こんにちは、ライターのあだちです。
会社には、とても仕事が早い人がいます。もちろんそれは「習熟度」や「知識」などによる部分が大きいでしょう。しかしよく観察すれば、習熟度や知識だけが仕事のスピードを決定しているわけではない、ということがわかります。
仕事のスピードをあげること、すなわち「仕事の生産性を高める」ことは細かい工夫の積み上げによる部分が大きく、すぐに改善できるポイントもたくさんあります。
私が前職で新人の教育を担当していた頃は、そういった生産性を高めるためのポイントを教え、実践するように指導していました。
本日は、その内容の一部をまとめたものを紹介していきたいと思います。新人向けの項目が中心となりますが、ベテランの方もおさらいとしてご確認いただければと思います。少しでも皆さまのお役に立てば幸いです。
1. 煮詰まったらすぐに聞く
仕事で行き詰まったとき、1人で考えてもなかなか進まない、ということはよくあります。そんなときは、周囲の人に聞くようにましょう。
自分よりも何倍も上手なやり方を教えてくれるかもしれません。先輩社員のほうでも、会社で得たノウハウを後輩に伝承する義務を負っています。躊躇せず、積極的に聞きにいきましょう。
多くの人は教えることが好きなので、聞かれれば喜んで教えてくれます。
ただし、わざわざ「教えてあげようか」と言ってくれる人はいません。自分から聞きに行く、という姿勢は忘れないように。
人に聞くとき忘れてはいけない2つのこと
人に聞くことは大切です。とはいえ、何も考えずに質問したり、同じような質問ばかりしていると「考えていない奴」と嫌われたり、「前にも言ったでしょ」と呆れられたりします。
人に何かを聞くときは以下の2つを忘れないようにしましょう。
自分の意見をきちんと形成してから質問する
具体的には「私はこれについて◯◯だと思うんですが、もっと上手なやり方はありますか？」とか「今、◯◯のところで煮詰まっています。◯◯しようと思ったのですが、うまくいきません。何かいい方法はないでしょうか？」など、最低限の自分の意見を持ってから質問することです。
おそらく、聞かれた側が一番イラッとするのが、「どうすればいいかわかりません。教えてください。」という丸投げの質問だと思います。
メモをとる
人から聞いたことでその場では仕事ができたとしても、後日までそれをずっと覚えていられるとは限りません。
マニュアルを作るつもりで必ずメモをしましょう。次回から同じ質問をわざわざ聞かずに済みますし、まとめておけば自分自身にとっての貴重なノウハウになります。
また、メモをとる姿勢そのものも「きちんと聞いています」という表現になります。
2. 仕事を分解してから取り掛かる
仕事が早い人は「段取り上手」です。段取りとは、仕事を進めるための順序です。
仕事は大抵、「最終的な結果」だけを依頼され、過程については自分で考えなくてはいけません。
たとえば「内定式の開催」を任されたとしましょう。でも、内定式の開催のためには、一体何をすればいいのでしょうか。
この場合、まずおこなうべきは「内定式の開催」にどのような仕事が含まれているのかを明らかにすることです。たとえば、以下のような仕事が考えられます。
- 内定式の日程決定
- 内定式の式次第の決定
- 内定式の出席者の確定
- 内定式に必要な会場の確保
- 内定式に必要な備品の確保
- 内定式にかかる予算の算定と予算の確保
- 内定式の計画の承認
これらをきちんと洗い出すだけでも、何から手を付けるべきかがよくわかります。タスクを洗い出し、順序を決めることが「段取り」なのです。
あわせて、質問をするためにも仕事の分解は必要です。「何がわからないか、わからない」という状態を脱するためにも「仕事を分解する」ことが重要となります。
3.「成果」を明確にする
仕事には当然「クオリティの高さ」が求められます。精緻な仕事は信用を得ることができますし、完璧な仕事は気持ちが良いでしょう。しかし、ありがちな罠として、「クオリティを追求していたら、納期に間に合わなかった」という事態になることがあります。
これは、多くの場合において「クオリティ」の定義がなされていない、言い換えれば仕事の「成果」が曖昧になっているため生じる状況です。
芸術家であればともかく、会社員としての仕事はほとんどの場合「完成までに十分な時間が取れる」ことがありません。「時間不足」がデフォルトなのです。
そんなときには、発注者の求める「成果」を最優先する必要があります。
たとえば上司から、営業部内で使う「営業管理表」の作成を任されたとします。必要な項目を聞くと、30項目ほどがあがってきました。
しかし、30項目全部の管理表を作っていたら、どう考えても間に合いません。そんなときは、どうすればいいでしょうか。
重要となるのは「管理表を作って何をしたいか」という、「成果」を定義することです。今回の目標は「見込み客を発掘すること」かもしれませんし、「既存の顧客のクレームを洗い出すこと」かもしれません。
一旦成果が明確になれば、それに対してやるべきことが明らかになり、仕事の取捨選択が可能になります。ですから、新人であっても恐れずに「この仕事の成果は何ですか？」と発注者（この場合、上司）に聞くようにしましょう。
4. 時間をできるだけ大きくまとめる
作業時間はまとまって大きく取れるほうが効率は良くなります。たとえば、30分の空き時間が4回確保できるより、2時間の空き時間が1回取れるほうが、はるかに仕事がはかどります。
ピーター・ドラッカー氏はその著作「プロフェッショナルの条件」の中で、こう述べています。
時間は、大きなまとまりにする必要がある。小さなまとまりでは、いかに合計が多くとも役に立たない。
プロフェッショナルの条件 – いかに成果をあげ、成長するか（はじめて読むドラッカー（自己実現編））
したがって、作業の間は雑談したり、メールを見たりすることがないようできるだけ配慮しましょう。同様に、メールの処理も、報告書を書くことも、ミーティングも、全てまとめておこなうようにしましょう。
5. とりあえず手をつける
どうにもやる気がわかず、考えていてそのまま2時間経過、なんていう話はよくあります。どうしたらそれを避けられるでしょう。
糸井重里氏は脳科学者との対談の中で、「やる気の出し方」について触れていますが、そこにはこうあります。
やりはじめないと、やる気は出ません。
脳の側坐核が活動すると
やる気が出るのですが、側坐核は、
何かをやりはじめないと活動しないので。（出典：ほぼ日刊イトイ新聞）
やる気は、やりだすからこそ湧いてくるということです。
皆さんにも覚えがあるのではないでしょうか。やりだす前はクヨクヨしていたのが、一旦始めたら一気にやってしまった、というあの状態です。
「イヤな仕事は、やりだすとイヤではなくなる。」
とりあえず、手を付けましょう。ひとまず「仕事の分解」からやってみることです。
6.仕事が入ったら、先にそれをこなす時間を確保する
どういう意味だ？ と思われた皆さん、まずはご自身の予定表を見てください。「人と会う約束」や「ミーティング」は、忘れないように予定表に書かれていますよね。
人と会う予定に重ねて、他の予定を入れることはないはずです。
他の仕事に割り込まれないように予定を組むのは、当たり前ですよね。
それと同じように、生産性を高めるには「自分だけでやる仕事」も予定表に書いておく必要があります。先に予定を確保しなければ、次々と他の仕事に割り込まれるからです。
もちろん多少の仕事の割り込みは仕方ありません。しかし、午後は自分の仕事ができる時間が取れていたにも関わらず、他の人と雑談してしまったり、メールの処理をしてしまった、という経験は誰にでもあるのではないでしょうか。
「時間が空いている時にやろう」という仕事は、大抵の場合急ぎの仕事に割り込まれ、結局手付かずとなります。「今日の午後1時から3時までは設計書を書く」と決めたら、それを予定表に書き込み、他の仕事を割りこませないようにしましょう。
まとまった時間も確保できますし、重要な仕事に時間を振り分けることができます。
7.眠いときは少し寝る。
私は眠そうな部下には、「とりあえずどっかで15分ぐらい寝てこい！」と言っていました。眠いときに目をこすりながらだらだら仕事をしても、机の前にいるだけの置物と同じです。
昼食をとってしばらくすれば、誰でも眠くなります。そんなとき、10分でも15分でも眠れば、劇的に状況は改善します。
また、私が訪問していた製造業の会社の中には、15時になるとラジオ体操を始めるところもありました。最初は「就業中にラジオ体操？」と思っていましたが、真面目にやってみると、これが劇的に眠気を吹き飛ばします。「集中力の落ちる午後に、ラジオ体操を挟むことで回復を図っていたんだ！」とかなり納得しました。
無理して起きている必要は全くありません。仮眠で集中力を回復させましょう。（ただし、会社が認めてくれるのなら、ですが）
ちなみに、厚生労働省は、昼寝をすすめています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
すぐに取り組めるものから、実際おこなうには会社的に少し難しいというものまで、いろいろだったと思います。しかし、どれも簡単に仕事の生産性を高めてくれる方法となります。
ぜひ自身の業務にも積極的に取り入れるようにしてみてください。それでは。
【社会人として押さえておきたい】
※ コンサルティング会社で学んだ「相手に響く」提案書の書き方
※ 新社会人におすすめ！新人のときに読んでおきたかった良ビジネス書6選
※ 忙しい人にこそ見て欲しい「忙しい人と仕事ができる人の20の違い」
