がわざわざ電話で連絡してくる場合は大事な用件(合格通知や面接のスケジュールなど)の場合が多いので、就職活動期間中だけでも上記のような電話にも出るように心がけましょう。
非通知拒否を設定している場合は解除しておいたほうがよいでしょう。

電話に出る時

電話に出るときは「はい、〇〇です」と名前を名乗るようにしましょう。
また、電話番号を登録していて企業からの電話だとわかって電話に出る場合は、大学名も付けて「〇〇大学の〇〇です」と出るとベストです。

友人や家族からの電話ではつい「もしもし」と出ている方も多いかもしれませんが、企業からの電話では不要です。

電話をかける時

こちらから電話を掛けるときもまずは名前を名乗るようにしましょう。
「私、〇〇大学の〇〇と申します」

さらに最初に挨拶をつけ、
「お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の〇〇と申します」
とするとより丁寧な言い回しになります。
緊張しているとつい用件から伝えてしまいがちですが、名前を名乗った方がスムーズにやり取りができるので、電話をかけるときはまず名乗るようにしましょう。

また、予め話す内容をメモに書いておくとよいでしょう。

電話を掛ける環境を整える

静かな場所を選ぶ

電話を掛ける際は、電話を掛ける環境も意識する必要があります。
まずは静かで電波が良好な場所を選びましょう。電波が悪い場所で電話をかけてしまうとスムーズなコミュニケーションができず、重要な情報を聞き逃してしまう可能性があります。

メモとスケジュール表を用意する

次に電話をかける前にメモやスケジュール表を用意しましょう。
日付場所担当者名などの重要事項を、いつでもメモがとれる状態にしてから電話をかけ、メモをした内容に間違いがないか復唱して確認しましょう。

面接の日時や場所を確認する場合は、
「では、〇月〇日に××に伺わせていただきます」

担当者が名乗った場合は、
「〇〇様ですね」
と復唱しましょう。

電話をする時間帯

企業に電話をする際は時間にも気を付けましょう。
電話をする場合は以下の時間帯は避けたほうが良いでしょう。

  • 9:00〜11:00頃 始業開始直後は朝礼や前日の引継ぎ業務があるため忙しい時間帯になります。
  • 18:00〜20:00頃 終業時間付近のため忙しい時間帯になります。

電話を切るとき

電話を切るときは「お忙しい中、ありがとうございました」としっかりと挨拶をして、相手が電話を切るのを確認してからこちらも電話を切りましょう。

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