こんにちは。ディレクターのママです。
ディレクターという職業はメールを送る回数が非常に多いです。案件数によって連絡の頻度も変わってきますが、何せ連絡することが多い職種だと感じます。
メールといってもなかなか奥が深いもので、正しいと思って使っていた言葉が実はよろしくなかったり、年代によって常識の範囲も変わってきたりします。
というわけで、今回はメールの基本作法について書いていきたいと思います。
メールの基本作法
見直し重要！チェックすべき項目
基本として、メールを送信する際にチェックしなければならない項目を記載します。
- 添付ファイル付け忘れ
- 添付するファイル名
- 送り先
- 誤字
- 名前・社名
基本ではありますがメールを送る際には間違えがないよう見直しましょう！ 焦って送信したときほど間違いが起こりやすいので、特に緊急時にはしっかりと見直せるよう意識して送信しましょう。
NG行為
次に、ビジネスでメール送信する際にやってはいけないこと記載します。
- 顔文字や絵文字の使用
- 上から目線の言葉遣い
- 全てメールで完結
担当者との関係値なども関わってきますが、基本顔文字などの使用は避けるべきです。人によっては気にしない方もいらっしゃいますが、好まない方もいることを考慮しましょう。
また、メールは言い回しによって良くない印象を与えてしまうので、命令口調や上から目線での表現は相手のことを考えると避けた方が好印象です。
最後に、状況に応じてメールのみでなく電話などで直接話す必要がある内容に関しては、積極的に直接コニュニケーションをとるよう心がけましょう。原則として、話した方が早いようなことは、やはりメールよりも直接話をするべきです。
よく使いがちな表現の見直し
「お世話になっております」
「お世話になっております。◯◯会社の◯◯です」
と、メールの文頭で書くのはオーソドックスなスタイルだと思います。しかし、初めてメールを送る相手に対して使用した場合はどうでしょうか。初めての相手には「初めまして」「突然のご連絡で失礼致します」のような前置きに加え、自己紹介をした方が自然であり、適切なように感じます。
「取り急ぎ◯◯まで」
こちらもよく使いがちだと思いますが、至急連絡が必要な場合のみ使用することが良いとされています。
「ご苦労様です」
「ご苦労」は上司から部下に対しての労いの言葉です。したがって、目上の人には「お疲れ様でした」を使いましょう。
まとめ
メールを送る上で大切なのは、顔が見えない分 相手への意識と最低限のマナーだけはわきまえておかなくてはならない ということ。そういった意識が印象を向上させ、良好な関係を気づける一歩になるのです。
相手の気持ちになって、「気持ち良い」と思ってもらえるメールを日々送っていけるよう精進していきましょう。
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