作るのは数字だけじゃない / デジタルハリウッド
作るのは数字だけじゃない / デジタルハリウッド
2018.06.28

サッカーで交流を深めるのかなと思った人必見! キックオフ・ミーティングってなんだろう

さささん

こんにちは。Web事業部マネージャーのさささん(さっさん)です。

突然ですが、みなさんはサッカーというスポーツをご存知でしょうか? サッカー好きですか? サッカーでは試合開始をキックオフといいます(得点後に試合再開するときにも使います)。

仕事でプロジェクトを進める際にも、関係者を集めた初回ミーティングを「キックオフ・ミーティング」と呼んだりします。その言葉を初めて聞いたときに「サッカーでもするのかな?」と思ってしまった日が大変懐かしいです。

さて今回は、その「キックオフ・ミーティング」でやるべきことを紹介しますね。

ボールは不要。キックオフ・ミーティングでやるべきこと。

これまで数多くのキックオフ・ミーティングに参加してきましたが、キックオフ・ミーティングの内容はまちまちです。

初めて顔を合わせるメンバーがいれば、きちんと自己紹介をおこわないといけないですが、逆に初めましてじゃない場合は自己紹介は割愛するべきですよね。

どんな内容で進めるかはプロダクトマネージャー、プロデューサー、プロジェクトマネージャー、ディレクター、リーダーによって決められることが多いと思います。

キックオフ・ミーティングの大きな目的は、プロジェクトメンバーにゴールを共有し、メンバーが一丸となってプロジェクトを成功させることです。

それでは、キックオフ・ミーティングをどのように進めるか紹介します。

キックオフ・ミーティングのアジェンダ(例)

キックオフ・ミーティングの開催日までに、なにを共有するか準備しておきましょう。
以下は一例です。

  1. 目的・目標の共有
  2. 制作概要の共有
  3. スケジュールの共有
  4. 体制の共有
  5. 管理方法、制作手法の共有
  6. 連絡、承認フローの共有
  7. 予算の共有
  8. 質疑応答

0. 自己紹介

目的・目標を共有する前に、初顔合わせのメンバーがいる場合は、あらかじめ自己紹介をしましょう。自己紹介のポイントは次のとおりです。

  • 一人あたり30秒程度(参加人数によって調整。長くなりすぎないように)
  • 名前、ニックネーム、役割(職種)は自己紹介のマスト項目です。
  • 加えて、趣味や出身地、好きな色、好きな飲み物など、参加者全員が理解しやすいものを自己紹介に入れるとGoodです。

1. 目的・目標の共有

プロジェクトメンバーでゴールを共有しましょう。プロジェクトの背景には必ず「課題」があるので、背景を共有しておくことで、目的や目標の理解が深まると考えています。ここで共有するべきことは次のとおりです。

  • プロジェクトの背景・目的
  • プロジェクトの目標(KGI・KPI)

2. 制作概要の共有

今回は「制作」の概要としましたが、誰に向けて、どんな課題を解決するモノを作るのか、わかりやすく共有することを心掛けましょう。さらに、メンバー全員でイメージを共有するために、サイト構成やシステム構成など全体像を俯瞰して確認できるようなものがあるとよいでしょう。ここで共有するべきことは次のとおりです。

  • 成果物
  • ターゲット
  • サイト構成
  • システム構成

3. スケジュールの共有

プロジェクトの開始から終了までのスケジュールを共有します。工程ごとのスケジュールに落とし込めているとよいです。工程をさらに作業レベルまで分解したWBSが用意できていれば尚良いです。ここで共有するべきことは次のとおりです。

  • 要件定義期間
  • 設計期間
  • デザイン期間
  • 実装期間
  • 検証期間
  • ローンチ日、サイト公開日

4. 体制の共有

クライアント、開発ベンダー、自社、協力会社(パートナー)等々、プロジェクトに関わる人員と体制図を共有します。ここで共有するべきことは次のとおりです。

  • 体制図
  • 各メンバーの氏名および役割

※この時点で自己紹介しても問題ありません。

5. 管理方法、制作手法の共有

進捗管理をおこなうための方法やドキュメントの管理方法、さらに制作手法や開発環境における前提条件を共有しましょう。ここで共有するべきことは次のとおりです。

  • プロジェクト管理ツール
  • データの共有場所、フォルダルール
  • 制作手法・手順(ウォーターフォール、アジャイル等)
  • 使用するフレームワーク、オープンソース、開発言語

6. 連絡、承認フローの共有

大人数でもプロジェクトメンバー各々が円滑に進行できるのであれば問題ありませんが、関係者が多い場合は連絡窓口を絞り、交通整理をおこなうのがベターです。連絡手段を含め、あらかじめ決めておきましょう。また承認フローについてもキックオフ時に共有しておきましょう。ここで共有するべきことは次のとおりです。

  • 連絡窓口
  • 連絡手段(電話、メール、その他コミュニケーションツール)
  • 成果物の承認ルート

7. 予算の共有

発注元と委託先が複数社に跨る場合のキックオフ・ミーティングでは大人の事情で予算を共有しないことが多いですが、あらかじめ全体の予算感をメンバーに共有しておきましょう。

  • 全体予算
  • 各工程ごとの予算

8. 質疑応答

最後はプロジェクトメンバーに対して質問や疑問、不明点がないか確認するようにしましょう。質疑が多い場合は別の機会をセッティングするか、Q&Aシートを用意し、書き込んでもらうようにします。質疑応答にて専門的な質問が多い場合は分科会の場を設けるのがよいでしょう。

おわりに

これまで、なんとなくキックオフ・ミーティングをしていた人のお役に立てればと思い、今回はこのようなテーマで執筆してみました。キックオフ・ミーティングではファシリテーション能力も求められるので、日頃からリードする力を養っておくことをおすすめします!

以上です。失礼します。

. . .