THE SAUNA これが噂のパラダイス
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2020.05.26
LIG PR

まだ紙で申請・承認しているの?煩雑な作業とは永久におさらばしたいなら「コラボフロー」でしょ!

齊藤ジョニー

こんにちは、アカウントプランナーチームでリーダーをしているジョニーです。

営業の合間の事務作業ほど憂鬱なものはない。

 
机に肘を当ててPCを見つめるジョニー
承認作業ってもっとラクにならないのかねぇ……!

 
稟議書を作って、承認してもらうまでに……

承認フローの一例

下手したらこんなことになってる企業もあるんじゃないの? なんなのスタンプラリーなの?

あまりに時間がかかるとどれを申請・承認したかわからなくなりませんか。

しかも最近ではリモートワークが増えてきているのに、まだまだ紙で直接ハンコを押して承認をする企業も多いはず。押印するためだけに出社するっていうのは時間がもったいない気がしてならない……。

出社しなくてもすべてWeb上で完結できる承認・申請のサービスって絶対あるはず!

もっと効率的な方法がないか調べてみたところ、辿りついたのは……

Collaboflow(コラボフロー)

コラボフローのサイトページのキャプチャ
 

「稟議書」「見積書」「発注書」などの作成・承認・申請をWeb上で完結できるサービス。

LIGでも導入してみたいけど、上長のまことさんになんて提案しようかな。

こうなったら……

 
〜テレビ会議でイチローを召喚〜
 
PC画面に映るイチロー

イチローおつかれー!

イチローの丸抜き1 人物紹介:イチロー営業1年目。真面目で情熱的だが天然な一面もある。役員でマネージャーまことのモノマネをするのが得意(本人公認)。頼めばやってくれる。
ジョニー丸抜き1
見積書とか発注書の申請って面倒?

 
ブレるイチローの写真
面倒かと言われればザザッ……せんね。ただLIGの場合、ちゃんと次に誰が承にザザッ可視化ザザッ困ることはない……でもザザッ……したあとSlackで……します! とジョニッ……忙しいと若干……と思うときもありますが。でもやっぱりザザザザザザザザ……

 

ジョニー丸抜き1
ごめん。画面と音声が止まっててほとんど聞こえなかった。要するに面倒な部分もあるっていう解釈でいいかな?
イチローの丸抜き1
はい。
ジョニー丸抜き1
じゃあこの「コラボフロー」っていうサービスが便利そうだから使ってみて感想教えてよ! で、よさそうだったら導入を考えるから。
イチローの丸抜き1
わかりました! いろいろ使ってみてどんな点が特徴なのかまとめてみます!
ジョニー丸抜き1
よろしくー!!!

 

とりあえず無料お試しに申込んでみた!

コラボフローのサイトページのキャプチャ

ということで、僕(イチロー)が「コラボフロー」について調べることになりました!

面倒な承認・申請などのワークフローをとてつもなく簡単かつ効率化できるとのこと。

 
無料で試せる画面

30日間無料で試せるそうなので、さっそく使っていきましょう。

 
氏名など必要事項を記入する画面

無料お試し」のボタンをクリックして、名前や会社名など必要事項を記入します。5分以内には終わりました。

「コラボフロー」の担当者の方が電話で直接使い方や特徴などを説明してくれる「オンラインデモ」というのもできるみたいです(電話とPCがあれば無料で可能)。

 
解決できることがイラストで書かれている
ちなみに「無料お試し」でも、担当者の方が30分程度で上記のような資料や実際の画面を使って説明してくれます。僕もレクチャーを受けました。

届いたメールからIDやパスワードを設定して無事にログイン完了。

 
コラボフローにログインしたての画面

こちらがログインしたときの最初の画面です。シンプル!

 
ログイン画面で左側のメニューに枠で囲われている

基本的に青枠で囲ってある左側のメニューを使って操作します。では僕が実際に使ってみて、便利だなと思った点を紹介していきます。

シンプルだから使ってみたい!
 

実際に稟議を申請してみました!

書類作成が苦手な僕でも簡単にできました!

「コラボフロー」はふだん使っている稟議書をアップロードすることでそのまま使えるんです! イチから作らなくて助かりました。こういうの苦手なので……。

では、やっていきたいと思います!

 
コラボフローのフォーム設定画面

まずは「アプリ設定」>「フォーム設定」から稟議書や発注書の登録を行います。

 
Excelファイルをアップロードしようとするところ

新規作成」>「Excelファイル選択」をクリックしてアップロードしてください。

 
ダミーの稟議書1

こちらは実際に使っている稟議書ではなくダミーです。

はい! これで稟議書の登録が完了しました。

 
ピンクの部分をクリックすると出てくる画面
背景がピンク色っぽい部分をクリックすると、どのようなカテゴリーにすればいいのか選択できます。

 
ラジオボタンの画面
例えば「ラジオボタン」を選んだ場合、こんな感じで選択肢の中身を変えたり、配置方法も変更可能です。自由にカスタマイズできるのがいいですね。

 
完成したダミーの稟議書

さっそく出来上がりました! これで申請する準備完了です。

ちなみにふだん使っている書類が使いづらいのであれば、「コラボフロー」のテンプレートを編集して活用できるのも良き点です!

続いて申請しましょう。

無料でいますぐ試せます!

 

申請はWeb上ですべて完結します!

新規申請を行う画面

申請は、画面上段の「新規文書」のタブから行います。①→②の順番にクリックすると、入力できる画面へ移行します。

 
イチローが申請したダミーの稟議書

さきほど作成した稟議書の項目を埋めていきます。ものすごく簡単!

 
稟議書に電子判が押された画面
申請が完了すると、自動的に自分の名前の電子判が押されます。

拡大版
あとは承認を待つだけです。上記の稟議書の場合、次は「課長」と「部長」が承認すれば決裁完了となります。

 
申請しているものが何なのかわかる画面

ちなみに左側の「申請中」を確認すれば、現在申請しているのがどの案件で、誰に承認を得る必要があるのか進捗段階をひと目で把握できます。

わざわざ稟議書や見積書などを紙で印刷して持っていく必要もないし、進捗状況もWebで確認できるので、かなりの時間が削減できるのではないでしょうか!

 

承認フローの条件分岐を細かく設定できます!

画面上段のアプリ設定から経路設定をクリックした画面

アプリ設定」>「経路設定」から、承認フローの細かな設定ができます。承認者を誰にするかだけでなく、金額がいくら以上の場合はこの人も追加、というように、自由に条件分岐を設定できるのも魅力の一つですね。

 

デフォルトの承認フロー

現状だと必要経費が10万円未満の場合、青枠の「課長」が承認して、「管理部」が処理すれば完了となります。これを承認人数を増やして、もっと厳密にしたい! というときには……

 
高度な条件で分かれているツリー

申請したらまず、「製造部 部長」と「営業部 課長」の承認が必要となり、必要経費が10万円未満なら「社長」が承認をして完了。10万円以上の場合「営業部 部長」の承認が必要となり、最大で計4回の承認が必要なワークフローを作成できます。

このように承認フローを好きなようにカスタマイズできるんです!

自社用にカスタマイズしましょう!

 

承認の催促も自動でしてくれます!

承認者へ届いたメール画面

申請された時点で、次の順番の承認者に自動でメールが送信されるので「お手数ですが、ご承認のほど……何卒」と、ペコペコせずに済みます!

承認者は届いたメールから「コラボフロー」にアクセスすれば、すぐに申請内容を確認することができるのでスムーズです。

 
受信トレイの画面キャプチャ

また「コラボフロー」の管理画面にある「受信トレイ」からも、承認が必要な案件を確認できます。

承認者も「いま自分で止まっているのか……確認しなきゃ!」という認識になるので、申請に気づかず承認を溜めてしまう、ということも起きにくくなりますね!

さらに、「コラボフロー」上には過去の稟議書や発注書のデータがすべて残るので、必要なときに検索して探すこともできます。ふだんから書類にあふれる管理部のみなさんにとっては、嬉しい機能ですね!

いろいろと述べてきましたが、要するにシンプルで使いやすいということでした。

さらに調べて「コラボフロー」の良きポイントをまとめました!

コラボフローのサイトページのキャプチャ

  • ワークフローに便利な機能がそろっている。
  • 紙で印刷する必要がなく、すべてオンライン上で完結できる。
  • 申請や書類を「コラボフロー」上ですべて管理できる。
  • 複雑なことは要求されず直感的に使えるので安心。
  • どこで承認が止まっているのかリアルタイムで把握できる。
  • 最低5ユーザー(月々2,500円〜)から利用できる。
  • サービス継続率は驚異の99.55%(もう100%にしてもいいと思う)。
  • オンラインでのレクチャーなど導入支援の無償化(2020年6月30日までに新規導入した企業が対象)
こんな企業にオススメ
  • 紙を使った申請や承認が多い企業
  • 紙ベースの申請や発注が多く、管理するための物理的なスペースに限界を感じている企業
  • 承認のハンコを押すために、わざわざ出社する人がいる企業
  • 誰に承認をもらえばいいのか可視化できていない企業
  • 承認フローをきちんと整理させたい企業

もちろん「稟議書」のみならず、「発注書」や「見積書」、「経費申請」「休暇申請」「休日出勤届け」など会社で必要な申請・承認のあらゆる出来事に活用できます。

そしてなにより「申請者・承認者・管理者」全員が超絶ラクになるので、一石三鳥なサービスだと感じました。

もう紙とはおさらばしましょう!

今だけオンラインセミナー実施中!

オンラインセミナーの画面

このご時世ということもあり、オンラインセミナーを積極的に開催しています。

どれだけ簡単に利用できるか、実際の画面を見ながら進めてくれるのでわかりやすいです。

オンラインセミナーは現在週2回程度開催していますが、今後増やす予定とのこと。良さそうだな……と思っているけれども体感してみないとわからないという人は気軽に参加してみてください!

オンラインセミナーに参加してみる(無料)

 

以上、イチローがお届けしました!

イチローのアップ

以上です!!! 僕のプレゼンどうですか?

ジョニー丸抜き2
さんきゅー! プレゼンとサービス自体は良かった! だけどあの申請内容なに? かあちゃんのご飯が美味しくて食べ過ぎるから筋トレマシーンがほしいって……。
イチローの丸抜き1
(ゴクリ……)
ジョニー丸抜き2
承認。俺も欲しい。でもどうせ、まことさんに却下されると思う。
イチローの丸抜き1
ですよね! 「おい、これ申請したのだれだよw」ってSlackで飛んでくるのが目に浮かびますね。
ジョニー丸抜き2
あと1つだけ。もっとコンパクトにまとめてほしかったなー。
イチローの丸抜き1
どのくらいに仕上げればよかったですか……?

 
少し険しい顔をするジョニー
100文字以内。

 

イチローの丸抜き1
原稿用紙半分ザザッ……

 

ジョニー丸抜き3
えっ、なんて言った? 聞こえなかった。

 

イチローの丸抜き1
Twitterよりザザッ……

 
 

ジョニー丸抜き3
あっ、ごめん電波悪いからまた掛け直すわ。さんきゅー!

 

 

 

 
このイチローが調べてくれた内容をそのまま役員のまことさんに提案っ……と。
 
 

不敵な笑みを浮かべるジョニー
「部下の手柄は上司のもの」

 
 
……という冗談はさておき、みなさんにもサービスの魅力は伝わったでしょうか?

シンプルで使いやすさ良し。コスパ高い。全員の労力が大幅減。とにかくメリットしか見つかりません!

「まだ紙で申請・承認を行っている」
「承認フローがひたすら煩雑で時間がもったないと感じる」
「他のサービスを使っているがイマイチ使い勝手が……」

という企業はぜひ「コラボフロー」の導入を検討してみませんか?

まずは無料で体験してみる!