恥ずかしくないビジネスメールを書くための4つのステップ


恥ずかしくないビジネスメールを書くための4つのステップ
(編集部注*2014年5月9日に公開された記事を再編集したものです。)

こんにちは。社会人歴10年の九州ライター村上です。

さてみなさん、敬語って難しいですよね、まず謙譲語と丁寧語の違いがよくわからないし、頑張って丁寧に言ったら「それ二重敬語だから」とか言われてショボーンとする。新入社員さんたちは細かく先輩にチェックされて、接客対応自体が怖くなる時期なのではないでしょうか。

そんな若手社員のために、今回は敬語を使ったビジネスメールについてまとめました。

と、その前に、あとで使うので謙譲語と丁寧語のおさらいをしておきます。

けんじょうご【謙譲語】

敬語の一。話し手が聞き手や話中の人に対して敬意を表すために,自分または自分の側に立つと思われるものや動作などをへりくだって言い表すもの。
出典:三省堂大辞林 第3版

ていねいご【丁寧語】

敬語の一。話し手が,聞き手に対して敬意を直接表したり,改まった気持ちで,言葉遣いを丁寧にしたりする時に用いられるもの。口語の「です」「ます」「ございます」,文語の「侍り」「候」などの語がある。また,接頭語「お」も,「お弁当」「お酒」「お茶」などのように,丁寧語としても用いられる。
出典:三省堂大辞林 第3版

それでは、はじめます!

敬語で恥ずかしくないビジネスメールを書けるようになる4つのステップ

今回ご紹介する内容は、必ずしもこれだけが正解、というものではありません。
私の会社ではこんな風に使ってます!というあくまで1つの例なので、ビジネスメールを書く際の参考になれば嬉しいです。
なお、内容については本業でお世話になっているビジネスマナー講師に監修してもらっています。

1. 謙譲語と丁寧語のコンボを使いこなそう

ビジネスメールでは先方に自分の要望などを伝えることが多いと思いますので、最大限の敬語を使う必要があります。まずは自分の動作を「謙譲語」にした上で「丁寧語」をあわせて使用していきましょう。

ざっくり説明をすると、例えば「見る」は「拝見する」という謙譲語にした上で、「ます」という丁寧語を組み合せて「拝見いたします」という言葉に直します。
他の言葉だと以下のような例になります。

見ました 拝見しました
○○します ○○いたします
行きます 伺います
会いたい お目にかかりたい・お会いしたい
知っている 存じております

ちなみに「〜してください」「〜していただく」「〜いたします」は、それぞれ「下さい」「頂く」「致す」の漢字ではなくひらがなで書きましょう。

理由としては、上記の用例では「いただく」が「もらう」の意味の動詞の謙譲語ではなく補助動詞なので、基本的にはひらがなで書くのがルールになります。
参考:内閣訓令第1号 – 公⽤⽂における漢字使⽤等について

ここで、特に「致す」には影響を及ぼしたり、ある結果を引き起こしたりという意味があり、主に「不徳の致すところ」「致し方ない」などとあまり良い意味では使わない漢字なので、気をつけたほうがいいようです。

2. よく使う言い回しを知ろう

次に、ビジネスメールにおいてよく使われる言い回しに慣れましょう。

○○はどうなってますか? ○○の件、いかがでしょうか?
○○してください お手数をおかけいたしますが、○○していただきたく存じます
お願いします お忙しいところ恐れいりますが、よろしくお願いいたします
見ておいてください お目通しいただければ幸いです
確認してください
  • よろしくご査収ください
  • ご確認の程、よろしくお願いいたします
見ました 拝見いたしました
これでいいです この方向で進めてください
OKです
  • 承知いたしました
  • かしこまりました
とりあえずメールしました メールにて恐縮ですが、取り急ぎごあいさつまで

 

決してこう書くのが決まりというわけではないものの、文章に見覚えがあるのではないでしょうか。丁寧すぎるように感じるかもしれませんが、メールは顔が見えないぶん、丁寧すぎるくらいのほうがいいようです。
やりとりをしていくうちに、少しずつ相手と打ち解けて、心の距離が近づくと共に表現が変わっていくといいですね。

3. 間違えやすいポイントをおさえよう

ビジネスメールで難しいのは、相手の立場が想像しにくいために、どの程度までの敬語を使ったらいいのかのイメージが湧きにくい点です。
そこで、まずは常に、取引先の社長などとんでもなく偉い人にメールを出す場合を想定して書いてみましょう。

 

「〜します」は「〜いたします」にしたほうがより丁寧に

× お願いします
○ お願いいたします

 

丁寧すぎる言い回しの落とし穴

× ご覧になられましたでしょうか
○ ご覧になりましたか
○ ご覧いただけましたか

× 拝見させていただきます
○ 拝見いたします

× 説明させていただきます
○ 説明いたします

「させていただく」は自分の行動に対して相手の許可を必要とする場合(休暇申請や使用許可)に使います。

もっとも使われやすく、丁寧な印象を持ちがちな「させていただく」ですが、間違いやすい敬語としても指摘されがちなので、なるべく「○○いたします」という言い回しに慣れておきましょう。

 

相手に許可を出す場合

× 大丈夫です
× OKです
○ そのまま進めていただければと思います(存じます)

非常に難しい「許可を出す」という、自分の立場が上になる場合のやりとり。同僚などには「大丈夫です」で問題ありませんが、お取引先の社長などに「大丈夫です」とは言いがたいので、その場合は一番下のような言い回しがおすすめです。

 

指示代名詞(あれ、それ、これ)はなるべく使わない

×「それ」でお願いします
○「頂いた内容」でお願いいたします

「それ」という指示語が乱暴な印象になりがちです。
指示代名詞で代用せず、「きちんとお話を理解していますよ」という意味も含めて、内容を反復しましょう。

 

了解という返事について

× 了解!
○ 了解しました
○ 了解いたしました
○ かしこまりました
○ 承知いたしました

「了解!」とだけ上司に対して返事するのは当然失礼ですが、「了解いたしました」というのは敬語として問題ありません。下にいくほど固い表現になりますので、メールの相手によって使い分けましょう。

最近は「了解という返事はマナー違反!?」という趣旨の見出し記事が出回り、あまり印象がよくないので「かしこまりました」という表現をおすすめしています。
決して敬語として問題があるわけではないのですが、言葉というものが地域や時代によって影響を受けることの好例だと思います。

4. 実践!伝わるビジネスメールの書き方

ビジネスメールではPREP法を活用すると、無駄なく相手に要求を伝えることができます。

PREP(プレップ)法とは

PREPは以下のように示されるプレゼンなどの方法です。

  • Point……結論
  • Reason……理由
  • Example……具体例
  • Point……もう1回結論

依頼を出す際につい理由ばかりを書いてしまいがちですが、場合によっては先に結論を出してから理由をつけた方が相手の理解も速くなります。

 

自分の言葉で要件をまとめよう

まずはPREP法の順序に沿って、自分の言葉で要件を書き出します。

(挨拶文)この前は会えてよかったです。
(結論)添付資料を見ておいて下さい。
(理由)修正をかけたから(具体例)色の指定を変更した部分を特に見て欲しい。
(もう1回結論)添付資料を見たか明後日に電話して確認します。

これを、謙譲語と丁寧語に直していきます。

(挨拶文)いつもお世話になっております。
先日はお忙しい中にお時間をいただきまして、ありがとうございました。お会いしてお話を伺えて、とても勉強になりました。
(結論)つきましては、修正したデザイン案を作成いたしましたので添付いたします。
(理由・具体例)先日お話頂いた際の、色指定を変更しております。
(もう1回結論)お忙しいところ恐れ入りますが、お時間のあるときに一度お目通しいただければ幸いです。明後日、○日○時ごろに改めてお電話いたします。ありがとうございました

慣れるまではすぐに送信せず、内容に間違いがないかや添付を忘れていないかなどを再度確認しましょう。

ビジネスメールは一往復半する

自分からメールを出した場合は、相手の返事を読んで終わりではなく、そのメールを確認したことまで連絡を入れて完了とします。その場合の文章は短くても問題ありません。

早速のお返事ありがとうございました。それではよろしくお願いいたします。

まとめ

いかがでしたか?
使い慣れないうちは「こんな丁寧に言って大丈夫かな……」と思いがちですが、メールは会話と違って見直しができますので、繰り返し練習して美しい日本語を身につけましょう。
ではまた!

参考書籍

記者ハンドブック 第12版 新聞用字用語集

しっかりした敬語と伝え方―どこでも通用する

「きちんとした敬語と表現」がすぐに見つかる ビジネスメール言い換え辞典

この記事を書いた人

村上 奈美
村上 奈美 外部ライター 九州
熊本でパソコンスクールを経営する家系の2代目でWebとIllustratorを中心に担当。カメラは下手の横好きなブログ「帰ってきた事務員のひとりごと

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