こんにちは！ LIGブログ編集部です。
みなさんの会社ではどのようにファイル管理していますか？
管理方法はさまざまですが、自社で保管するには大量のサーバーが必要で情報システム人員を雇わなければならなかったり、個人向け無料クラウドストレージを利用するのはセキュリティーに不安があったり、いろいろと問題がつきもの。安全かつ安定的にデータを管理するには有料の法人向けストレージサービスを使うほかありません。
とはいえ、ストレージサービスに膨大なお金をかけられる企業は少ないはず。
そこでセキュリティーも機能も高度なのにも関わらず、安価に利用できるオンラインストレージサービスをご紹介します。ダイレクトクラウド社が提供する『DirectCloud-BOX（ダイレクトクラウドボックス）』です。
目次
ダイレクトクラウドボックスの特長
まずはじめに、ダイレクトクラウドボックスの特長についてご紹介します。ざっと競合比較すると下記の通り。
法人向けで高いシェアをもつ競合サービスと同等レベルの高性能とセキュリティーをもちつつも、圧倒的に安価であることが一番の魅力。他のストレージサービスの多くがユーザー数に応じた従量課金制を取っているのに対し、ダイレクトクラウドボックスはユーザー数無制限の定額制。多くの社員を抱える企業に嬉しい料金形態です。
では、その他にどういった強みや特長があるのでしょうか。
高度なセキュリティー機能で情報漏えいを防止
ダイレクトクラウドボックスには、不正アクセスや機密情報の誤送信などを徹底的に防ぐ高いセキュリティー機能が搭載されています。
デバイス・OS別制限
各アカウントの管理者は、ダイレクトボックスにアクセスできるデバイスやOSの制限をすることができます。たとえば、特定のデバイスやOSからのアクセスを遮断するという設定も可能。万が一社員がデバイスを紛失してしまったときは、そのデバイスのアクセスを遮断でき、情報漏えいを防ぐことができます。
また、管理者はダイレクトクラウドにアクセスのあった全デバイスのログを取得でき、不正なアクセスを見つけ出せます。
IPアドレス制限
デバイスやOS別の設定だけでなく、IPアドレスを登録することによって拠点別の設定を行うことも可能です。
本社や支店、あるいはグループ会社等の拠点ごとにIPアドレスを登録すれば、各ファイルへのアクセス可能範囲を自由に設定することができます。ワンタイムパスワードを発行することで、一時的にアクセス許可を与えることができ、必要最小限度の範囲で情報共有ができるため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。
自動パスワード生成機能
社外にファイル共有したいときは該当ファイルにアクセスできるワンタイムURLを送信するだけでOK。一回限りのURLを生成すると同時にパスワードが自動的に発番され、簡単にメールで送ることができます。ファイルに対しての閲覧・ダウンロード回数制限も同じ画面から設定できます。
ファイル転送後にはダウンロード履歴をチェックすることで相手の反応をすぐに確認できます。万が一誤送信してしまったときには、発行したURLリンクを削除すればファイルのダウンロードができなくなるので安心です。
もちろん、ファイルを直接メールに添付して送信することも可能。ダイレクトクラウドボックス上でファイル添付作業を行うと、自動で暗号化されたZIP形式に圧縮してくれます。
暗号化解除のためのパスワードも自動的に発番。ボタン一つクリックするだけで、ファイルとは別便でパスワードを送信できます。手間と時間の節約しつつ安全な環境下でファイル共有できますね。
また、送信先のファイルへのアクセス範囲にも制限をかけられます。閲覧、ダウンロードなどの権限を設定しておけば、意図せぬデバイスにデータが残ることを回避できます。
データの機密性、完全性を確保するセキュリティー
肝心のデータそのもののセキュリティー管理も完備しています。ウイルス対策はもちろんのこと、ログイン時のパスワード暗号化、通信経路の暗号化、さらにストレージにデータが保存された際にも暗号化されます。
83種類のログ管理
各種セキュリティー機能に加え、ビジネス利用に欠かせないログ管理も充実。ユーザーのログインや操作をはじめ、管理者の操作も含め合計で83種類ものログを取得、管理できます。万が一のトラブルが発生しても、速やかに原因を特定できます。
国内サーバー利用により、高速のデータ転送を可能に
ダイレクトクラウドボックスはAWSの東京リージョンサーバーを利用しています。国内拠点のデータセンターのため、データ転送のスピードが海外利用のものより圧倒的に速いのが特長です。
海外サーバーの場合は1分30秒もかかるようなデータ転送も、国内サーバーだと14秒程度で済むことも。ストレスフリーなのがいいですね。
マルチデバイス対応で業務効率化
ダイレクトクラウドボックスはPC、タブレット、スマートフォンのあらゆるデバイスに対応しています。
まずPCでは、PCアプリケーション、Webアプリケーション、仮想ドライブマウントの３つの利用方法から選べます。PCアプリ版ではデバイス認証に対応し、ファイル転送や共有が快適に利用でき、Webアプリケーションではブラウザ上でドラッグ＆ドロップでの直感的な操作で使用可能。仮想ドライブとしてマウント可能なDirectCloudドライブでは、エクスプローラー上でネットワークドライブのようにファイル管理ができます。各企業のセキュリティポリシーに応じてこの3種類を使い分けられます。
モバイル端末では専用アプリが使えます。PC版とほぼ変わらない機能が搭載され、閲覧もファイル転送も可能。アプリ上でオフライン閲覧を選択することで、ファイルを暗号化してアプリ内でのみ閲覧が可能となり、ログアウト後には自動的に削除されます。そのためインターネット環境のない場所でも安全にプレビューできるようになっています。外回りでの移動や出張中、いつでもどこにいても快適に業務が進められます。
専用ビューアで多様なファイルの共有が可能に
業界によっては、Office系ファイルだけでなくPSDやDCMなど専門的なファイル形式が利用されています。そういったファイルを社外に共有しようと思っても、送信先に対応ソフトがなく閲覧できないという状況も少なくありません。
そんなときに役立つのがダイレクトクラウドボックスの「専用ビューア」。送信先にソフトが入っていなくても、専用ビューアによって多様なファイルを閲覧することが可能になります。
- 専用ビューア対応ファイル形式
-
▼文書
.docx/.doc .odt .rtf .txt
▼表計算
.xlsx/.xls .ods
▼プレゼンテーション
.pptx/.ppt .odp
▼配布資料
.pdf
▼医療機関
.dcm
▼CADフォーマット
.dwg .dxf
▼グラフィクス/Web
.psd .svg
▼画像
.png .jpg/.jpeg .gif .bmp .tiff
▼その他
.csv
対応ファイル形式は33種類。ファイル形式を変更して書き出す必要がないので、社内外での情報共有がぐんとスムーズになります。
ネットワーク上でファイル管理を完結できる
『DirectCloudドライブ』をインストールすると、クラウド上のファイルの操作と管理がエクスプローラー上で扱えるようになります。具体的には移動、削除、コピー、さらにアップロードやダウンロードを含めた操作をドラッグ＆ドロップをはじめとした直感的な操作で行えます。操作ログはサーバーに記録され、参照することもできます。
DirectCloudドライブで開いたファイルは、物理メモリ上でのみ展開し、ローカルストレージには書き込まれないため、端末に痕跡を残すことなく安全にファイル編集作業ができます。
誤ってドライブ上でファイルを削除してしまっても、ダイレクトクラウドボックス上のゴミ箱フォルダにデータが残る仕組みになっているので安心です。
また、データは10世代もの世代管理が可能。いつでも過去のバージョンに戻すことができます。これまでのように、ファイル名を分けて世代管理するという手間が省けます。
徹底したリスクマネジメントで問題発生時も安心
ダイレクトクラウドボックスにファイルを預けると、自動的に複数の国内データセンター、具体的にはAmazon S3(AWS)の東京リージョンを中心に分散保管される仕組みになっています。2拠点同時にデータ喪失があってもデータが維持されるため、自然災害やシステム障害などの予期せぬ事故が発生したときでも迅速にデータが復旧されます。徹底したリスクマネジメントによって、万が一なにか問題が生じてもデータが完全に消失するリスクを最小限に抑えています。
これだけのバックアップ体制があれば、ダイレクトクラウドボックスだけで安心してクラウドへのバックアップができますね。社内や社外で複数のストレージを契約する必要がなく、ストレージ運用管理にかける手間やコストを抑えられそうです。
ダイレクトクラウドボックスの機能
続いて、ダイレクトクラウドボックスがもつ基本的な機能をご紹介します。
データ保管
プランに応じて最大10TBまでのデータを保管可能。スタンダードプラン以上なら、アップロード時の容量上限も1ファイルあたりの重さが5GBという大容量データにも対応しています。
また、10TB以上の大容量を使いたい場合でも、Amazon S3のスケーラブルなストレージを使用することでストレージ容量を追加することができ、たとえ数百TBのようなファイルもアップロードできるように設定されています。
アップロードの方法も簡単。ドラッグ＆ドロップするだけでの直感的な操作で完了です。
社内や社外とのファイル共有
社内でのファイル共有もスムーズに行えます。全社員が同じファイルを閲覧することはもちろんのこと、プロジェクトチームなど特定のメンバー内だけで共有ことも可能。オフライン閲覧機能を使えば、ネットワーク接続せず端末に保存することもなく、ファイルを安全に閲覧することができます。
また、管理人はユーザーやグループごとに各ファイルへのアクセス権限を細かく設定することができます。
権限の種類は、オーナー、編集者、ダウンローダ、閲覧者、アップローダの5つ。ユーザーの役割に合わせてアクセス制限をすることで、不本意な情報漏えいを回避できます。
社外の人をダイレクトクラウドボックスにゲスト招待することも可能。招待が完了すれば社内や社外を意識せず同じファイルで安全な共同作業が可能になり、情報の共有や更新がスムーズになります。
機密性の高いファイル転送
スタンダードプラン以上であれば、1ファイルあたり5GBまでの大容量ファイルを社外に転送することができます。
ダイレクトクラウドボックスならでは特長は、複数のファイルをまとめて転送できること。フォルダをまるごと転送することも可能ですので非常に便利です。
フォルダごとドラッグ＆ドロップでアップロードする最も簡単な方法は、DirectCloudドライブを活用すること。エクスプローラーライクな操作でフォルダごとアップロードが可能となりました。
あらかじめ複数のファイルを1つにまとめて圧縮するという作業が一切不要になるので、手間が省けますね。
ファイルの送信履歴は記録され、管理ページから確認することができます。送信者や送信先アドレス、日時、ダウンロード日時などが確認でき、ファイル管理を徹底できます。
ファイルロック機能
ファイルを編集する際にはローカルにダウンロードする必要がありますが、その間に他メンバーがファイルに変更を加えられないようにする「ファイルロック」機能が付いています。ロックがかかると、他メンバーは書き込みや更新、移動や削除といった操作ができなくなります。
PCはもちろん、モバイル端末からでもファイルロック機能のON・OFFが可能です。
【無料トライアル有り】安価＆安全にデータ管理ができるダイレクトクラウドボックス
オンラインストレージ『DirectCloud-BOX（ダイレクトクラウドボックス）』は、自社内や拠点間、取引先とのファイル共有や共同作業、コミュニケーションを促進するあらゆる機能を、安価で利用できるサービス。高度なセキュリティー下でデータ管理ができるのに加え、情報の共有や転送がスピーディーに行え、業務効率化につながります。パブリッククラウドのサービスでありながらも高度なセキュリティーを確保されていて安心ができます。
ダイレクトクラウドボックスは30日間の無料トライアルを提供中！ 有料版の機能をすべて使えるなんともありがたいトライアルですので、ぜひチェックしてみてください。
