こんにちは、メディアディレクターのかけるです。
近年、あらゆるビジネスシーンでアナログからデジタルへ移行し、業務の効率化が加速度的に進んでいますよね。
商社や卸売業社が利用している「受発注システム」もそのひとつ。かつては電話やFAXで行っていた受発注業務にも、Webブラウザを介して行うクラウド型システムという新たなツールが導入されつつあります。
しかし、こうした時代の流れに拒否反応を示す企業や小売店も少なくはありません。やはりアナログからの完全脱却は難しいのでしょうか？
そんな懸念を払拭すべく登場したのが、Web受発注システム「MOS」です。
目次
電話・FAXはもういらない!? 使いやすさが決め手のWeb受発注システム「MOS」とは？
受発注業務といえば、以前は発注側が電話やFAXで商品を注文し、それを受注側が自社の基幹システムに入力するのが主流でした。しかしMOSがあれば、スマホやタブレットなどから簡単に発注が可能。注文をインターネット経由で受注側の基幹システムに取り込めば、入力する手間もいらなくなります。
発注側と受注側、どちらの業務時間も短縮でき、効率アップが見込めるというわけですね。
MOSの特徴
●発注者視点で設計されたUIで使いやすい
●基幹システムとの連携でさらなる効率化
●カスタマイズで自社にあった運用ができる
●サポート体制も万全
発注者の環境を考え、とにかく「モバイルで使いやすいこと」に特化しているようです。
今回は実際にMOSを導入し、業務の効率化を実感している洋菓子の総合商社・池伝株式会社さんに詳しいお話を伺ってみました！
従来のやり方に課題を感じていた時に出会ったのがMOS
- 池伝株式会社 経営企画部 土屋大輝さん
- 社内システムの効率化を進めるICT課の主任。
ふだんは名古屋支社に勤務しているが、月イチで東京支社に出張してはSEや営業の同行を行う。「社内のお困りごとを解決しています」（土屋さん）
かける：こちらではお菓子の材料を取り扱っているそうですね。
土屋さん：はい、チョコレートとかフルーツのピューレなど全部で10,000種類以上の商品を、全国の洋菓子店やパン屋、ホテルなどに提供させて頂いています。
かける：注文を受けている取引先は何件くらいあるのですか？
土屋さん：約6,000件ほどでしょうか。全国にある他の拠点でも受注しているので、ココ（東京支社）に絞れば約2,000件です。
かける：それだけの取引先から来る注文を電話やFAXだけでさばけるのでしょうか……。
土屋さん：注文が入ると受注担当者が自社のシステムに入力するのですが、アイテム数が多いので時間がかかりますし、気をつけてはいてもやはりミスが起こることもあります。たとえば、電話注文でフルーツの「ピューレ」と「ホール」を聞き間違えたり、メモを取るのが追いつかなくて書き間違えたり。FAXの場合だとそんなミスはありませんが、時々「チーズ」のように商品名だけが書かれた注文書が届くことがあります。チーズには何十種類もあるのでお客様が何を必要としているかが分かりません。確認のために電話をかけて二度手間になる、ということはよくあるようです。
かける：受注担当さんの負担がかなり大きくなりそうですね。
土屋さん：少しでも楽になればとOCR（光学文字認識）を取り入れたこともありましたが、FAXの汚れを数字と判断して「1個」の注文が「11個」になるなど、やっぱり読み間違いが多くて。何とかしなければと思っていた時に出会ったのがMOSだったんです。
「シンプルで使いやすそう！」 第一印象で感じたMOSの魅力
かける：MOSを知ったきっかけを教えてください！
土屋さん：5年前に私の上司がインターネットで見つけて、「やってみない？」と勧めてきたのがMOSでした。当時はクラウドの受発注システムがまだ珍しくて、MOSはそのはしりだったんです。
かける：第一印象はいかがでしたか？
土屋さん：設計がシンプルで、すごく使いやすそうだなという印象です。スマホやタブレットの画面で見やすいし選びやすいように設計されているので、モバイル端末の操作が苦手なお客様でも迷わずに注文することができそうだと感じました。実際に触ってみると反応速度もいいし、何よりWebブラウザで動くのでデバイスフリーな点も魅力でしたね。
かける：導入に当たってのサポート体制は？
土屋さん：MOSを提供するアクロスソリューションズさんからは営業とSEの方が来てくださって、導入する際には何度も打ち合わせをしています。僕はSEの方と話す機会が多かったのですが、こちらの問題解決のために真摯に向き合ってくださって、いろいろとアドバイスをくださいました。
懸念点は業界のITリテラシー。営業担当と一緒に全国を回った日々
かける：MOSを導入することには不安もあったそうですね。
土屋さん：はい、当時の洋菓子業界はIT化が進んでおらず、ITリテラシーもまだまだ低い状況。「そんなところに最先端の受発注システムが浸透するだろうか？」という心配はありました。
かける：たしかに、得意先の方に理解してもらわないと導入は難しいですよね……。
土屋さん：そうなんですよ。だから弊社の営業担当がある程度見定めて、IT化に抵抗のないお客様を中心に、MOSの導入をお願いすることにしたんです。
かける：手ごたえはいかがでしたか？
土屋さん：割とよかったですね。営業担当と一緒に全国の取引先を回ってご説明したのですが、やはり私のようなシステム担当者が同行すると興味を持って頂けるみたいで。最終的には回った企業の半数以上、お客様全体では約20％の取引先にご賛同いただけました。
受注業務の効率化を実現。お客様から喜びの声と競合他社への意外な反響
かける：実際にMOSの運用を始めて、どんな変化がありましたか？
土屋さん：受注担当者からは、それまで受注業務に費やしていた時間が一人あたり1日1時間ほど削減できたと聞いています。でも、導入当初はちゃんと注文データが入っているのか不安になって、その都度ぜんぶ紙に印刷して確認していたとか（笑）。慣れるまでに時間がかかったみたいですね。
かける：取引先の方々の反応はどうでしたか？
土屋さん：最初こそアレルギー的な反応を示す方もいらっしゃいましたが、ほとんどのお客様がすぐに使いこなしていました。また、「以前はお店や事務所に戻ってFAXを送らなきゃいけなかったけど、MOSならいつでもどこでも注文できて助かる」という声も多かったです。
かける：では、作業効率もかなりアップしたのでは？
土屋さん：そうですね……ただ、お菓子の材料ってここ数年ですごく種類が増えているんですよ。作り手のこだわりで「○○産の材料が欲しい」となると、メーカー側も企業努力を重ね次々と新商品を作る。その繰り返しで扱うアイテム数がどんどん増えているせいか、劇的にラクになったという感覚はないんです。
とはいえ、これをすべて電話やFAXで受注していたら大変なことになっていたはずなので、いいタイミングでMOSを導入してよかったと思います。
かける：確実に改善に繋がっているんですね。その他なにか反響はありましたか？
土屋さん：意外なところへの影響としては、競合他社さんから声をかけられたことがありました。「お客さんに『池伝さんが導入している発注システムが使いやすくてイイよ！』と言われているので、ウチも入れたいと思っているんです」と（笑）。思わぬところで他社との差別化も計れていたようで導入の手応えを感じています。
自社仕様にカスタマイズしてさらに使いやすく！
かける：MOSは基本となるシステムにさまざまな機能を追加できるそうですね。
土屋さん：はい、弊社では導入時と、あとはお客様の要望にお応えする形で導入から1年後にもカスタマイズをしています。
かける：具体的にはどんな機能を入れたのでしょうか？
土屋さん：代表的なところでいうと、まず「いつもの入数機能」。これはいつもご注文頂いている単位がデフォルトで表示される機能です。たとえば缶詰の単位を「○個」と「ケース（12個入り）」から選択できる場合、その取引先がいつもケースで購入していると最初から「ケース」単位が表示されるので、注文間違いがなくなります。
「最速発注機能」は、「この日時までに注文すれば最短で届く」という期限を設定する機能です。以前は期限の後に発注されて最短での配送を希望される方もいましたが、MOSなら物理的に発注できなくなるので、期限を守ってくださるお客様が増えました。
そして「配送確認機能」。ウチの配送曜日が変更になる場合にアラートを出してくれる機能です。たとえばいつも月・水・金だけど来週は月・金のみの配送となると、月曜日に水曜日の分も注文するようアラートが出ます。これはお客様からのご要望で入れた機能です。
かける：今後追加したい、あったらいいなと思う機能はありますか？
土屋さん：まだMOSにはないのですが、「レコメンド機能」が欲しいです。新商品やおすすめ商品の情報を、写真や動画で配信したいですね。あとは「LINE連携機能」。LINEから発注画面に入れたり、受注が入るとLINEに通知がきたり。スマホの操作は苦手でもLINEなら分かるというお客様も多いので、導入してもらえたらもっと使って頂きやすくなると思います。
「洋菓子MOS」の開発で業界へのさらなる普及も現実に？
かける：現在も取引先にMOSの導入を呼びかけていらっしゃるのでしょうか？
土屋さん：はい、新規のお客様には基本的にMOSの導入をお願いしています。コロナ禍でネットショッピングを利用する方が増えたせいか、5年前の導入当初よりは反応がいいですね。あとは私たちからアクロスソリューションズさんに呼びかけて、「洋菓子MOS」も開発して頂きました。
かける：「洋菓子MOS」！？ それはどういったものでしょう？
土屋さん：同業者の方が使いやすいように設計された、洋菓子業界バージョンのMOSです。先ほどお伝えした単位や締め切り日時の設定のほか、商品ごとのリードタイムや配送予定日が分かるカレンダーなどの機能が最初から組み込まれています。これまでも「医療関係MOS」など他の業界バージョンはあったのですが、洋菓子業界向けはなかったので作ってもらいました。
かける：今後ますます洋菓子業界にMOSが普及していきそうですね！
土屋さん：正直に申し上げると、次々と開発される他社の新しいシステムに興味がないといえば嘘になります。でも、実際に検討すると最終的に「今のままでいいかな」と思ってしまう。それほどMOSのシステムは洗練されているんです。受発注システムの先駆者であるMOSにはまだまだ期待しているし、がんばってほしいですね。
かける：ありがとうございました！
まとめ
MOSのポイントおさらい
●モバイル環境に特化したUI
IT化が進んでいなかった洋菓子業界の方々にもすぐになじめる使いやすさ！
●基幹システムとの連携でさらなる効率化
手入力する手間が省けて業務時間削減、聞き間違いなどのうっかりもゼロに！
●カスタマイズで自社にあった運用ができる
導入時はもちろん、取引先の要望に応える導入後のカスタマイズも可能！
●サポート体制も万全
担当スタッフが、企業が抱える問題に真摯に向き合ってくれる！
だから、こんな企業におすすめ！
●取引先が多く受注管理が大変
●電話やFAXでの受注管理に課題を感じている
●受発注者がPCの操作に慣れていない
●発注者が多忙でなかなか社内から発注できない
受発注の作業効率化、システム導入による差別化で顧客満足度向上をはかりたい! とお考えの際はMOSをぜひお試ししてみてはいかがでしょうか？
