LIGデザイナー採用
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2018.05.25
LIG PR

社員も承認者も経理も、全員がめんどくさい交通費精算ってなに?アホなの??

栄藤 八

八が交通費精算に嫌気が差している

え〜っと。今日は渋谷で打ち合わせがあったから、上野駅から渋谷駅までの片道の交通費は195円(ICカード価格)……。

あ〜〜〜〜もうめんどくせえ!!!!

 

おっと、初登場から恥ずかしいところを見せてしまいました。セールスの栄藤 八(えいとう はち)と申します。

突然ですが、「交通費精算」ってぶっちゃけめんどうだと思いませんか? 「誰が」「いつ」「何のために」「どこへ」「いくらで」を、1件1件手入力して申請するなんて考えられません。
どこの会社でも避けて通ることのできない事務的な作業のひとつなわけですが、交通費精算の煩わしさに頭を抱えている、社会人のみなさんに朗報です。

実は、kincone(キンコン)というめちゃくちゃ便利なサービスで楽になるんです!

kinconeキャプチャ画像

kincone(キンコン)とは
毎朝、従業員が交通系ICカードをタッチするだけで、利用した交通機関の情報が記録されます。月末に手動でデータを打ち込む必要もなく、毎朝の勤怠登録と同時だから記入漏れも起こりません。指定期間ごとの一覧表示やCSV形式でのデータダウンロードも可能なので管理者目線でも便利なサービス。

交通費精算がめんどくさい方はこちら

 

いやぁいいもの見つけちゃったなぁ。ということで、申請者(社員)、承認者(マネージャー)、処理者(経理)それぞれの立場の先輩に、交通費精算の大変さを聞きつつ、kincone(キンコン)の魅力を教えてあげようと思います。

ちなみに、LIGの交通費精算のフローをおさらいしておくと、大体こんな感じです。

フロー

社内の色んな人に聞いてみよう

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入りたての僕ですら、毎月の交通費精算に気を揉んでいるくらいだから、先輩社員も心の中では「めんどくさいなあ」って思っているに違いない。

 

先輩社員ジョニーさんに聞いてみた

ico 最初のターゲット:ジョニーさん(社員)セールスの先輩。めちゃくちゃ契約を取ってくるし外勤も多いから、めんどくさいと思っているに違いないと思って聞いてみた。

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ジョニーさん、お疲れ様です。セールスだと外出することが多いですよね。交通費精算って、月に何件くらい登録してるんですか?
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そうだなぁ、月に60件くらいかな。交通費精算だけで月に4時間くらい取られてるよ。
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4時間もかかってるんですか!? 年間48時間を交通費精算に使ってることになるじゃないですか。

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それな。交通費精算なんて「ストレス」だと思ってるよ。だってさ、4時間もあったら契約1件取ってこれるからね。
ico
月に4時間って、俺の何倍も経費精算してるじゃないですか。全然想像つかないんで、どのくらい「ストレス」なのか体で表してみてもらってもいいですか?

 

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(だらしな……)でも、ジョニーさん、やらせておいてアレなんですけど、kincone(キンコン)っていうサービスは、専用のカードリーダーにタッチするだけだから、4時間もかけなくても済むんですよ。

 

kincone(キンコン)を導入すれば交通系ICカードをタッチするだけ

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毎朝出勤するときに専用のカードリーダーに交通系ICカードをタッチするだけで、利用した交通機関の情報を自動で読み取ってくれるので、交通費精算の入力にかかる時間が削減されるんです。
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しかも、訪問先の情報はGoogle Calendarから取得して登録できます。
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そういうの、もっと早く言ってよ。
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さーせん! (となると、部署メンバー全員分の経費承認をしてるよすけさんは、もっとめんどくさいと思ってるってことだよな。聞きに行ってみよう)

月末の「ストレス」にさようなら

 

承認者よすけさんに聞いてみた

ico 次のターゲット:よすけさん(承認者)マネージャーで、八の直属の上司。30人くらいいるメンバー全員分の経費承認をしているので、月末はめちゃくちゃ忙しい。

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……ずいぶん探したけど、忙しい人だから、やっぱり全然つかまらないな。もうあとはトイレしかないな。

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あ! よすけさん! ずいぶん探しましたよ。

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うわっ! なんだよいきなり。びっくりしたー。
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あの〜唐突なんですけど、交通費精算の承認ってめんどくさいですか?
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ほんとに唐突だな。勘違いされると困るからはっきり言うけど、めんどうだと思ったことは一度もない。ただ、オレの場合、メンバー全員の経費を確認しないといけないから、月末が近づくと「憂鬱」になることがあるのは確か。てか、トイレくらいゆっくりさせて。
ico
(遠回しにめんどくさいってことだよね?)やっぱり、よすけさんもめんどうなものはめんどうなんですね。
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いや、めんどうとは言ってない。そもそも、本質的な部分で仕事を理解していれば「めんどう」っていう感情は湧いてこないはずなんだよね。だから、いくら経費申請という事務的な作業でも、オレみたいに本質を理解していれば、めんどうとかそういう話ではないわけ。ただ、本質を理解していても立ち現れる「憂鬱」という感情がある。これには、オレも太刀打ちできないし、なぜこんな感情が現れるのかはまだわかってない。
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(結局はめんどうなんじゃん)……じゃあ、その「憂鬱」って、体で表すとどんな感じっすか?

 

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(うわっ……ひどいな)抜け殻状態のよすけさんに、ここで朗報があります。kincone(キンコン)という交通費精算サービスを使うと、その「憂鬱」から解放されるんです。僕もついさっきそのことを知ったんですけど。

 

kincone(キンコン)を導入すれば交通費のデータを一括管理できる

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▲kincone(キンコン)の管理画面

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メンバーが使用した交通費のデータをシートで一括管理できるから承認にかかっていた時間を削減できるんですよ。
ico
最初からそのことだけを教えてくれてたら、あんなポーズ取らなくて済んだよね。でもまあ、ありがとう。うん。
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……敏腕マネージャーをここまでさせるなんて、やっぱり交通費精算ってヤツは相当手強いな。まあいろいろ聞けたし、そろそろ仕事に戻るか。

月末の「憂鬱」にさようなら

 

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てか、八。差し戻しがあった領収書の件だけど、しどうさんに領収書再提出してきた? 今回は俺を介さないで直接しどうさんに渡すフローでいいからさ。
ico
うわ、やべ。そういえば交通費精算の途中でした。 今日中にしどうさんに出さなきゃいけないのに。はあ……。
ico
うっかり八兵衛か。

 

経理担当者しどうさんに聞いてみた

ico 次のターゲット:しどうさん(経理担当者)全社員の交通費精算業務をしている経理の人。月末の経費精算が近付くとピリつきがち。

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……しどうさん、お疲れ様です! 遅くなってすみません! 先日指摘していただいた不備を修正して領収書を提出します。確認お願いします!

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八くん、これ何回目のミス? そろそろ覚えてね。
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毎度ご迷惑ばかりおかけして、本当に申し訳ありません……。
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え……なに? まだ何かあるの?

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いやぁ……なんていうか、入りたての僕がいうのもなんですけど、交通費精算って、しどうさんもめんどうだと思うのかなあ、と。
ico
まあねぇ。全社員分処理しなきゃいけないからそれだけでも相当な労力だし、金額が間違ってたり、申請が漏れてたりすることも多くて、正直イラっとする。でも、それが私の仕事だからさ……。
ico
う、耳が痛い……。申し訳ないついでに、どのくらい「イライラ」するか、体で表現してもらうことってできますか?

 

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ico
(ごめんなさい、全然伝わらないっす。)ところで……kincone(キンコン)っていうクラウド型の交通費精算サービスがあるんですけど、ご存じですか?
ico
kincone(キンコン)? 知らないなぁ。忙しいから本当は聞いてる時間ないんだけど、せっかくだし参考程度に聞いておく。

 

kinconeを導入すれば入力ミスが起こらない

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▲kincone(キンコン)の管理画面

ico
ICカードをタッチすれば、その日に利用した交通機関の情報を瞬時に読み取ってくれるんです! すごく便利だと思いませんか!?
ico
え? ってことは、登録の漏れとか金額の間違いとか、今まで私を苦しめてた確認の工数が減るってことだよね!? そういうの、もっと早く教えてよ。でも、なんだろう。もっと優しい人間になれるような気がしてきた。
ico
はい、記入の不備が起こりづらいので差し戻しにかかっていた時間が削減されます。

月末の「イライラ」にさようなら

 

結論

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やっぱり、交通費精算を楽しくやってる人なんて、1人もいなかった……。申請する人、承認する人、社員全員分を処理する人、みんなが無駄なストレスを感じなくて済むkincone(キンコン)って、やっぱめっちゃ便利なサービスなんじゃないの!?

ここでkincone導入のメリットをそれぞれの立場からおさらいします。

社員 交通系ICカードを専用のカードリーダーにタッチするだけで、交通機関情報を自動で読み取り。訪問先の情報はGoogle CalendarやOffice365の予定(Outlook)からも取得。
承認者 メンバーが利用した交通費のデータを一括管理。指定期間ごとの一覧表示やCSV形式でのデータダウンロードも可能。
経理担当者 自動で読み取るから記入ミスがなくなり、差し戻しの工数が減る。簡易ワークフロー機能で、従業員の申請状況確認や差し戻しの管理ができる。

月額200円(従業員1名あたり)かかるけど、毎月の申請処理に費やしている時間と工数を考えたら、断然効率が良い!
今後は、すでに連携しているkintoneやOffice365の他にも、他社連携ツールを増やしていくみたい。……オレの目に狂いはなかった。

 

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こんなに便利なサービスがあっただなんて、なんで今まで気づかなかったんだろう。しかも、今なら最大2ヶ月の無料トライアル期間があるから気軽に試せるらしい。

これでやっとみんなが幸せになれるぞ。今日はぐっすり眠れそう。

皆で「幸せ」な月末を過ごそう