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【郵送物処理からの開放】Web上で郵送物を確認できる「atena」はテレワークの救世主でした

しどう

こんにちは、LIGの総務のしどうです。

LIGでは昨年2月からテレワークを導入して、今はオフィスにほぼみんな出社していません。

テレワーク中のLIGオフィス

テレワークって最高ですよね! 通勤時間がなくなるので朝は少し長めに寝ていられるし、周りを気にせず仕事に集中できるし。

でも、経理・総務はそうはいきません!!!

 

コロナでテレワークが当たり前になっても、私たちは出社しなければいけないのです。

そう、請求書や郵便物の処理のために!

 

コロナが流行する前から、毎月発生するこの郵便物の処理は大きな負担でした。

郵便物の仕分け → 開封 → 請求書スキャニング → 会計システムへの取り込み → ファイリング

この作業で月に15時間くらい、つまり約2日かかっています。それを他の業務と並行してやらなければいけないんです。LIGより規模の大きい会社の場合、郵便物はもっと多いので時間もその分かかっているはず。

この大変さ、経理や総務の方ならわかってくれますよね?

しかも子どもの保育園が休園になるなど、出社すらままならないときは大変です。郵便物のために会社に行くのをやめたい……フルリモートを実現したい……。そんなことを考えていたとき、朗報が!

郵便のデジタル化でフルリモートが可能になる「atena」

atena(アテナ)」とは?
会社に届く郵便物を電子化し、システム上で確認できるようにするクラウド郵便受取サービス。郵便物の回収、スキャニング、到着通知、開封、破棄などを代行してもらえる。株式会社N-Technologiesが提供。

私の代わりに郵便物を回収してくれて、中身もWeb上から確認できるようにしてくれるサービスとのこと。おぉ! これを使えばフルリモートできる!!!

でもどのように書類を確認できるのか? セキュリティ面は大丈夫なのか? 気になる点も多いので、詳細をレポートしたいと思います!

郵便をデジタル化する「atena」

郵便物確認業務をお任せ!atenaを徹底紹介

導入時はどんな手続きが必要?

ではまず、導入の流れをサラッと確認しましょう。

▼導入の流れ
(1)HPから問い合わせ
(2)atena担当者からのヒアリング
(3)契約内容の確認
(4)初期設定(管理者アカウント作成、本人確認、回収方法の選択など)
(5)キックオフミーティング
(6)利用開始

ヒアリングから利用開始までは最短で1週間程度とのこと。割とすぐ使えるようになるんですね。

郵便物の回収からatena上での確認までの流れは?

「郵便物を回収するって、実際どうやってやるの?」という部分、気になりますよね。回収方法は次の2つから選べます。

  • atenaの住所を送付先として活用(取引先などに住所変更を伝える)
  • atenaのスタッフがオフィスのポストから直接回収

最初からatenaに届くようにしてしまえば、ポストから郵便物があふれることもなくなるし、atenaに回収してもらう手間も省けます。住所変更が面倒なら、まずはポスト回収からやってみるのが良さそうですね。

サービス全体の流れはこんな感じです。

▼サービスの流れ
(1)郵便物をatenaスタッフが回収
(2)atenaの拠点に集約
(3)スタッフが郵便物の外見を撮影
(4)チャットまたはメールで郵便物の到着を通知
(5)企業は郵便物の外見をチェックし「スキャン」「転送」など次のアクションを指示

郵便物の回収からatena上での通知までは2日程度のようです。

郵便物はどのようにチェックできるの?

続いてatena上での郵便物の確認方法をみてみましょう。

まず郵便物の外見をatena側が撮影、システムに登録したら、メールまたは連携するチャットに到着通知が届きます。チャットツールはslack、Microsoft Teams、chatworkに対応しています。(順次拡大)

郵便物が到着したら「郵便ボックス」というページから内容を確認できます。それぞれの郵便物には「送り主」「郵便物の到着日時」「転送予定日」「ステータス」などが表示されます。

郵便物の外見の写真が送られてくるだけかと思っていたんですが、送り主を認識してリスト化してくれるんですね! 送り主を見るだけで郵便物の重要度ってだいたいわかるので、これはありがたい。

atena上で何ができるの?

atenaにはいろんな機能があるんですが、主なものをピックアップしてご紹介しますね。

定期転送

atenaが回収した郵便物は原則週1回、まとめてオフィスに戻してもらえます。急ぎじゃない書類や季節の挨拶ハガキなんかは、atenaでチェックした後、定期転送を待てばよさそうですね。

スキャン


「急ぎかもしれないので、すぐに開けて確認したい」「支払い期限が迫っている請求書のはず」といった場合、右上のボタンから「スキャン」を選択すれば、atena側で開封して内容物をスキャンし送ってくれます。スキャンデータはダウンロードも可能です。

お急ぎ転送

「押印が必要な契約書だ!」「原本がすぐに手元にないとまずい!」といった場合は「お急ぎ転送」を選択すれば、定期転送を待たずにオフィスに発送してくれます。

別チームに転送

特定の部署や個人宛の郵便物だった場合には、atenaで登録した別チームにデータごと渡せます。

郵便物を別フロアの別部署まで直接持っていく、ないしは社員一人ひとりに連絡する、あの地味で面倒な作業から解放されます……!!!

郵便物の破棄

郵便物の外見と送り主を見て、明らかにいらないDMの場合は開封も保管も必要ないですよね。その場合は郵便物の画像右上のタブから「破棄」を選択すればatena側でポイしてもらえます。

郵便物の検索

個人的に便利だなと思ったのは郵便物の検索機能。atena上に郵便物のデータが溜まってくると「あの書類、どこにいったっけ?」ということも起きてきます。そのときは検索窓から送り主などで書類を探せます。郵便物ってデスク上でよく行方不明になるので、atenaでサクッと探せるのって助かります!

郵便物の受け取りから仕分け、開封、別部署への転送、破棄までぜーんぶオンラインで完結します。これなら郵便物処理のために出社しなくていいし、かなりの工数削減につながりそうです。

atenaでオンライン化する?

セキュリティ面は大丈夫?

便利とはいっても、セキュリティ面が心配ですよね。郵便物によっては社外秘のものもあるので、「もしも」の事態は避けたい……!

ここはatenaに確認したところ、郵便物を集める拠点は場所も公開されていないし、生体認証で入室が管理されていて、監視カメラで24時間365日記録されているのだとか。情報セキュリティの国際規格認証も取得しているので、セキュリティは相当厳しいようです。

郵便物のスキャンデータもatenaへのアップ後はローカルストレージから完全消去。破棄が指示された郵便物は専用ボックスに詰めて、専門業者に箱ごと溶解してもらうそうです。

溶解……!? とりあえず復元されるおそれはなさそうです◎。

気になる利用料は?

料金は郵便物の量で違ってきます。

月100通以内なら月額1万1000円、101〜300通なら3万3000円、それ以上は要ご相談とのこと。また、開封・スキャンや個別の転送の場合は別途料金なので詳しく知りたい方はatenaにお問い合わせください!

企業規模によって郵便物の量って変わるので、中小企業なら1万円程度ですみそう。この金額なら導入しやすいですね。

番外編:他ツールとの連携で経理DXにもつながる!

突然ですが、最近「経理DX」が話題なのをご存知ですか?

平たく言うと「デジタルを使って経理も業務効率化しよう」という動きなんですが、atenaを活用すれば、経理DXもできるんです。

それが請求書のAIクラウドサービスとの連携機能!

たとえばatenaで請求書をスキャンして、連携する「LayerX インボイス」や「sweeep」のAI-OCRでその内容を読み取れば、仕訳情報や支払・振込情報を自動で作成してくれるんです!

クラウド郵便受取サービス「atena」、請求書AIクラウド「LayerX INVOICE」と協業
sweeepがatenaとAPI連携。請求書回収をさらに効率化し在宅ワークを推進。

手入力なしで請求書の処理が完了するので、めちゃくちゃ便利ですよね? ペーパーレスも進みます。LIGでもここまで導入してほしい……!

「郵便物の処理は人がやらなきゃいけない」は幻想でした。

経理もいろんなサービスがでてきてかなりデジタル化は進んだものの、郵便物の処理は人の手でやらなきゃいけないと思い込んでいました。でも今回atenaを知って、リスト化も転送も全部できるので「私がやるよりよっぽど丁寧かも」と思ってしまいました(笑)。

コロナ禍で導入数も伸びていて、デジタル化した郵便物の数は2021年5月時点では半年前と比べて約6倍にもなったそう。いやはや、グイグイきてますね。

最後にちょっと個人的な話をしてもいいですか?

実はコロナの影響で子どもを保育園に預けられず、どう頑張っても出社できない時期があったんです。それでも毎日郵便物は届くので途方に暮れていました。あのとき、atenaを使えていればどれだけ助かったか……。「私のように困っている人に伝わればいいな」と思って、レポートしてみました。

在宅勤務中の経理・総務の方、郵便物の処理を効率化したい方は、まずはatenaに問い合わせてみてくださいね!

atenaに問い合わせしてみる