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LIGのAsana活用方法を一挙ご紹介。プロジェクト管理から社内アンケートまで網羅

どんちゃん

みなさんお元気ですか? アカウントプランナーのどんちゃんです。

LIGではプロジェクト管理ツールにAsanaを利用しています。実はプロジェクト管理以外にもいろいろな活用方法もしています。

こんな便利なAsanaを世に広めないわけにはいかない! と、先日、勢い余って、販売代理も担当させていただける運びとなりました。

ぜひ、この機会にAsanaのことをあまり知らない方へご紹介をしていきたいと思います。この記事を読んでいただければ、Asanaでどんなことができそうか、幅広くイメージ湧くこと間違いなし!

さて、それでは、早速ですがLIGで利用しているさまざまなAsana利用シーンをご紹介しましょう!

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LIGでのAsana活用シーン

プロジェクト管理

まずは、一番オーソドックスな利用方法である、プロジェクト管理です。いわゆるチケット管理・WBSなどの管理に向く使い方です。

1つのプロジェクトを、いくつかのビューで切り替えて確認することが可能です。よく使う代表的なビューの画面イメージは以下の通り。

※左側あたりにモザイクがかかっている部分は、別のAsanaプロジェクトへのリンクが一覧表示されています。LIGではクライアント別にAsana管理しているため、取引先名称が表示されているため加工しております。

▼リストビュー
asanaリストビュー

▼ボードビュー
asanaボードビュー

▼タイムラインビュー
asanaタイムラインビュー

どの画面で、タスクの完了や、ステータスの変更を行っても、ほかのビューでもちゃんと反映されます。自分が使いやすいビューで運用することが可能です。

プロジェクトとひとえに言っても、我々のような「受託業務」などもそうですが、「社内プロジェクト」のようなものでも当然運用が可能です。業種や業態が異なっても、企業活動・個人活動、さまざまなプロジェクト型の業務が存在すると思います。上記3つのビューがだいたいのケースで利用しやすい形かと思います。

議事録

議事録と聞くと、Wordや、Googleドキュメントのようなファイルフォーマットで運用されている方も多いのではないでしょうか。

LIGでもGoogleドキュメントで議事録を作成しているケースもありますが、確認項目が定型化しているような定例会議の場合は、Asanaで管理して更新箇所のみ報告するような利用をしています。

▼議事録
asana議事録

週次での状況などのUpdateは、タスクに付与するコメントをタスクに追記していく形で記載しています。これまでの経過を確認していくことが可能となり便利です。

▼議事録(コメント付与イメージ)
asana議事録(コメント付与イメージ)

手順書・チェックシート

何かミスなどをしたくない、抜け漏れをさせたくない、しかしそれなりの頻度で行う作業である……といった定型化された手順の作業がある場合にも、Asanaを活用しています。

手順書をあらかじめテンプレート化しておいて、プロジェクト作成時にテンプレートから複製し、作業を開始しています。

▼手順書・チェックシート
asana手順書・チェックシート

ガイドライン・教育マニュアル

手順書に近い位置付けになりますが、自分たちのポリシーやルールなどに違反していることがないかなどの確認をするために、ガイドラインとして利用するケースもあります。

たとえばWebディレクターとして理解しておくべきこと、社内ルールなどを定義したガイドラインを作っておくと、新たに入社したメンバーに、「このAsanaを読んでおいてください」とお願いしておくことで業務へのジョインもスマートになります。

▼ガイドライン・教育マニュアル
asanaガイドライン・教育マニュアル

お問い合わせ管理

実は私が所属するアカウントプランナーチームでも実際に使っているのが、このお客様からのお問い合わせ管理です。Webサイトやチャットボットからお客様にお問い合わせを入力いただくと、Asanaへ自動的に問い合わせ情報がチケットとして自動的に生成されるようにしています。

チケットを見て、私やノブさんがお客様へご連絡を開始し、その後の提案フェーズや受失注といった結果が出るまでステータスを更新しています。

ちなみに、このお問い合わせがAsanaに登録されたら、同時にSlackメンションも入ります。ささやかなことですが、LIG流のDXとは? と聞かれたら、私はこの仕組みをまずは回答させていただきます。

▼お問い合わせ管理
asanaお問い合わせ管理

トラブル履歴管理

使わないにこしたことはないのですが、一方で組織としてのナレッジ・マネジメントをする必要があるのが、トラブルなどの履歴管理です。

どんな原因によって、発生してしまったか、再発防止のためにどう対応するべきかなどを集積化し、トラブルの再発防止に役立てています。

▼トラブル履歴管理
asanaトラブル履歴管理

社内申請

ちょっと変わった使い方だと自分たちでも思っているのですが、実際にLIGでも利用しているのが、Asanaのフォームです。フォームのインターフェイスから情報を入力すると、Asana上でタスクとして登録されるという仕組みを利用しています。

社員がフォームに依頼事項(ここでは1Passwordというパスワード管理ツールの利用申請)を入力すると、そのアカウント開設や設定変更などを担当しているメンバーのSlackに通知が行くようになっています。タスクの完了具合もわかり、社内組織の運営に役立っています。

メールでの依頼だと、個人で表現がばらついたり、必要項目が抜けていたり、なんてお悩みをお持ちの方もいると思います。Asanaはこういったフォーム作成も簡単なので、簡易的なワークフローとしての利用も可能です。

▼社内申請
asana社内申請
asana社内申請

社内アンケート

さきほどのフォームを別の用途で使うケースですが、アンケートや意見などを収集するために利用することも可能です。収集したデータはCSVなどの形式でエクスポートも可能。あとで加工などしたい場合でも問題なく利用できます。

▼社内アンケート
asana社内アンケート

Asanaが向いていないシーン

さて、いろいろなことに利用いただけるAsanaですが、こういった用途には向いていないかな……というものもあります。どういったものに向いていないのでしょうか。

見積書・請求書・納品書には不向き

絶対ムリというわけではないですが、あまり向いていないのが、取引の証跡になるようなデータの管理です。Asanaは管理画面でのデータ修正が簡単である一方、逆にちょっとしたことでデータの上書き・変更が簡単にできてしまいます。取引が終了した後に、簡単にデータが変更できてしまうのは、そもそも管理として不都合があるでしょう。

ほかにも見積書番号などの自動発行は、ちょっとそのままではむずかしいなどもあります。

あとは印刷向けレイアウトの調整が難しいというのも向いていないところかと思います。

さいごに

今回の記事で、Asanaの向き・不向きがご理解いただけたのではないかと思います。アイデア次第でいろいろと利用シーンがあるのがAsanaの良い特徴かと思います。LIGは社内でAsanaの活用を積極的に推進しており、さまざまな知見があります。

LIGではAsanaの販売代理も可能ですので、たとえばWebサイトをリニューアルする際に、お問い合わせ管理もAsanaで一緒に管理したい! なんてお客様への対応も可能です。

製品の導入にご興味がある方は、こんなことできるの? というお問い合わせなど、どうぞお気軽にお寄せください。皆さまのご導入を支援させていただきます。

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それでは、アカウントプランナーのどんちゃんでした!