こんにちは、マーケターのきょうへいです。
ぼくは、ふだん広告バナーや、背景ジャックの制作管理をしているんですが、その数、月に約 20 件。
他にも、メルマガ配信や記事解析のタスクもあるので、正直いっぱいいっぱいなところ……。「働き方改革」の波にのっていきたいのは山々ですが、あれこれ考えているうちに、次々と案件が積み重なっていく日々です。
特に立て込んでいるときに、こんな連絡があると……
「工程管理がもっとしっかりできれていれば……！」と思わずにはいられません。
そんなぼくに、今回制作管理を効率化してくれるツール「 AdFlow 」の PR のお話が舞い込んできました。使ってみると、これまで 1 案件に 3 時間かかっていた業務が 1 時間に短縮できたんです！
「AdFlow」が可能にしてくれた6つのこと
作業時間を 1 / 3 にしてくれた AdFlow は、クリエイターズマッチ社が提供する、国産唯一のクリエイティブ制作専用のプロジェクト管理ツールです。
バナーの制作管理業務を細分化すると、通常 10 STEPの工程があります。ひとつひとつの作業はだいたい 5 分や 10 分もかからないものばかり。一見短時間のように思えますが、1 ヶ月 20 案件とするとどうでしょう？ 結構な時間を費やしているんですよね……。
ところが AdFlow を使ってみると、
4 STEPの工程を省くことができるんです！
また、メッセージや制作物などのファイルを案件ごとに管理できるため、「探す」という手間が圧倒的に削減できます。
AdFlow を使って 1 案件 2 時間の業務短縮ができると、月に扱う案件が 20 件の場合、40 時間も短縮したことに……！ そんなすさまじい効率化をもたらしてくれた AdFlow を使ってみて、ぼくが特に良かったと感じたポイントを 6 つにしぼってご紹介したいと思います！
1．案件が「いま、どんな状況か」を把握しやすくなった
案件数が増えるほど、各案件が「いま、どんな状況か」を把握するのが難しくなりますよね。進捗状況を確認しようとする度に、関連するメールを検索するのに手間がかかっていました。
しかし AdFlow では、担当するすべての案件を一覧で確認することができます。
各案件の情報は、案件オーダーのフォーマットに必要事項を入力するだけ。受注した際に、案件情報、制作物情報、スケジュール情報、担当者・依頼先情報を入力すれば OK です。
さらに、初稿、二稿、最終稿の デザインがどう変わっていったかを一覧でわかる「バージョン管理機能」 があるのも魅力のひとつです。制作物を確認できる URL の発行が可能なので、AdFlow のアカウントを持っていないクライアントも制作物の変遷を確認することができます。
これによって、クライアントや社内メンバーと同じ内容を確認しながら話ができるので、先祖返り、コミュニケーションエラーやバージョンの取りちがえもなくなりますね。
2．スケジュールやリソース状況がひとめでわかる！
各案件のスケジュールは、制作チーム間でテキストベースで共有をしています。そこから自分でカレンダーツールに入力をしていくのですが、忙しいときは入力を後回しにしてしまうことも。デザイナーのリソース状況を把握できずに、負担をかけているんじゃないかと反省することもありました。
それを解決してくれたのが、AdFlow の「スケジュール管理機能」。
ガントチャート形式で表示してくれて、とても見やすい！ それぞれの案件を軸にスケジュールを確認することはもちろん、案件に携わるデザイナーのスケジュールも確認することができます。
AdFlow のスケジュール管理機能を使えば、「いつまでに何をすべきか」「次の案件はどのデザイナーをアサインできるか」をひとめで判断できるので、とても助かりますね。
3．メールの確認漏れがなくなった！
LIG では、クライアントとの連絡手段を、メールまたはクライアントも参加するチャットグループで行っています。案件数が多くなると、心配になるのが確認漏れです。
AdFlow の案件一覧にある「メッセージ」をクリックすると、メッセージチャットの画面が開きます。そう、クライアントとの連絡も AdFlow ツール上で行うことができるんです！ メッセージがきたときには、登録しているメールアドレスに通知がくるため、確認漏れの心配もありません。
メッセージチャット内で、担当者と、確認者（クライアント）などのグループの設定ができるのもうれしいところ。社内メンバーだけのグループも設定できるので、社内メンバーだけに送りたいときにもわざわざ他のチャットツールを起動する必要はありません。
また、チャット内でやり取りしたファイルを一発で検索することもできるので、「メールから添付ファイルを探す」という、あの気が遠くなるような大変な作業もなくなります。
4．修正指示に別ツールを起動する手間がなくなった！
忙しいときに、一番手間がかかるのがデザイナーへの修正指示でした。
クライアントからデザインのフィードバックが届き、ダウンロードしたファイルを PowerPoint などを使って、修正指示を書き、デザイナーへ送る（いま書き起こしただけでも「うわ、めんどくさいな」と思います……）。いろんなツールをまたぐと、大変手間がかかります。
でも、この作業も AdFlow なら必要ありません！ AdFlow 上に PowerPoint のようなツールが立ち上がるんです。
修正したいデザインをチェックし、修正指示画面を起動するだけ。修正指示では、外部の画像を入れることや、文字の大きさ、色なども変更できます。今まで、複数のツールをまたぎながら修正指示を作成していた手間が、ひとつのツールだけで完結するなんて最高です。
ファイルをダウンロードする必要がないので、デスクトップにフォルダが氾濫しなくなったことや、フォルダを整理する手間を省けたこともうれしいところ。フォルダが密集し散らばっていたホーム画面ともおさらばです！
5．ワンクリックで掲載イメージが確認できる！
バナーを作成した後、実際にサイトに掲載するとどんなイメージになるかの確認は重要ですよね。そのときに使えるのが、ワンクリックで表示できる「掲載イメージプレビュー機能」です。
掲載する媒体と枠の情報をマスター登録しておくと、掲載イメージアイコンをクリックしただけで簡単にイメージを確認することができるんです！ PowerPoint でイメージ資料を作成したり、ステージング環境にアップしたりしていたときと比べると、作業時間の短縮にかなりつながります。
クライアントに提示しやすいだけではなく、制作メンバーにもすぐに共有できるので、制作に取り組むモチベーションアップにもつながりそうですね。
6．事例をすぐに確認（提示）できる！
これまでの制作してきた制作物をためておける「ライブラリ機能」もあります。バナー制作の数が増えていくと、同じジャンルのものや、ブランドイメージを統一させるために、過去に作ったものを参考にしたくなるときがありますよね。
AdFlow のライブラリ機能では、案件やクライアントでの検索はもちろん「ラベル」で検索が可能に。
たとえば、飲食系のバナーを見たいとき、「飲食系」というラベルを入力しておけば、飲食系に関連する制作物や素材がまとめられます。
制作時の参考になるだけではなく、新規クライアントへの営業の際に事例紹介の資料としても使えるのも便利。事例をまとめるのも意外と大変ですが、このライブラリ機能があれば営業から「急ぎで事例の資料が必要なんです！」と言われたときにも、パッと出すことができますね！
おわりに
「制作管理なら、Google スプレッドシートでやればいい」との声もあります。とはいえ、ゼロからシートを作るのはめんどくさいですし、入力をサボりがちになる人も出てきます。さらに数が多くなればなるほど、どこが変更されたかがわからなくなるもの。
しかし AdFlow なら、スムーズな制作管理を実現できる機能と、質の向上を追求できる機能があるため、「仕事をはかどらせるため、しっかり入力するぞ！」という気持ちにもなりやすいんじゃないかと、使ってみて思いました。
AdFlow のおかげで、ほかの業務に時間を費やしたり、断りがちだった同僚との飲みに参加したり。やっと働き方改革の一歩を踏み出せそうです！
今回 AdFlow を使いながら実際にバナーを制作させていただいた、株式会社サーティファイさんも、ご協力いただきありがとうございました！
制作業務を一元管理、制作フローの見える化を実現する「AdFlow」
クリエイターズマッチ社が提供する「 AdFlow 」は、複数の制作に携わる人のための、制作進行を一元管理してくれるツールです。制作の効率化だけではなく、これまでの制作物のナレッジも整理。クオリティを追求し、制作をスムーズに行いたいと願う人の強力な味方になること間違いなしです！
今回バナー広告制作時に使用しましたが、広告代理店をはじめ、アパレル、化粧品業界やEC業界など幅広い業界で 1,400 社以上が導入しています。なかには、シップス社、クロックス社、資生堂社、ユニリーバ社など、名だたる企業も。
次々と任せられる案件にうれしい悲鳴をあげているみなさん、AdFlow を使えば制作管理の効率をグンっとあげられるかもしれません！ 料金は利用ユーザー数やストレージ容量などによって変わるので、ぜひ問い合わせをしてみてくださいね！
▼AdFlow導入企業・トランスコスモス社へのインタビュー記事はこちら 【工数40％削減】制作管理の効率化ツール「AdFlow」導入企業に聞いた驚きの効果とは！
Mako Saito
