タスク管理を習慣化し、物事を成し遂げるためにやるべき4つのこと


タスク管理を習慣化し、物事を成し遂げるためにやるべき4つのこと
(編集部注*2014年4月17日に公開された記事を再編集したものです。)

こんにちは、ライターの安達です。さて、みなさんは「仕事をもっと早く確実に終わらせることができればいいのに!」と思ったことはありませんか?

当然ですが、仕事が早く終われば好きなことに時間を使えます。もし、そもそも仕事が好きであったとしても、より早く仕事を終わらせることができれば、もっと成果を挙げられるはずです。

このような課題に正面から取り組んだのが、デビッド・アレン氏。『Getting Things Done(物事を成し遂げる技術)』という本の著者ですが、GTDと略されるこの考え方は、「Toodledo」や「Remember the Milk」「Nozbe」など、あらゆる超有名タスク管理ツールの元ネタとなっており、とてもおすすめです。

この本は若干冗長な部分があり読みにくいので、自分なりにエッセンスを抽出し、実行しやすいようにカスタマイズしてみました。「タスク管理の考え方を理解して、習慣化したい」という方へご紹介したいと思います。

まず、仕事を遅らせるものとは

最初に理解しておきたいのが「仕事を遅らせるもの」は大きく分けて3つある、ということです。

具体的には以下の3点です。

  1. 仕事の目的が明確でないこと
  2. 何にとりかかったらいいのかがわからないこと
  3. 仕事の途中で割り込まれること

1はわかりやすいものです。目的を明確にしなければ、仕事を成果に結びつけることはできません。成果につながらない仕事をしている時間は、単なる無駄と言えるのではないでしょうか。

2はどうでしょう。「次に何にとりかかったらいいのかわからないので、やる気が出ない。考えることを先送りしてしまう。」なんてことはよくある話です。これも仕事が遅れる原因です。

3も身に覚えのあるシチュエーションです。途中で上司から、同僚から、顧客からさまざまな依頼が入り、それにも対応しなければならない。さらにその上、自分でもやりかけだった仕事を思い出す。あれもしなければ! これもしなければ! と気が散ってしまう。そうしているうちに時間だけが過ぎる。考えただけでイヤな気持ちになりますね。

タイムマネジメントの本は数多くあり、ほとんどの本は「優先順位をつけなさい」と言います。が、実際に優先順位をつけるのが難しい理由は、上の3つが存在するからです。

そこで登場するのがGTD! やるべきことは「書き出す」「整理する」「スケジューリング」「見直し」の4つです。

GTDでやるべきこと4つ

タスク管理の考え方を理解して、習慣化するためにやるべきことは以下の4つです。

1. 書き出す

  • メモを出してください。手帳でもスマートフォンでも構いません。
  • 自分の今やっている仕事、これからやる仕事を全てメモに書き出してください。
    書き方は自由だし、重複してもいいです。プライベートなものも含めて、とにかく思いつく限り書き出します。
    デビッド・アレンは「全て書き出す」ことをことさら強調しており、「頭を整理し、気持ちよくなる効果も得られる」と述べています。
  • PCやスマートフォンのメールを見てください。忘れていた頼まれ仕事があれば、それもメモに書き出しましょう。
  • 将来の夢、いつかやろうと思っていたこと(資格や語学習得など)、先延ばしにしていたこと、長期目標をメモに書き出してください。
  • 忘れているものがないか、メモを眺めて、必要なことを書き足してください。

2. 整理する

  • メモの中で、1つ2分以内にできることは今すぐ片づけましょう。
    ちょっとしたお礼のメール、電話の挨拶、借りていた本を返すなどをここで終わらせてしまえば、気持ちが軽くなります。
  • メモの中で「期限を切る必要はないと思う」と思うもの以外の全てに、期限を決め、書き込みましょう。
  • メモの中で、期限があるにもかかわらず、ゴールまでの経路が見えないと思うものについて、とにかく「次の行動」だけは書きましょう。
    先のことは後で心配すればいいのです。次の行動を実際に行うことによって、やるべきことが見えてきます。
    特に長期目標は「次にやること」を決めるだけでも大きく進歩します。

例えば、“今月の営業目標を達成する”という仕事があるとしましょう。これだけだと漠然としていて、一見次に何をやったら良いのかわかりません。

でも、それはゴールまでの経路をトータルで見ようとしているからであって、次にやらなけばいけないことだけを考えるのはそれほど難しくありません。例えば「見込み客にフォローの電話をする」であったり、「お客さんに持っていく資料を作る」などです。電話をしたり、資料を作ったりすると、次に「アポを取る」「資料を先輩にみてもらう」などのタスクが自然に出てきますね。

3. スケジューリング

  • 自分のスケジュール表に仕事を配置してください。
    ここでのコツは、「自分だけでやる仕事」もスケジューリングしておくということです。

私もそうだったのですが、一般的にスケジュール帳には「他の人と一緒にやること」しか書かれません。そうなると、空白となっている時間が割り込まれた仕事で埋まってしまいます。

スケジュール表に自分1人でやる仕事も書かれていると、「今はスケジュール表にある仕事をやろう」と、仕事をコントロールすることができます。

4. 見直し

  • 週に一度、1時間だけで良いので上の1〜4を繰り返すことに時間を割いてください。

日々仕事は増えますので、また頭のなかが混乱してきます。そこで、見直しをしてください。初回よりは楽にできるはずです。

まとめ

「人間の脳はマルチタスクをこなすようにはできていないという話」がありますが、今回ご紹介した手法が優れている理由は「1度に1つのことだけに集中できる」という点です。

「1度に1つのことしか考えなくて良い」時間なんて、とても贅沢ですよね。ぜひ、試してみてください!それでは、また。

参考:『Getting Things Done(物事を成し遂げる技術)』

この記事を書いた人

あだちゆうや
あだちゆうや 外部ライター 東京
あだちゆうやと申します。コンサルティング会社のDeloitteで12年間、仕事をさせていただきましたが、「人材育成」というテーマの仕事を全力でやりたいと思い、退職して個人向けに学習塾、法人向けに採用・人事コンサルティングを行う会社をつくりました。
IT、学習、教育、マネジメントについてブログを書いています http://blog.tinect.jp