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ビジネス文書をWordで作る際の書き方(文字サイズ・稟議書・FAX送信状)

ビジネス文書をWordで作る際の書き方(文字サイズ・稟議書・FAX送信状)
(編集部注*2013年6月10日に公開された記事を再編集したものです。)

皆さんこんにちは、九州ライターの村上です。
本当になぜ6月は祝日がないの……そんな絶望を小脇に抱えつつ、本日はWordで作るビジネス文書のポイントをご紹介します。

  • 文字のサイズは11〜12ptで作ると読みやすい
  • 見出し・タイトルはゴシック体、文章は明朝体
  • 実は意味ない?ゴシック体に太字
  • MSフォントとMSPフォントの使いドコロ
  • 代表者印を押す場所は右寄せしない
  • 稟議書は表形式で作成する
  • FAX送信状は自社名を一番下にする

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文字のサイズは11〜12ptで作ると読みやすい

Wordの文字サイズの初期値は10.5ptですよね。
なぜ10.5ptかというと、昔使われていたタイプライターの文字サイズが10.5ptだったからです。

タイプライター

昔はインクが滲んで、11ptくらいの大きさになっていたらしいのですが、現在は滲んで大きくなることはないので、10.5ptだと文字が小さく感じると思います。

日本は高齢社会ですので、上司に提出する場合の読みやすさを踏まえて11pt〜12ptくらいに設定することをおすすめします。12ptくらいまでだと、行の高さも変わらずに作成できます。

10−12pt

見出し・タイトルはゴシック体、文章は明朝体

Excelで文書を作ってすべてゴシック体になってしまったり、逆に送られてきた文書が全てゴシック体であったりした経験があるかと思います。

ゴシックと明朝体

フォントに変化がないと文書にメリハリが出ず、パッと見ただけでは何の文書なのかというのが伝わりにくくなってしまいます。

  • 一番に伝えたい部分をゴシック体に、その他は明朝体にする

実は意味ない?ゴシック体に太字

印刷に出したりPDF化したりするとわかりやすいのですが、ゴシック体は明朝体より太く印刷されます。以下のようにもともと太く見えるので、太字にする必要はあまりないかもしれません。

bold

  • 印刷物に対してゴシック体に太字をするのはあまり効果的ではない模様

MSフォントとMSPフォントの使いドコロ

MSやHGなどは等幅といって、すべて同じ間隔をとるフォントです。
MSPやHGPはプロポーショナルフォントで、文字それぞれの幅を正しく表示するフォントです。

ms-msp

  • ビジネス文書には、MSフォントで文字幅をそろえる
  • ポスター、DMなどデザイン的なものはPフォントで文字間隔を整える

このように使い分けてください。
※ちなみにHGSなどのSは、半角文字のみPと同じ幅になります。

代表者印を押す場所は右寄せしない

もしかすると学校などで、右寄せと習っているかもしれませんが、この部分は基本的に会社住所、社名の頭を揃えて、代表取締役名を1文字分字下げします。

良い例

そうすると、印鑑を代表者名の後ろに少しかかるように綺麗に押せるのです。

社名のつくりかた

  • 左側で形を整えてから、インデントで右側まで移動しましょう

稟議書は表形式で作成する

稟議書(りんぎしょ)は会社経費で物品を購入する必要がある際に提出する書類で、上司→社長→経理というふうに決裁を取りながら書類を流していきます。

稟議書例

ですので印鑑が押しやすいように、上のような表の形で提出するのが一般的なのですが、たまにインターネット上にあるテンプレートで表形式ではなく、「案内状」形式になっているものがありますので、気をつけてください。

FAX送信状は自社名を一番下にする

アメリカでは自社名を頭に出して「○○からの連絡ですよ」というのがわかる合理的な形式なのですが、日本ではお取引先様が上に来ないと失礼にあたりますので、自社名が上に来ているテンプレートを日本の企業向けに使うのは危険です。

だめなFAX送信状

  • 日本内での送付状はお取引先を上に、自社名はなるべく下に

まとめ

文書は会社の顔。
小さなところかもしれませんが、そういった小さな所で評価されているかもしれません。ちょっとしたポイントアップに役立てれば幸いです。

以上、村上でした。ではまた〜。

 

この記事を書いた人

村上 奈美
村上 奈美 外部ライター 九州
熊本でパソコンスクールを経営する家系の2代目でWebとIllustratorを中心に担当。カメラは下手の横好きなブログ「帰ってきた事務員のひとりごと

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