Web事業部実績紹介
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2018.07.23
LIG PR

編集者の僕が欲しかった機能を実装してくれた「フリーランスマネジメントツール」が便利なので紹介する

ハダタロー

PCを操作するタロー

こんにちは、エディターのハダタローです。

僕はLIGの広報/コンテンツ企画室で外部メディアコンテンツ制作チーム(=他社のオウンドメディア運用・記事制作を行うチーム)のリーダーをやっています。

LIGでメディア運用や広報業務を行う部署が「広報/コンテンツ企画室」です。組織図は下の図のようになっています。

広報室の組織図

外部メディアコンテンツ制作チームと、LIGブログ上で記事広告を制作する「PRチーム」は特に、フリーランスのライターやカメラマンの方と一緒に仕事をする機会が多くあります。関わっていただく方全員をディレクションし、記事を納品(校了)まで持っていくのが、エディターが担うべきもっとも重要な仕事です。

ただ、関わる記事と、フリーランスの方の数が多くなればなるほど、タスク管理やスケジュール調整、月末に発生する請求書の管理……など大量の事務作業が発生します。

ざっと、現状と課題をまとめるとこんな感じです。

                           現状 課題
・連絡手段がバラバラ
・フリーランスの方への評価が共有されていない
・請求書の管理が煩雑
・リソース管理が非効率
チームやメンバーがそれぞれのやり方でフリーランスの方とやり取りしていて、仕事の進め方が属人化してしまっている

コミュニケーションを一元化し、もっとスムーズに仕事ができたらと、頭を悩ませていました。

そんなとき、今回紹介する「pasture」というサービスの担当の方からLIGに問い合わせをいただき、直接お会いする機会がありました

その際に上記の課題をお話しし、「こんな仕様があれば嬉しいです」という意見を伝えたところ、なんと実際に実装していただけることに! たとえば、フリーランスの方それぞれに紐づいたタスク状況や評価機能などは、当初はなかった機能なのですが、追加で実装していただいた機能です。

いろいろなツールを調べてみたものの、フリーランスマネジメントに特化したツールは、日本では「pasture」ぐらいしかありません。

まだまだアップデートは続いていますが、実際にこのツールを導入して、大幅な業務効率化が実現できたので、今回の記事では導入から活用まで、僕が利用して感じたことをまとめてお話しします!

フリーランスマネジメントツール「pasture」

pastureのキャプチャ

転職サイトで有名なエン・ジャパン株式会社が開発した「pasture」。ひとことで表すなら、「フリーランスマネジメントツール」です。

このツールの機能をシンプルにまとめると下の図のようになります

もちろんこれだけでは、「pasture」の使用感は伝えきれないと思います。そこで今回は、LIGで実際に1ヶ月導入してみた結果をご紹介します。

フリーランスの方のリソースを一括管理

LIGでは、外部メディアのコンテンツ制作からPR記事の制作まで、数多くのプロジェクト同時に進行しているので、同じに別々の担当者から同時に依頼しているなんてことも多々あります。お恥ずかしい話なのですが、他部署の仕事でリソースが埋まっていると知らずに依頼しちゃったこともあったりします……。

フリーランスの方からしたら「同じ会社なのになんで情報共有できてないの?」って思いますよね。人によって連絡手段が異なるので、他メンバーのフリーランスの方への依頼状況がわからないという課題がありました。

しかし、「pasture」を使えばそんな悩みも解決。フリーランスの方が、いまどのプロジェクトにアサインされていてどんなタスクがあるのか、一人ひとりのリソースを確認できます。

フリーランスの方ごとのプロジェクト一覧画面
▲フリーランスの方が関わっているプロジェクトが一覧で表示される

チームが別になると、依頼状況を把握できていないという課題があったんですが、このツールはチームを横断して、フリーランスの方ごとにタスク状況を確認できるので、依頼のバッティングという課題は解消されました。

フリーランスの方と一緒に仕事をしていて「あるある」なのが、連絡手段が異なること。チャットワークやSlackなどのチャットツールを使う方もいれば、Facebook Messangerの方、メールの方もいたりと、正直連絡手段がバラバラなので1ヵ所でやり取りしたいしたいと思ってました。このツールなら基本的にすべてツール上で完結できるので、安心です。

フリーランスの方のプロフィール画面

フリーランスの方の一覧画面では、登録時に書いてもらったプロフィール情報と担当者からの評価で、その人の得意分野や専門領域を社内でも共有できます。

グループ別で表示することも可能なので、たとえばエンジニアだけのグループ、カメラマンだけのグループ、ライターだけのグループなど指定したグループでソートも可能です。

LIGの活用例
・フリーランスの方の得意分野や現在どのプロジェクト・タスクを抱えているのか確認して依頼できるかどうかを検討する

発注から納品までワンストップでUIがわかりやすい

発注から納品まで一貫して管理できるのが「pasture」の長所です。

発注から納品までpastureでできること
  1. フリーランスの方の一覧
  2. プロジェクトの組成
  3. タスクへのアサイン
  4. タスクの進捗管理
  5. 請求書の発行・管理
  6. フリーランスの方の評価

「pasture」にはタスク管理機能があるのですが、そのUIがシンプルで使いやすい。現在のステータスごとにフィルタをかけて一目で把握できるので、わかりやすいです。

 

発注書作成GIF

さらに、タスクの依頼時に記入した情報は、そのまま発注書として自動で作成してくれます。

実際ライターさんとのやりとりで、「あ、あれ(金額・締切・注意事項)伝え忘れてた」なんてことも多いです。でも、「pasture」はタスクの作成の際に、必須項目があるのでそれさえきちんと入力していれば、依頼する際に漏れなく伝えられます。

あとから「実はこの金額でした」なんていうありがちな金銭トラブルも発生しにくいので、依頼側・フリーランスの方の側、双方にとってメリットがあります。

 

LIGの活用例
・「pasture」の各タスクのコメントで必ずやりとりのログを残して、未然にトラブルを防ぐ
・作業を終えたらセットでステータスも変更する

フリーランスの方の評価を情報として蓄積できる

LIGで導入していちばんメリットを感じているのが、フリーランスの方の評価機能です。数多くの方と一緒に仕事をしてきていますが、案件ごとに何かしらの良し悪しや共有できることはあるはず。次回以降、別の人が依頼する際にも、こういった情報があると助かったりします。

たとえばエディターとライターのやりとりが属人化してしまっている状態があるとします。その場合、エディターが退社したりすると、そのライターさんとの関係性もストップしてしまったりしますよね。LIGの場合も、すでに辞めてしまったエディターが作っていたライターさんとの関係性が引き継がれない、なんてことがよくありました。

「pasture」は、星(1〜5)とコメントで、依頼側への評価をつけることが可能です。

フリーランスの方の評価画面

依頼する側も依頼される側も、良い仕事を積み重ねていけば、信頼関係を可視化することができます。「この前、〇〇さんと仕事して取材がすごく丁寧で良かったよ」なんて評価が溜まっていけば、ミスマッチもなくなるのですごく助かってます。

 

LIGの活用例
・納品のタイミングで忘れずに評価を入れる。漏れていたら上長が担当者にリマインドする
・一定の評価基準項目を部署内で定め、客観的な評価を心がける

請求書の一括管理と自動作成ができる

請求書の項目画面

「pasture」でフリーランスの方に仕事を依頼するときは、まずタスクの作成が必要になります。タスクの作成時には、その締切や依頼金額などを記入するのですが、記入した内容がそのまま発注書として自動的に生成されるので、依頼してから実は金額が違ったなどといったミスも起きません。

後付けで金額が決まったとか、発注前に金額の話をし忘れていて気まずい……なんてことがないのも良いですね。

請求書発行GIF

発注書・請求書は「pasture」で自動で作ることができるので、月末に請求書のもらい忘れがないか確認し、依頼を掛け直すなんてこともなくなります。たとえば、LIG側で請求書を発行し、フリーランスの方側にそれを確認して申請ボタンを押してもらうだけ、といった形も可能です。

ただでさえ忙しい月末。そんなタイミングでフリーランスの方一人ひとりに請求書を送付するのは正直大変です。連絡してすぐに返信がこない場合もあるので、現実的には月末から漏れてしまったりすることも……。

しかし、このツールなら、誰がもらっていて誰がもらっていないかをソートで管理できるので、安心です。また、「pasture」以外で作った請求書をアップロードし、貯めておけるので、その方に過去いくらでお願いしたのかも可視化できます。

LIGの活用例
・請求書は全員同じタイミングで一括請求にする
・緊急で請求書が欲しいときはこちらで作成し、フリーランスの方に確認してもらい申請ボタンを押してもらう

使ってみてわかったこと

「pasture」をLIGで1ヵ月運用してみて、長期と短期のメリットがあると思いました。

短期的なメリット
・月末の請求書業務が70%短縮(※LIG実績)
・リソース確認によるコミュニケーションコスト削減
・連絡手段を1本化
長期的なメリット
・フリーランスの方の評価が蓄積することによって適材適所でアサインできる
・担当者が辞めても情報が残るので引き続き仕事が依頼できる

そして「pasture」のメリットは、依頼主側だけにかぎらず、フリーランスの方にとっても、非常に便利なツールです。

実際、最近一緒に仕事をさせてもらったフリーのライターさんからは「請求書がこれだけでやりとりできるなんてめちゃくちゃ便利ですね」や「案件の進捗や状況の把握がしやすいです」といった言葉ももらえました。いま一緒に働いている会社が「pasture」を導入していなければ、こういうのもありますよ」と提案するのもアリかもしれません

まとめ

開発段階から僕らの提案を受け入れていただいたこともあり、「pasture」にはさまざまな機能が追加されています。

日常の業務もスムーズになるし、長く使えば使うほどライターさんの評価や得意・不得意がわかるので組織にとっての財産にもなります。導入するだけでフリーランスの方との仕事がスムーズになるので、管理が煩雑でチェックしきれていない管理者にとってもメリットが多いです。

今ならベータ版が無料で利用できるので、まずは使ってみてください!

また、企業担当者にpastureを紹介すると報酬がもらえるというキャンペーンもあるのでぜひ活用してみていただければと思います!

複数のフリーランスの方と一緒に仕事をするメディア運営企業やWeb制作会社には、非常にオススメですよ。

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