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幹事必見!日程調整を完璧にする9つのコツと便利な調整ツールまとめ

幹事必見!日程調整を完璧にする9つのコツと便利な調整ツールまとめ

皆さん、飲み会の幹事に指名されて焦っていませんか?
やたらと飲み会の幹事に指名されることが多いディレクターの鮫島です。

私の幹事人生は高校生の頃から始まり、大学のサークルで数多くの幹事をこなし、社会人になって後輩が増えた現在となってもいまだに続いています。結局好きなんでしょうね、こういうのが。

そんな幹事経験豊富な私が考える、幹事として一番大変な業務とは、やはり「日程調整」です。もちろんお店探しや余興を決める業務なども大変ではありますが、そこは幹事主導でガンガン決めていけばいい話です。しかし日程調整は参加者全員のスケジュールをコントロールしなければならない業務のため、過酷な面が多いと思います。

そこで本日は、私が経験してきた「幹事としての日程調整の極意」を、便利な日程調整ツールなどとあわせて紹介していきたいと思います。

日程調整を完璧にする9つのコツ

以下、あくまでも私個人の幹事経験の中で培ってきたコツなので、参考程度に見ていただけると嬉しいです。

1. 候補日はある程度まで幹事のほうで選定してしまう

候補日を選定する際は、ある程度自分主導で決めてしまいましょう。その段階から全員のスケジュールを気遣っていると、やたらと時間がかかってしまいます。
とはいえ、「じゃあ今週中で!」などというのも急な話なので(場合にもよりますが)、まずはざっくりとみんなの予定を聞いたうえで、“自分が間違いなく参加できる日”と“絶対に参加しなければいけない人(誕生日パーティーであれば誕生日の人)が参加できる日”を候補日として選定しましょう。

2. 候補日は4日〜5日に絞る

日程調整をおこなうにあたって「候補日を増やし過ぎない」ということは大切です。候補日が多いと参加者もスケジュールを確認するのが大変ですし、参加候補日が分散してしまうと、幹事としても日程決定の業務が大変になってしまいます。

候補日は多くても5日。理想は4日ぐらいだと思います。(※人数規模にもよります)

3. とにかく迅速に動く

スケジュール確保というのは時間との勝負です。みんなの予定は当然ながら日々埋まっていくものです。候補日を伝えるのが遅れれば遅れるほど、「全員参加」という夢のゴールは遠ざかってしまいます。
理想は、候補日ならば幹事に任命されたその日に決定すること。それぐらい大切なことなのです。

また、正式な日程が決定した際の連絡も、できるだけ急いでください。参加者はスケジュールを仮確保してくれている状態です。それなのに、いつまでたっても日程が決まらないと、他のスケジュールを入れることができません。迅速な連絡で早めにスケジュールを確定させてあげましょう。

これをするだけで、あなたの評価は確実に上がります。
逆に遅いと評価が下がるかも・・・気をつけましょう。

4. 「検討中」という人をできるかぎり少なくする

もちろん人それぞれ事情はあります。ですが、幹事からすると「検討中」という返事ほど困ったものはありません。なぜならお店の予約人数に影響がありますし、日程決定もしづらいからです。

とはいえ、このような返事は必ず何名かから出てくるものなので、そのときは「なぜ検討中なのか」という事情を個別でヒアリングするようにしましょう。(立場上しづらい場合もありますが)

そうすることで、幹事としても状況を把握して「では、◯日までには判断して下さい」ということを伝えることができます。これで人間関係もバッチOKですね。
あわせて、この確認をすることにより、普段話さない人と密なコミュニケーションがとれるという裏メリットがあります。これは幹事ならではの役得ですね。

5. 日程調整ツールの利用は3人以上を目安に

後ほど紹介させていただく日程調整ツールについてですが、利用する場合は参加者が3人以上のときをオススメします。
3人位までであれば、口頭でもメールでもLINEでも漏れがなく連絡を取り合うことができます。しかし3人を超えてくると、みんなで話せるタイミングが減ってしまいますし、連絡漏れも発生しやすくなってしまいます。人数に応じて日程調整ツールを利用するようにしましょう。

6. どこのエリアで開催するのかを早めに提示する

見落としがちですが、これも結構大事です。エリアというのは「渋谷の◯◯」などではなく、駅の単位で考えてください。
家からの距離や終電状況は人によって全く異なります。エリアが決まっていないと参加したくても返事がしづらい、という状況が発生してしまい、日程決定にも影響がでてきます。

候補日を連絡する際は「◯◯駅付近で開催します」もしくは駅指定以外でも「◯◯の付近で開催します」というようなひと言を添えるようにしましょう。日程調整がグンッとしやすくなります。

7. 参加者の電話番号はできるだけ知っておく

参加者と当日連絡がつかない、なんてことはよくあります。寝坊したり、道に迷っていたり、と理由はさまざま。悪意があるわけではないのですが、幹事としては結構きついですよね。

そんな場合に備え、参加者と直接連絡が取れる手段を確保しておきましょう。私が一番確実だと思うのはやはり「電話」です。聞きづらい人もいるかとは思いますが、そこは幹事として勇気をもって聞くようにしましょう。あとで困るのは自分なのですから。

8. 参加キャンセルの締め切り日を設定しておく

これは超大事です。参加者の当日キャンセルは高い確率で発生します。体調を崩したり、別の用事を優先させていたり・・・涙。まぁ理由は深く追求しませんが、往々にして起こり得る事態です。

幹事として困ってしまうのは、何よりも「キャンセル料金」の発生です。もちろんその人と楽しめなくなる寂しさはありますよ・・・?
しかし幹事をしている以上、お金の責任は幹事にあります。

だからこそ、キャンセルOKの締切日を設定しておくことをおすすめします。
「◯日前までにキャンセル連絡がない人は、参加費を払っていただきますね。」という主旨は、あらかじめ伝えておきましょう。(50%負担とかでもいいかもですね。)

お金が絡むと人間関係もこじれやすくなってしまうので、他の項目以上に気を遣いたいところになります。

なお、当日急遽参加できるという人が現れる場合もあり、その際には「キャンセルした人の参加費と相殺する」という平和的解決方法をとることができます。これができれば一番いいですね。

9. リマインドメールを前日と当日に必ず送る

日程もお店も決まったからといって、「あとは当日の開催を待つだけだ!」などと思ってはいけません。人は、予定そのものを忘れてしまうときがあるからです。もちろんいつもではありませんが、可能性としては0ではありません。

だからこそ、イベント前日には「イベントは明日ですよ」、イベント当日には「今日ですよ」というリマインドのメールを送るようにしましょう。しつこくても嫌がられるので頻度はお任せしますが、最低でもどちらかの連絡はおこなうようにしましょう。(個人的には前日連絡が焦りもないのでオススメです。)

便利な日程調整ツール紹介

以下、普段私が愛用している日程調整ツールと、その他の調整ツールをいくつかご紹介します。

とっとと決め太郎

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最近はGMO社が提供しているこちらのツールを愛用しています。会員登録なしで利用可能、シンプルで使いやすく、参加者項目が縦に並ぶので一覧性が良いという点を気に入っています。会員登録をすれば、メーリングリスト作成が可能になります。大人数の調整もしやすくなります。

ネーミングセンスがまたいいですよね。

調整さん

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以前愛用していたリクルート社が提供しているツールです。こちらも会員登録なく、サクッと使用できます。こちらは項目が横並びなので、ちょっと使いづらさを感じますが、10人くらいまでの調整だったら使いやすいと思います。

トントン

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シンボルにかわいい「小豚」を用いており、とても印象的です。ただ、参加者の日程登録時の操作性が少々クセがあり、普段あまりPCを触らない人からすると使いづらい印象があるかもしれません。でも「子豚」はかわいいです。

調整丸

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今回の記事を書くために調べている中で初めて知った、ぐるなび提供の調整ツールです。何よりも便利なのが、「ぐるなび」に掲載されているお店を、日程と一緒に候補として提示できるところ!日一石二鳥で調整ができてしまいそうです!操作性もいいので、これは次回使ってみよう・・・。

その他にもまだまだあります

まとめ

日程調整のコツを掴めば、幹事に指名されても自信が持てます。うまく幹事をこなせば周囲からの評価もあがります。だから面倒臭がらず、率先してどんどん動いていきましょう!

ちなみにツールを使うときの個人的な楽しみは、登録時の一言コメントを読むことです。マジメな人もいればボケる人もいて、ブラウザ更新をするのが毎回楽しみなんです^^

こんなことを言っていますが、乾杯の挨拶だけは下手っぴな鮫島でした。

もっと幹事術を知りたいという方は、こちらの「【完全攻略マニュアル】仕事がデキると思わせる飲み会の幹事術15選」もあわせてご覧ください。それでは、また!

この記事を書いた人

鮫島
鮫島 ディレクター 2012年入社
やわらかな風が吹く この場所で
今二人ゆっくりと歩き出す

幾千の出会い別れ全て
この地球で生まれて
すれ違うだけの人もいたね わかり合えないままに
慣れない街の届かぬ夢に 迷いそうな時にも
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