こんにちわ、メディア事業部のしぶです。
さて、さまざまなメンバーと一緒に仕事を進めていく上で、欠かせないのは「会議」です。
会議とは、関係者が集まって相談をし、意思決定をすることです。しかし段取りが悪いままおこなわれる会議や、集まること自体が目的となってしまっている会議では、無駄な時間が生まれやすくなります。
僕自身も事前の準備が足りなかったり、進行がいまいちだったりで、「今日の会議は失敗したなー」と思うこともよくあります。
そこで今回は、会議を効率化し、生産性を高めるためにやるべき10の取り組みを紹介したいと思います。
効率の悪い会議は、参加者全員の時間を無駄にしてしまうことになってしまいます。以下を参考に、ぜひ最高の会議を目指しましょう。
▼目次
効率よく会議を進めるための事前準備
事前の準備がきちんとできていれば、当日も効率よく会議を進めていくことができます。ここでは4つの方法を紹介していきます。
1. 資料とアジェンダを事前に共有する
資料とアジェンダを、参加メンバーへ事前に共有します。ただし、会議の直前に共有してしまうと、参加メンバーのほうで確認が間に合わなくなってしまう可能性もあります。できれば会議の3日前くらいまでには共有しておきたいところです。
資料を事前に確認してもらうことで、検討すべき課題が明確になると同時に、会議中に資料を確認するというような時間も短縮できます。
2. 参加メンバーを絞り、「マスト」と「ウォント」に設定する
参加メンバーを不必要に増やしてしまうと、意志決定までに時間がかかるなど、デメリットが増えるだけです。本当に必要なメンバーを「マスト」、可能であれば参加して欲しいメンバーを「ウォント」に設定しましょう。招集されたメンバーになった場合は、本当に自分が会議に参加すべきかをアジェンダ・資料などから判断し、招集者に返答をしましょう。参加する必要のない会議に招集されたら、欠席という判断をすることもお互いの効率化のためには重要です。
また、何かを決める必要のある会議を開催する場合は、必ずその件に関する意志決定権限者をマストに入れるようにしましょう。会議の場ですぐに意志決定することで、よりスピーディーにプロジェクトを進行させることができるようになります。
3. ゴールを明確にする
上記のアジェンダの中にも組み込むべきですが、ゴールは明確にしましょう。ゴールを明確にしないまま会議をすすめてしまうと、「何となくよく話し合ったし、意見も出た気がする。」という感想だけで終わることになりがちです。たとえばアイディア出しの会議においてのゴールは、「記事の切り口を考える」だと少しが曖昧なので、「記事の切り口を20個出す」というように具体的な数でゴール設定をするなどしてみましょう。
4. ストップウォッチで計測する
時間をきちんと計測して会議をし、参加メンバーに時間を意識させると、議題に集中するようになります。また、会議は必ず時間通り始めるようにします。
たとえばGoogleでは、大きなタイマーをプロジェクターに写しながら会議をすることで、会議時間の延長防止に効果がでているそうです。
効率よく会議を進めるための当日進行
続けて、会議を効率よく進めるための当日の進行方法について6つ紹介します。
5. 立って会議をする
座って会議をするのではなく、立ちながら会議をおこないます。そうすることで、個人の余計な作業の防止になり、会議に集中させることができます。
オフィスのイスとパソコンを取り払ったというキヤノン電子さんの例が有名ですね。
6. 会議中の内職を禁止する（例：スマホ持ち込み禁止など）
参加者の内職を防ぎ、会議に集中させるため、参加メンバーのスマホやPCの持ち込みを禁止します。（もちろん、議事録やプレゼンなどの担当メンバーはその限りではありません。）
PCなどを持ち込むと、ついつい自分の作業をやりながらになってしまうと思うので、効果がありそうです。
7. 30分以上の会議を禁止する
会議を短くするには事前準備が一番大切だとは思いますが、最初から会議時間自体を短く設定することで、会議そのものに集中させます。
8. ペーパーレスにする
当日のペーパー配布は、まずはそれを配ったり読んだり数を確認したりと、それなりの時間が必要になってしまいます。
資料とアジェンダの事前共有とをあわせておこなうことができれば、さらに効率化できるうえに、紙の印刷代も節約できるので、コストカットにもなります。
9. 進行役を用意する
会議をアジェンダ通り、時間通りに進めるために進行役を用意します。会議中に話が脱線した場合にも、速やかに本線に戻す役割を担います。
進行役については以前の記事「有意義な会議にするためにファシリテーターが必要な3つの心得」も参考になるので、あわせてご確認ください。
10. 議事録を会議と並行して作成し、その場で合意を取る
会議そのものの効率化だけでなく、事後の効率化も意識しましょう。たとえば議事録担当を設定し、会議と並行して議事録を作成していきます。そして会議の最後では、その記載内容を参加メンバーにその場で確認し、合意をとります。
あわせて議事録は、なるべく議題となっているプロジェクトに詳しいメンバーが担当するようにします。こうすることで、作成と確認の両方にかかる時間を大幅に短縮することができます。
各企業の効率化への取り組み
前項でもいくつか実際に各企業で取り組んでいる方法をご紹介したのですが、個人的にちょっと面白いなと思った会議術を、最後に紹介して終わりたいと思います。
※各企業の取り組みは、各参考記事の掲載時点での情報となります。
アマゾンジャパン
パワーポイントを使わない
パワポを使うと、見栄えにこだわりすぎて、中身が浅くなりがち。リポート用紙2、3枚程度の文章にまとめて、ネットで事前配布する。
▼参考記事：アマゾンジャパンの会議術 – Webコンサルティングのパワー・インタラクティブ
http://www.powerweb.co.jp/blog/detail/00060.html
特に社内会議の資料作成に時間をかけ過ぎてしまうのは、非効率的ですよね。
「オフィスアワー」を設定する
米国の大学で一般的なオフィスアワー制度をオフィスでも応用し、スタッフとの面談や打ち合わせのためだけに使う時間を確保しておく。Mayerさんの例では16時～17時半がオフィスアワーで、相談や提案があるスタッフは”早いもの勝ち”の予約制で打ち合わせできる仕組みになっている。
▼参考記事：現役員が語る、Google式会議効率化の6つの法則 – ライフハッカー
http://www.lifehacker.jp/2010/01/100106google6.html
僕自身、オフィスアワーという言葉は知らなかったんですが、なかなか面白い制度ですよね。ただ、効率的に会議をこなす術をあらかじめ身につけていないと、会議時間足りない！なんてことになりそうですね。
日産
議事録を作らない
長々と時間をかけたわりに、上層部の意向に沿った予定調和的な結論になったりするのは当たり前。その後に議事録が回覧されると、各部署から修正の指示が噴出して、「会議での決定事項」と「議事録」という2つの別の結論ができあがり、その後の実行力が弱くなることまであります。
▼参考記事：なぜ日産は会議の議事録をつくらないのか – PRESIDENT Online
http://president.jp/articles/-/11082
こちらは、後で確認できるものが全くなくなるという意味ではありません。会議では、自分のアイディアを付箋紙に書いていき、模造紙にぺたぺた貼付けます。最終的にはそれをデジカメなどで撮影し、メンバーにすぐ共有するようにしているので、それが議事録の代わりとなるようです。
楽天
会議は資料の不明点の確認だけ
僕は会議の時間をもっと有意義に使いたいと考えた。会議の大半は、要するに説明の時間なのだ。これを短縮すればいいと考えたのだ。そこで楽天では会議の資料を、前日の夕方５時までにすべて提出することにした。実際の会議では、前の晩に資料を読んでいるから説明の時間は必要ない。楽天方式なら資料を読んだ際の不明点だけ、ここだけちょっと説明してくださいで済むから、１時間の会議が１０分くらいで終わる。
▼参考記事：三木谷浩史の名言・格言｜会議時間を半分以下にする楽天の会議方法 – 名言DB
1時間の会議が10分で終わる…すごい…。
参加メンバーに対し、事前に資料を読ませるためのコツってあるんでしょうか？気になるところです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
会議を効率的にするにもさまざまな手段がありますね。これらを全て実践するというのは難しいとは思いますが、できるところから始めていき、会議全体での生産性を向上させたいですね！
それでは！
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