こんにちは、ディレクターのさささんです。
パソコンや携帯電話（ガラケー）、スマートフォンが普及し、今では誰もがメールやチャットを使えるようになりました。そんな時代ですが、ITリテラシーやネットリテラシーに対する意識は人それぞれ異なります。
リテラシーが低かったことにより、大切な情報を漏洩してしまった・・・なんてことも起きているんじゃないかと思います。
今回は、大切な情報をメールで共有する際に気をつけることについて書きます。
こんな方は一読！
以下のような方はぜひ一読して、心に留めておいてください。
- Web制作、システム開発に携わる人
- Web業界に入りたての人
- Web業界に就職・転職を考えている人
- メールでの情報共有を利用する人
URL、ID、パスワードの共有方法
Web制作の現場では、制作過程において「デザイン確認」や「動作確認」があり、その工程では「クライアントの確認」もあります。
そこで、制作中のWebサイトのプレビュー環境にはベーシック認証用のIDとパスワードを設定し、特定の人にだけ閲覧権限を与えることがあります。
その際に、プレビュー環境のURLとそのIDとパスワードを伝えなければクライアントは確認することができませんよね。
みなさんはどのようにして、これらの情報を伝えていますか？
※IPアドレスを指定してアクセス権限を与える場合もありますが、今回はベーシック認証を前提に話を進めます。
メールで送る場合は注意が必要
以下の例のように、1通のメールで全ての情報を送っていませんか？
- 例
- ■サイトURL
http://example.com/
■ID
exampleid
■パスワード
examplepw
これは、絶対にダメです！
1通のメールにすべての情報が含まれていることで、サイトにアクセスしやすいはず。それなのに、なぜダメなのか。
以下にその理由を挙げてみました。
- メールが傍受されてしまったとき、1通のメールに必要な情報がすべて含まれているため危険。
- 送信したメールが転送された場合の漏洩リスクが高い。メールがひとり歩きして、気づいたときには複数の人間がアクセス可能な状況に。
解決策
メールで伝える場合は、情報を分割します。例えば、1通目で以下の情報を送ります。
- サイトURL
- 認証用ID
続いて、2通目で以下の情報を送ります。
- 認証用パスワード
注意すべきポイント
1通目の引用返信で、2通目を送らないこと。これが注意すべきポイントです。
せっかく情報を分割したのに、自分で送った1通目のメールに対して引用返信してしまうと、結局、1通のメールに情報がすべて含まれてしまうからです。
より注意をするなら
以下のような方法をとった方が、情報漏洩の対策となります。
- あらかじめ双方でパスワードを決めておく
- パスワードのみ口頭（電話など）で伝える
補足
Webサイトのプレビュー環境にベーシック認証をかけるケース以外にも、ファイルの受け渡しでベーシック認証をかけることもあると思います。その場合も前述同様、URLやID、パスワードを伝える必要があります。
ファイルの受け渡しの際は、受け渡し完了後にファイルを削除することをおすすめします。ファイルを削除しておけば、万が一、URLやID、パスワードが漏れてもダウンロードできなくなるので安心です。
ファイルそのものにパスワードロック（開封パスワード）をかけても良いと思います。
クライアントワークでは、事前に双方でルールを決めておきましょう。
まとめ
面倒だからURLやID、パスワードなどの情報を全て一緒に送ってるという方もいると思いますが、漏洩リスクを考えると面倒くさがらずに対応できると思います。
もしあなたのまわりに、情報を一括で送っている人がいたら、優しく教えてあげてください。
それではまたお会いしましょう。
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