スプレッドシートで提案書のスケジュール描画を自動化するツールを作ってみた【サクッと10分でできる!】

スプレッドシートで提案書のスケジュール描画を自動化するツールを作ってみた【サクッと10分でできる!】

Yuka Inaba

Yuka Inaba

こんにちは、Webディレクターのイナッチです。

ある日、いつもどおり提案書を作っていたところ、とある真理に気づきました。

「スライド上でスケジュール描くの、めんどくさい……」

思い立ったが吉日ということで、その日のうちにこの課題を解決するツールを作ることにしました。スケジュール描画作業の中で「もっともめんどくさいところ」だけに焦点を絞り、1時間で完成しました。

今回はそちらをご紹介します。

課題の整理

そもそもLIGではプロジェクト管理にAsanaという神ツールを使用しているため、ひとたびプロジェクトがスタートしてしまえば、スケジュール管理の作業に悩むことはありません。

今回の課題は、提案の段階で提案書上に【大まかなスケジュール】を図示する際にありました。

具体的には上のような図です。これを描画するにあたっての便利なツールは導入できておらず、Googleスライドの図形ツールで作成しています。

解決すべき課題

解決すべき課題は2点ありました。

課題1:プロジェクトによって期間を変更するのがめんどくさい

毎回イチからスケジュールを描画するのは大変なので、社内で共有しているひな形をカスタマイズして描画しています。ひな形は下図のとおり。

問題はこの【縦線】【年】【月】の編集です。

プロジェクトの期間はさまざまなので、ほぼ毎回案件に最適化する必要があります。線を増やしたり、幅を調整したり、1箇所ずつ年月を書き換えたりしなければなりません。

私はずぼらなので、この程度の工程がとにかくめんどくさいと思いました。

課題2:1ヶ月は正確には4週間ではない

もう1つの課題は「週の数を正確に把握したい」というものでした。

もとのひな形では、1ヶ月をおおまかに4分割していますが、実際のカレンダーとにらめっこっすると、ほとんどの月は正確には4週間ではありません(4週間なのは非うるう年の2月だけ)。

何ヶ月もかかる長期プロジェクトであれば、概算スケジュール段階でそこまで週の数を気にすることも少ないのですが、2〜3ヶ月の短期案件となると、週の数は正直気になります。

自動化ついでにこの問題も解決することにしました。

設計

設計というほどのことでもないのですが、作り方をどのように考えたかをご紹介します。

機能概要(インプット&アウトプット)

かつて私に設計を教えてくれた偉大な某先輩によると、ソフトウェアのあらゆる機能は「インプット(もしくはトリガー)」と「アウトプット」で整理できるらしいです。

ということで設計は以下のとおり。

インプット(=ユーザーが設定する情報)

  • 開始日(yyyymmdd)
  • 終了日(yyyymmdd)

アウトプット(=描画されるもの)

  • 年、月、日
  • 1週間おきの罫線

なにで作るか

やはりWeb屋としてはプログラミングをしたいところです。JavaScriptで作れそう〜! ですよね。

しかし私はディレクターであり、プログラミングは真似事しかしたことがありません。なので早々にあきらめ、スプレッドシートの関数を活用することにしました。人生はあきらめが肝心。

使い方

まずは完成品をごらんください。

ずぼらマイルストーン

※本ファイルは閲覧のみです。
メニューバーの「ファイル」>「コピーを作成」や、ダウンロードするなど、お手元に複製がある状態でご利用ください。

日付を入力すると、【年】【月】【週初の日付】などが自動的にスケジュール表に入力されます。

簡単に使い方をご紹介します。

1. 開始日を入力する(ダブルクリック→カレンダー選択が便利)

2. カレンダーの幅をお好みに調整する

3. お好みの範囲を選択してコピーする

4. スライドに貼り付ける

※ 貼り付ける際にスプレッドシートにリンクするかを訊かれますが、「リンクしないで貼り付け」を選択してください。

作り方

ここからはツールの作り方をご紹介します。サクッと10分ほどあればできるかと思います!

1. 入力シートに開始日の入力欄を作る

「入力」という名前のシートを作り、開始日・終了日の入力欄を作ります。

※ あとで気づいたんですが終了日は別になくても良かったです。

 

日付をダブルクリックするとこんな感じで選択できて便利です。

 

ちなみに日付表示は【表示形式>数字>表示形式の詳細設定】から上図のように設定しています。個人的にこの表記がいちばん日本人フレンドリーな気がしています。

2. 出力シートにシートに開始日を読み込む

入力欄があるシートに描画するとレイアウトが難しいので、別途「出力」というシートを作ります。セルB1に、1で作った「入力」シートの開始日を読み込みます。

3. 開始日から日付を7日ずつ足していく

2.で読み込んだ開始日から、右に向かって7日ずつ日付を足していきます。セルC1に「=B1+7」と入れて、ひたすら右にコピーします。

=B1+7

4. 開始日の年を出力する

開始日から年を取り出します。セルB4に「=YEAR(B1)&”年”」と書くだけです。

=YEAR(B1)&"年"

5. 開始日の月を出力する

開始日から月を取り出します。セルB5に「=MONTH(B1)&”月”」と書くだけです。

=MONTH(B1)&"月"

6. 開始日の日を出力する

開始日から日を取り出します。セルB5に「=DAY(B1)&”日”」と書くだけです。

=DAY(B1)&"日"

7. 右側に増やしていく

4~6の数式を右側にコピーしていきます。

するとかなりうるさい感じの見た目になります。そのため、年と月に関しては、当該日付と一つ前の日付の値を比較して、同じときは空欄にする記述を加えました。

=IFS(year(B1)=year(C1),"",year(B1)<>year(C1),YEAR(C1)&"年")
=IFS(month(B1)=month(C1),"",month(B1)<>month(C1),month(C1)&"月")

これで年や月が変わったときだけ表示されるようになります。

8. 罫線を追加して完成!

6行目以降のセルに適当な長さの縦線を引けば完成です。

ただし、もともと表示されている薄い罫線があると見づらかったので、3行目以降の全体に白い罫線を引いたあと、グレーの縦線を引きました。

あとはお好みでスタイル調整をして、完成!!

ずぼらマイルストーン

まとめ

今回のツールを社内のディレクター陣に共有したら、喜んでもらえて嬉しかったです。

個人的には、YEAR、MONTH、DAYという関数ははじめて使ったのでおもしろかったです。関数で日付表記を操作する技を身につけると、エクセルやスプレッドシートでいろんな管理表を作るときに便利だなと思います。

本当はやっぱりJavaScriptでWebアプリ化して、画像がダウンロードされるような作りだと、もっとシンプルでかっこいいんですが。

どなたか作ってください。お待ちしております!!!!

(ちなみにツールは簡単に作れましたが、この記事を書くのはめんどくさかったです。)

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Webディレクター歴12年。システム開発を伴うプロジェクトの要件定義やディレクション、長期にわたる安定運用と事業展開を想定した情報管理や体制構築を得意とする。Webディレクター・PM向けのセミナーも実施するなど、メンバー教育にも力を入れている。

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