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エクセル(Excel)のショートカット作成やリボンの非表示などのカスタマイズ術5選

エクセル(Excel)のショートカット作成やリボンの非表示などのカスタマイズ術5選

はじめまして。管理部のゆりえです。

おもにLIG全体の経理や総務など管理系の業務をまるっと担当しています。
私は仕事柄、いろいろなデータをまとめたり、お金や数字の計算をすることが多いのですが、そういったとき、おもに使用するのがエクセル(Excel)です。

そこで今回は、私が実際に使っている、個人的におすすめしたいエクセルの初期設定とそのカスタマイズ方法をご紹介したいと思います。

エクセル(Excel)カスタマイズ術5選

今回は主に初期設定に関連する設定について5種類ご紹介させていただきます。

  1. メニューに使用履歴を表示させる
  2. よく使うエクセルファイルはピンで留める
  3. リボンを非表示にする
  4. 新規ブック作成時の設定を指定する
  5. クイックアクセスツールバーでオリジナルのショートカットを作成する

※エクセルの画面上や文中に「ブック」という表現が出てきますが、ブック=エクセルファイルのことを指します。

1. メニューに使用履歴を表示させる

最近使用したエクセルファイルの履歴を表示させておくと、必要なときに簡単に開くことができるのでおすすめです。

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「ファイル」タブをクリックし、左メニューの中の「最近使用したファイル」をクリックすると、「最近使用したブック」と「最近使用した場所」が表示されます。

これだけでも便利なのですが、一番下の「最近使用したブックの一覧に表示するブックの数」の左側のチェックボックスをONにすると、表示数を調整できます。
 

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すると、「ファイル」タブの左メニューの中に、指定した件数の履歴のファイル名が表示されるようになります。私は個人的に収まりのいいと思う20件にしています。
 

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“「ファイル」タブ→履歴から選択”の2クリックだけで、エクセルファイルを開くことができます。何がどこにあったか覚えていなくても仕事ができるので便利です。

2. よく使うエクセルファイルはピンで留める

よく使うファイルはピンで留めることで、履歴の上位に表示させることができます。
さきほどの「最近使用したファイル」に表示される履歴の中で、対象のエクセルファイルの右側のピンをクリックしましょう。

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ピンで留めたファイルは履歴の中で常に上位に表示されるので、頻繁に使用するファイルを見失うことや履歴から漏れることがなくなります。
 

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また、右側の「最近使用した場所」では、開いたエクセルファイルが保存されているフォルダをピンで留めておくことができます。
よく使うファイルやフォルダはどんどんピン留めをしましょう。

3. リボンを非表示にする

Excel 2003からExcel 2007へのUIの最大の変化が「リボン」の出現でした。

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「リボン」とは、画面上部のメニュー領域のことで、「ホーム」「挿入」「ページレイアウト」・・・など、カテゴリ毎に複数の「タブ」に分類されています。
 

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リボンのどこかにマウスを置き、右クリックをします。「リボンの最小化」をクリックすると、リボンのメニューの部分がタブを残して非表示となります。
 

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リボンを開くときはタブをクリックすると現れ、リボン上で何かしらの操作を完了すると、また非表示となります。
使いたいときにだけ表示されるので、画面に表示されるエクセルエリアが拡がります。ノートPCなど表示範囲が狭いディスプレイで使用する場合に便利ですね。

4. 新規ブック作成時の設定を指定する

新規でエクセルファイルを作成する際に、好みのフォントやフォントサイズ、シート数をあらかじめ設定することができます。
リボンの「ファイル」タブの「オプション」をクリックすると、「Excelのオプション」というポップアップが現れます。

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「基本設定」の「新しいブックの作成時」のところで、

  • 使用するフォント:デフォルトはMSPゴシック
  • フォントサイズ:デフォルトは「11」
  • 新しいシートの既定のビュー:デフォルトは標準ビュー
  • ブックのシート数:デフォルトは「3」

を指定することができます。
新規作成のたびにフォントの設定を変えているという方や、たくさんシートを使いたいという方には便利な機能ですね。

5. クイックアクセスツールバーでオリジナルのショートカットを作成する

エクセルの多くの機能はショートカットボタンを作成することができます。
私は、効率よく作業できるようにしたいので、マウスで何か所もクリックが必要になる機能や毎回必ず発生する作業はショートカットを作成するようにしています。
リボンの上部の小さいアイコンが並んでいるエリアが「クイックアクセスツールバー」です。デフォルトでは「保存」「1つ戻る」「1つ進む」が設定されています。

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ここに表示させるアイコンをお好みで追加・削除することができます。
クイックアクセスツールバーの一番右端の小さい下向き矢印、「その他のコマンド…」を順にクリックすると、「Excelのオプション」が表示されます。
 

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左側のボックスが、クイックアクセスツールバーに追加できる機能一覧となります。この中から追加したい機能を探し右側のボックスに追加することで、クイックアクセスツールバーにショートカットが表示されます。
ここに追加された機能は、リボンの中から「どこだどこだ」と探しだすことなく、クイックアクセスツールバーをクリックするだけで使うことができます。
 

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私個人のショートカット設定が上図です。列幅の調整や枠線など、業務上よく使う機能をまとめています。デフォルトの3つはキーボードのショートカットが別にあるので削除しました。
 

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私は基本的にはマウスでクリックするのではなくキーボードで処理をしているのですが(Altキー+画面に表示される数字)、機能のボタンと同時にキーボードショートカットも作成できるのが、このクイックアクセスツールバーのとても便利な点です。

さいごに

いかがでしたでしょうか。
エクセルは、経理のみならず、企画、マーケティング、営業など、数字に関わるさまざまな職種の方が使用しますよね。
上記以外にも、Excel 2010から可能になった「リボンのカスタマイズ」など、まだまだ便利な設定がありますので、今後お伝えできればと思います。
ありがとうございました。

 

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この記事を書いた人

ゆりえ
ゆりえ 管理部 2015年入社
管理部のゆりえです。
上野育ちの下町っこです。おいしいものを食べることと散歩と眠ることが趣味です。
よろしくおねがいします(*´-`*)ノ