会議でよく見かけるファシリテーター。ファシリテーターには会議を円滑に進める以外にも大事な役割があります。今回はファシリテーターについて役割やポイントなどを詳しく解説します。ファシリテーターが何なのかよくわからない人や、上手にファシリテーションするコツを知りたい方は参考にしてください。
目次
ファシリテーターについて
ファシリテーターとは
ファシリテーターには広義のファシリテーターと狭義のファシリテーターのふたつの意味があります。
会議に必要なファシリテーターは狭義の意味を指すことが多いです。このときファシリテーターとは参加者の意見を引き出し、コンセンサスを取ることに加えて、時間内に結論を出すように進行する中立的な立場の人のことを指します。
一方で広義の意味のファシリテーターとは会議ではなく、組織やプロジェクトチームで上記のような働きをする人のことを指します。狭義の意味で使用する方が多いと思うので、今回は狭義のファシリテーターについて解説します。
ファシリテーターと司会の違い
司会者とファシリテーターのもっとも大きな違いは意見を引き出すかどうかです。司会者の役割は「進行」です。会議やイベントがスケジュール通り、円滑に進めていくことが求められます。
一方でファシリテーターは結論を出すことが求められている場合が多いです。参加者から意見を引き出して、深堀しまとめたりすることが多いため、そこが司会者との一番の違いといえるでしょう。
ファシリテーターに求められるスキル
- ファシリテーターに求められるスキル
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- 場の構築スキル
- コミュニケーションスキル
- 内容を整理し論点を絞るスキル
- 合意形成のスキル
ファシリテーターに必要なスキルは、事前に会議のゴールや目的、議題を共有する「場の構築スキル」、質問や相槌をうつなどして参加者が発言しやすい環境を作る「コミュニケーションスキル」、出てきた意見をまとめ、話すべきことを絞る「内容を整理し論点を絞るスキル」、目的やゴールに向かって全員の理解を得たり、ネクストアクションを決める「合意形成のスキル」の4つが大切になってきます。
このスキルがどう活かされるのかは次の章で詳しく解説します。
ファシリテーターの役割
ファシリテーターの役割は以下の3つです。詳しく解説していきます。
- ファシリテーターの役割
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- 参加者が意見を出しやすい雰囲気作り
- 意見を引き出す
- 意見を整理し結論をまとめる
参加者が意見を出しやすい雰囲気作り
ファシリテーターの大きな役割として意見を引き出すということがあります。そのための有効な施策として以下のようなことが挙げられます。
- 意見を出しやすい雰囲気作りで大切なこと
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- 緊張をほぐすためのアイスブレイク
- 議題の周知
- 発言者をサポートする
緊張していては良い意見やアイデアも出にくいですし、そのような雰囲気では議論も活発になりません。まずは笑顔が見れるくらいに緊張を解してから会議を進行しましょう。
また何を目的・ゴールにするのかも含めた議題の周知が必要です。何について話せばいいのかわからないままだと、意見は出ません。そうならないためにも、議題についてはあらかじめ連絡しておいたほうが良いでしょう。
参加者が発言しているときは、相槌をうったりして話しやすい空気を作るのも大切です。話を急かさずに、その人の意見を全員が理解できるように足りない部分をサポートをします。
意見を引き出す
ファシリテーターはできだけ参加者の意見を引き出すだけでなく、参加者全員の会議への積極的な参加を促すことも大切です。ここでは以下のことが大切になってきます。
- 意見を引き出すときに大切なこと
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- 意見を尊重する
- 意見に対する否定が出ないようにする
- 誰かの独壇場にならないようにする
- 話がそれた場合は軌道修正する
一人ひとり生まれも育ちも場合によっては部署も違うため、異なる意見が出てくるのは当たり前のこと。すでに出ている意見とは異なる意見が出てきても尊重しましょう。
意見に対する否定が出ると「意見すると否定されてしまうのではないか」と不安になる人が出てきてしまい、意見が出にくくなります。そのようなときは「〇〇さんは✕✕するとより良くなると考えているんですね」などのように肯定的な意見になるように変換しましょう。
また、特定の人ばかりが話していると「あの人（たち）だけが話しているから、自分は話さなくていいや」となってしまいます。話していない人がいたら「〇〇さんはどう思いますか？」などと話を振るのも大切です。それぞれの意見を理解できるように進行しましょう。
さらに、話がそれた場合は軌道修正することも大切です。目的やゴールにそぐわない話をしていると、あっという間に時間が過ぎ、結論を出すのが難しくなってしまいます。そうならないためにも、話がそれていったら改めて会議のゴールや目的を共有するのが良いでしょう。
意見を整理し結論をまとめる
会議の最後には意見を整理し、結論をまとめることが必要になってきます。このとき大切なのは以下の3つです。
- 意見を整理し結論をまとめるときに大切なこと
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- コンセンサスを取る
- 会議を振り返り、理解しているか確認する
- ネクストアクション
まずは結論に対して、コンセンサスが取れているか確認しましょう。取れていない場合は、どこで取れていないのかを明確にしてください。このとき、ファシリテーターが出した結論ではなく、会議で全員が一致した結論を出すようにしましょう。
会議の内容を軽く振り返り、全員が理解しているか確認することも大切です。全員が理解している場合は参加者ごとにネクストアクションがあることを認識させましょう。
ファシリテーターのポイント
あくまでも進行役だと意識する
よくやってしまいがちなのが、自分の出したい答えに近づけようとするトップダウン型のファシリテーターです。ファシリテーターはあくまでも進行役であり、結論や結果を自分の意図する方向に進めることは避けてください。
ただ、会議で出さなければならない方向性だけは見失わないようにします。会議はファシリテーターのためではなく、会議に参加している人たちのための会議です。参加している人たちが合意をするような結論を導くために精一杯進行するよう努めましょう。
アイディアを広げる事を心がける
アイデアを広げるためによくブレインストーミングなどが利用されます。ただ漠然とアイデアを広げようとしてもなかなか出てこないこともあるかもしれません。そんなときは、ファシリテーターが適切に質問力をしてあげましょう。
例えば、「◯◯だとしたら、どうしますか？」「制限なくなんでもできるとしたらどういう工夫ができると思いますか？」といった感じで。下記記事も参考にしてもらえればと思います。
会議を目的の方向へ進めることが使命
広げたアイディアがまとまるように、全員が結果としてでた内容に納得が行くように、目的の方向へ進めることが使命です、発言をしていない人がいたら「この意見についてどう思いますか？」と質問をします。
ただし、参加者同士を争わせるのではなく、あくまでも「この意見に対してどう思いますか？」という風な形でいざこざが起きないよう工夫しましょう。そうすることで、会議をし、出た結果に対してみんなに同意をしてもらうことができます。みんなが同意をした結果を出すことが目的の方向へと進める上で重要です。
まとめ
長々と会議をしたけどなんにも収穫なし。そんな思いをしたことはありませんか？ もしかしたらその会議はファシリテーターが良くなかったかもしれません。この記事を読んだあなたなら収穫のある会議をできるようになれるかもしれません！
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