こんにちは、マネージャーのよすけです。
最近、LIGでは新人が増えました。
新人育成もマネージャーの大切な仕事なので、いつもさりげなく見守っています。
しかし、新入社員と先輩社員の観察を続けた結果、こんな課題が浮き彫りになってきました。
こやにいさん、請求書の作り方ってどうやるんでしたっけ？
ごめん！ これから訪問だからまたあとで！先輩たちはみんな忙しそうだし、誰に聞いたらいいんだろう……。
あっ岩さんに聞こう！ お忙しいところすみません……。
いいよー。ここはこうやって……（そういえばこの前も同じこと新人に教えた気がするな）。
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あなたの会社の社員も、こんなことで悩んではいませんか？
ナレッジマネジメント（知識管理）について各社員の悩み
新人の悩み「先輩に質問しにくい！」
早くいろんな仕事を覚えたいけど、みんな忙しそうで気軽に質問できないんだよな～。先輩Bの悩み「いろんな新人から同じ質問をされる」
新人が入る度に同じ説明を何度もするのって、時間のムダだよな。マニュアルがあったら便利だと思って前に社内wikiを使ってみたけど、結局みんな忙しくて投稿しなくなるんだよな〜。マネージャーの悩み「マニュアル作成するリソースがない」
新人と先輩社員の負担を減らすためにも、ナレッジマネジメントが必要だと思う。でも正直、マニュアル作成するより口頭で答えたほうが早いから、なかなかリソースが割けないんだよなあ。
すでに退職した社員のノウハウを誰も持ってなくて、再現できないことも結構あるし……。
社内のナレッジが蓄積されるツール「Qast」を使ってみた
そこで今回、オンライン上で質問に回答するだけでナレッジが蓄積できる、社内Q＆AサービスQastを使ってみました。
- Qastとは
- 質問に回答するだけでナレッジが蓄積される「Q&A」と、自発的に情報をアウトプットする「メモ」によって、社内のナレッジが集約できる情報共有ツール。
質問者と回答者がそれぞれ投稿しやすい仕組みが整っているので、普段の業務で発生する質疑応答をQastで行うだけで、コミュニケーションコストが大幅に削減できる。
すべての会社にQastをオススメしたい4つの理由
1. 匿名機能を使えば、新人でも質問しやすくなる
こんな質問して、「できないヤツ」だと思われないかな……。よし、匿名で質問しちゃおう。
Qastの質問を投稿する際、「匿名で質問」にチェックを入れると、誰が質問したか知らせずに投稿することができます。今さら聞きにくい質問をするときや、質問者に遠慮せず回答してもらいたいときに、便利な機能です。
万が一、問題がある質問が投稿された場合、管理者だけは誰が質問したかを見ることができます。
また、特定のユーザー宛に質問できるメンション機能があり、特に詳しい人に答えてほしいときや、交流が少ない他部署の社員に質問したいときなどに使えます。
2. 外出先ですぐに検索できる
お客さんから入った問い合わせ、忘れないうちにQastで検索してみよう。
Qastは、スマホのブラウザでも簡単に質問・回答・検索ができます。直感的に操作できるシンプルなデザインで、外出時のスキマ時間にさっと使えるのがメリットです。
単独行動が多く情報共有しにくい営業職でも、社内ナレッジをいつでもどこでも検索でき、無駄な確認作業が減らせます。
3. メモ（wiki）で共有したいことを簡単に残せる
経費申請に関する質問もよく新人から聞かれるから、あらかじめ簡単なメモを残しておこう。これで、質問したり回答したりする時間を減らせるぞ～。
Qastでは、よく聞かれる質問をあらかじめまとめておき、社内wikiとして使えるメモ機能があります。マニュアルを作成するより少ないリソースで、Qast上に必要なナレッジを蓄積できます。
4. Slack連携でさらに便利に！
Slackユーザーにぜひオススメしたいのが、この機能。最初試してみた時は、そのシームレスさに感動しました！
コミュニケーションツールとして導入しているSlackは、便利な反面、あとでやりとりを探すのが大変です。Qastと連携しておくと、Slackでのストックしておきたい会話に対してリアクションボタンを押すだけで、自動的にQastに保存されます。
つまり、情報が流れやすいSlackの保存箱として使うこともできるんです！
Qastを使った感想
Qastを使った感想を社員に聞いてみました。
- ITツールは導入ハードルが高いと思っていたが、シンプルで説明不要のUIなので、誰でも簡単に操作できた。（マネージャー・よすけ）
- ふだん交流がない他部署の社員からもノウハウを聞くことができた（新人）
- Qastでのコミュニケーションがナレッジの積み重ねになり、いつの間にかOJTのコストが減っていることに気づいた（先輩社員）
他にもこんなところが便利
Qastを使ってみて、他にもこんなところが便利だと社内から声が上がりました。
- ・ファイル添付して質問、回答、メモができるのが便利
・タグの編集、削除ができるから煩雑にならない
・回答したい人を指定できるメンション機能が嬉しい
・回答が更新された時に通知が来るから、常に最新の情報を保てる
定着のために取り組んだこと・結果
こんなに便利なツールですが、実際に社員が使ってくれなければ意味がありません。
Qastを社内に定着させるために、LIGではこんな取り組みをしました。
- ・最初の投稿は心理的なハードルが高いので、マネージャーがいくつかサンプルとなる投稿をしてみた
・目の前に先輩がいると、どうしても口頭で質問される事も多い。そんな時は口頭で聞いた内容をアウトプットする場としてQastを使った
・議事録や日報、共有したい記事など、残しておきたい情報はなんでもQastのメモに投稿するようにした
その結果、今では必要な時に、必要な情報がQastで検索できるようになりました。
新人は過去の質問を検索して自己解決でき、成長のスピードがアップ！ 先輩は同じ質問に回答していた時間が空くようになり、情報共有を効率化する事ができました。
誰でも簡単に使えて、ナレッジマネジメントができるサービス、Qast。
30日間無料でトライアルできるので、試しに使ってみてはいかがでしょうか。
