Web事業部実績紹介
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2015.03.03

クラウドでタスク管理!Googleスプレッドシートでtodoリストを作成しよう

ひゃくいち

こんにちは。メディア事業部のハマです。

突然ですが、みなさんはどのようにタスク管理をされていますか。

これまでの人生で一番シンプルなタスク管理法ってなんだったかな、そんなことを考えたときに思い浮かんだのは学生時代。
やらなければいけない項目をA4用紙に殴り書きし、成し遂げるたびにその一つひとつを二重線で消していった日々でした。最終的にすべてをやり遂げたら、そのA4用紙ごと怨念を込めてビリビリに破り捨ててやるわけです。

ただ、クライアントとの打ち合わせ中に紙をいきなりビリビリに破りはじめたりしたら少し驚かれてしまうでしょうし、過去のデータを蓄積したり検索したりするのにも不向きでしょう。
そこで、わたしはGoogleスプレッドシートを使ってみることにしました。

Googleスプレッドシートで苦手なタスク管理をシンプルにこなす方法

当たり前ですが、GoogleスプレッドシートであればA4用紙とは違って紛失することもありませんし、どのデバイスからでもタスクを追加することができます。また、書き直したり並び替えたりするのもスムーズですね。

スプレッドシートに記入する項目

あまりに簡素なので書き記すのも味気ないのですが、以下の項目に沿ってタスクをシートにずらーっと書き込み、管理しています。

  • 期日
  • タグ
  • 内容

各項目の説明もそのまんまになってしまうので恐縮なのですが、「期日」はタスクの期日です。「タグ」はタスクの分類タグですね。たとえば、クライアント名やメディア名をタグとして使っています。「内容」はズバリ、タスクの内容です!

なぜこの3項目なのか

最初は「期日」「タグ」「件名」「内容」「特記事項」の5つだったのですが、真っ先に「特記事項」を削除しました。
どうしても特記したいことがあれば、タスクの「内容」の末尾にでも書いておけばいいからです。そして、わざわざ別個の欄を設けてまでどうしても特記しておかなければいけないことなんて自分の場合には存在しないことにも気づきました。
次に「件名」も削除しました。件名なんてタスクの「内容」の冒頭にでも書いておけばいいからです。

よく考えたら「タグ」もタスクの「内容」の冒頭にでも書いておけばいいわけで、しばらくしたら削除するかもしれません。

Googleスプレッドシートでシンプルにタスク管理をしてみてよかったこと

Googleスプレッドシートでタスクを管理するようになって具体的にどのようなメリットがあったのか。現時点で感じているメリットは以下の3つです。

1. その日にやるべきことが一目で分かるようになった

わたしはビジネスとは別に、まったく関係のない名前でプライベートの活動もしているのですが、ビジネスもプライベートも分けることなく、その日にやるべき全タスクを同じスプレッドシートでまとめて管理することにしました。そのせいもあってか、一日にやるべきことが明確になり、一目で把握できるようになりました。

やっぱり、プライベートとビジネスは分けられないというか、分けないほうがやりやすいと個人的には感じています。そういった意味でも、上述した簡素な管理項目であれば、どんなシーンにも分け隔てなく適用できるのでやりやすいのです。

2. 自分自身のキャパを視覚的に把握できるようになった

日々、タスクを完了していくなかで、自分が一日に処理できるタスク量(=スプレッドシートの行数)が少しずつ掴めてきます
そのため、数日先のとある日にそのキャパ量よりもはるかに多いタスクが連なっているとしたら、「ちょっと前倒しでタスクを処理して備えておいたほうが良さそうだな」と気づくことができます。

もちろん、「今週はかなりパンパンだな」だとか「今月は意外と余裕がありそうだな」だとか、一週間や一か月ごとのスパンでも業務量を視覚的に把握できるため、別件の依頼が入ってきたときのスケジュール調整もやりやすくなったのではないかと思います。

3. タスクの内容を分かりやすく書くようになった

プライベートやビジネスなどのシーンも分けず、最低限の項目のみで管理しようとすると、下手したらカオスに陥り、訳が分からなくなってしまうでしょう。

ただ、そのような状況だからこそ、タスクの「内容」をより分かりやすく書こうとするようになった気がします。たとえば、タスクの「件名」にあたる部分をタスクの「内容」の冒頭に【】で明記しておくことによって視認性を高めたりするわけです。

まあ、要は「件名」欄が別個にあるときと同じことをしているだけに過ぎないわけですが、そもそも分類された項目に沿ってタスクを書き込んでいくのと、自分で工夫して書き分けていこうとするのとでは何かが違うような気もします。
そう言うのも、無数のタスクを多様な項目で美しく分類できるツールを使っていた以前よりも、現在のほうがタスク管理に対する苦手意識が少しずつ減ってきているからです。

さいごに

今のところは上記の方法でタスクを管理しているのですが、それでもまだまだ面倒だなと思うときはあります。
タスク管理能力に長けている方からすればバカバカしく思われるかもしれませんね。あるいは、他にもっとストレスのないやり方を知っている方もおられるかもしれません。もし、そのような方がおられましたら、ぜひお教えいただければ嬉しいです!

なんだか、このままだと、最終的には学生時代のようにA4用紙で管理する例の方法に行きつくことになるのかもしれません。やっぱり、タスクがすべて完了した用紙をビリビリに破り捨ててスッキリできるってのがいいんですよね。次のタスクへ向かう気持ちを高めるためにも効果的な気がします。
現在は、完了したタスクの「行」を最も暗い色(黒)で塗りつぶしてやるようにしてはいるのですが、どうも物足りません。いつの日か、「この行をビリビリに破り捨てる」という機能がスプレッドシートに追加されることを祈っています。
それでは。

 

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